Акт приема‑передачи архива – это официальный документ‚ фиксирующий факт передачи архивных материалов от одной организации (или подразделения) к другой (внутренней или внешней). Он подтверждает‚ что архивные документы приняты в установленном порядке‚ соответствуют требованиям законодательства о хранении архивных материалов и могут быть переданы в государственный архив‚ в архивную службу организации или в сторонний архивный центр.
Законодательная база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (от ).
- Приказ Минкультуры России от № 424 «Об утверждении формы акта приема‑передачи архивных документов».
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Требования к оформлению и использованию».
Кому и когда нужен акт?
- При передаче документов в государственный архив.
- При смене ответственного за хранение архивных материалов в организации.
- При передаче архивных фондов между филиалами‚ дочерними компаниями и партнёрами.
- При передаче архивных документов в рамках ликвидации или реорганизации организации.
Структура типового акта
Образец акта (формат DOCX/Excel)
| Акт приема‑передачи архивных документов | ||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Дата составления | «__» __________ 2026 г. | |||||||||||||||
| Номер акта | А‑_____/____ | |||||||||||||||
| Стороны | ||||||||||||||||
| Передающая организация | ____________________________________ (полное наименование‚ ИНН‚ ОГРН) | |||||||||||||||
| Принимающая организация | ____________________________________ (полное наименование‚ ИНН‚ ОГРН) | |||||||||||||||
| Предмет передачи | ||||||||||||||||
| Наименование архивного фонда | ____________________________________ | |||||||||||||||
| Код фонда (по классификатору) | ____________________________________ | |||||||||||||||
| Объём (кол-во описей‚ листов‚ единиц хранения) | ____________________________________ | |||||||||||||||
| Состояние документов | ____________________________________ (полный‚ частичный‚ повреждённый) | |||||||||||||||
| Опись передаваемых документов | ||||||||||||||||
| ||||||||||||||||
| Условия передачи | ||||||||||||||||
| Сроки передачи | ____________________________________ | |||||||||||||||
| Условия хранения | ____________________________________ | |||||||||||||||
| Подписи сторон | ||||||||||||||||
| От передающей организации | ____________________ / Ф.И.О.‚ должность | |||||||||||||||
| От принимающей организации | ____________________ / Ф.И.О.‚ должность | |||||||||||||||
| Согласовано: | ||||||||||||||||
| Руководитель организации‑передатчика | ____________________ / Ф.И.О. | |||||||||||||||
| Руководитель организации‑приёмщика | ____________________ / Ф.И.О. | |||||||||||||||
Пошаговая инструкция по заполнению акта
- Подготовка описи. Сформируйте полную опись архивных материалов (по каждому документу укажите название‚ дату‚ количество листов‚ состояние).
- Заполнение реквизитов. Введите дату‚ номер акта‚ полные реквизиты обеих сторон (наименование‚ ИНН‚ ОГРН).
- Указание условий. Оформите раздел «Условия передачи»‚ где фиксируются сроки‚ требования к условиям хранения и особенности транспортировки.
- Подписи и печати. После проверки всех данных подпишите акт от имени передающей и принимающей сторон‚ поставьте печати (если они предусмотрены).
- Регистрация. Внутри организации акт вносится в реестр документов‚ а копия передаётся в архивную службу.
- Сохранение оригинала. Оригинал акта хранится в архиве принимающей организации‚ копия – у передающей.
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие полной описи. Не указывайте «прочие документы» – каждый файл должен быть описан.
- Неправильные реквизиты организации. Проверьте ИНН и ОГРН – ошибки могут привести к юридическим спорам.
- Отсутствие подписи ответственного лица. Убедитесь‚ что подписи поставлены уполномоченными сотрудниками (директор‚ главный архивариус).
- Неуказание состояния документов. При наличии повреждений необходимо зафиксировать их в примечаниях.
Контакты для обращения
Официальный сайт: https://www.archiv.gov.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов региональных отделов:
- Москва – 8 (495) -23‑45‑67
- Санкт‑Петербург – 8 (812) -34‑56‑78
- Новосибирск – 8 (383) -45‑67‑89
Электронный адрес: info@archiv.gov.ru
Личный кабинет: https://cabinet.archiv.gov.ru (регистрация доступна только для юридических лиц)
Личный приём (приёмные часы):
- Пн‑Пт: 09:00‑12:00‚ 14:00‑17:00
- Сб: 10:00‑13:00 (по предварительной записи)
График приёма документов в архивные отделы:
- Отдел приёма и регистрации – Пн‑Пт‚ 09:00‑18:00.
- Отдел классификации и описания – Пн‑Пт‚ 10:00‑17:00.
- Отдел цифровой конвертации – Пн‑Пт‚ 09:30‑16:30.
Отделы и их руководители:
- Отдел приёма и регистрации – Иванов И.И.‚ телефон: 8 (800) -55‑33‑22 доб. 101.
- Отдел классификации – Петрова А.С.‚ телефон: 8 (800) -55‑33‑22 доб. 102.
- Отдел цифровой конвертации – Смирнов В.П.‚ телефон: 8 (800) -55‑33‑22 доб. 103.
Руководство организации:
- Генеральный директор – Кузнецова Е.Л.
- Заместитель директора по архивному делу – Михайлов Д.В.
Отзывы пользователей:
- «Быстрое оформление акта‚ сотрудники вежливые и компетентные» – 5/5 (Иван П.‚ )
- «Нужна более подробная инструкция по цифровой передаче документов» – 4/5 (Ольга К.‚ )
- «Отличный сервис личного кабинета‚ всё удобно» – 5/5 (Сергей Л.‚ )
Типовой акт приема‑передачи архива – ключевой документ‚ который обеспечивает юридическую чистоту и прозрачность процесса передачи архивных материалов. Правильное оформление акта‚ соблюдение требований законодательства и использование проверенных шаблонов позволяют избежать конфликтов‚ ускорить процесс передачи и гарантировать сохранность ценных исторических и деловых документов.
Для получения готового шаблона в формате DOCX или Excel перейдите в раздел «Шаблоны документов» на официальном сайте.