Акт приема‑передачи (далее – Акт) – это официальный документ, фиксирующий факт передачи оригинальных или копий документов от организации‑передатчика в государственный архив и их последующее принятие архивом. Правильное оформление Акта гарантирует юридическую силу передачи, упрощает последующее использование архивных материалов и защищает интересы обеих сторон.
Содержание статьи
- Правовая основа оформления Акта
- Структура и обязательные реквизиты Акта
- Образец Акта приема‑передачи документов
- Порядок заполнения и подписания
- Полезные рекомендации и типичные ошибки
- Контакты для обращений в архив
Правовая основа оформления Акта
Оформление Акта регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
- Приказ Минкультуры России от № 338 «Об утверждении формы акта приема‑передачи документов в государственный архив»;
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документация архивная. Формы и образцы».
Согласно этим документам, Акт считается юридически значимым, если в нём указаны все обязательные реквизиты, а подписи сторон заверены печатями (при наличии).
Структура и обязательные реквизиты Акта
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование архива, его адрес, ИНН, ОГРН; название организации‑передатчика, её реквизиты. |
| Номер и дата | Уникальный номер Акта (например, АП‑2026/07/001) и дата составления. |
| Предмет передачи | Перечень передаваемых документов (наименование, инвентарный номер, количество листов, период охвата, тип носителя). |
| Условия передачи | Состояние документов, наличие сопроводительных материалов, требования к хранению. |
| Ответственные лица | ФИО, должности, подписи и печати представителя передающей организации и представителя архива. |
| Примечания | Дополнительные сведения (например, ограничения доступа, особые условия хранения). |
Важно! Отсутствие любого из указанных пунктов делает Акт недействительным.
Образец Акта приема‑передачи документов в государственный архив
(Филиал «Региональный»)
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Архивная, д. 1
ИНН 7701234567, ОГРН 1027700123456
Акт приема‑передачи документов № АП‑2026/07/001
Дата составления: 22 июля 2026 г.
Стороны
Передающая организация: ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, ОГРН 1127700123456, г. Москва, ул. Промышленная, д. 10.
Принимающая организация: Государственный архив РФ (Филиал «Региональный»).
Предмет передачи
| № | Инв. № | Наименование документа | Период | Кол-во листов | Формат | Примечание |
|—|———|————————|———|—————|———|————|
| 1 | 001‑2026 | Договоры поставки электрооборудования | ‑ | 1 250 | Бумажный | Оригиналы |
| 2 | 002‑2026 | Техническая документация на линии 5 | ‑ | 3 800 | Бумажный | Сопроводительные чертежи |
| 3 | 003‑2026 | Электронные архивные файлы (PDF) | 2019‑2025 | 2 500 | Электронный | На CD‑ROM, контрольные копии |
Условия передачи
Документы переданы в полном комплекте, без видимых повреждений. Электронные носители проверены на целостность (контрольные суммы совпадают);
Ответственные лица
От передающей организации:
_____________________/Иванов И.И., директор
Печать
От принимающей организации:
_____________________/Петров П.П., главный архивариус
Печать
Примечания
— Доступ к документам ограничен сроком до г. в соответствии с решением архива.
— Копии документов могут быть выданы только после согласования с руководством архива.
Подписи сторон
_____________________/Иванов И.И. (подпись) _____________________/Петров П.П. (подпись)
Порядок заполнения и подписания Акта
- Подготовка перечня документов – составьте инвентарный список, укажите инвентарные номера, количество листов и состояние.
- Согласование формы – уточните в архиве, какую форму (ф. 0504101 или ф. 0510448) они принимают.
- Заполнение Акта – используйте электронный шаблон (можно скачать с официального сайта архива) и заполните все обязательные поля;
- Проверка – обе стороны проверяют соответствие фактического состояния документов указанному в Акте.
- Подписание – подписи и печати ставятся одновременно, чтобы исключить возможность последующего изменения данных.
- Регистрация – архив в течение 5 рабочих дней вносит запись в реестр принятых документов и выдает копию Акта передающей организации.
Полезные рекомендации и типичные ошибки
- Не используйте сокращения в наименованиях документов – это может вызвать недоразумения при последующей работе с архивом.
- Проверяйте даты – несоответствие периода охвата и фактического содержания часто приводит к возврату документов.
- Контролируйте подписи – подписи должны быть читаемыми, печати – оригинальными, а не сканированными.
- Храните оригиналы Акта – оригинал хранится в архиве, а копия – у передающей организации.
- Учитывайте требования к электронным носителям – архив может потребовать отдельный акт для электронных файлов (формат ISO‑9660, контрольные суммы MD5/SHA‑256).
- Своевременно подавайте запрос на приём – в большинстве архивов действует график приёма, и без предварительной записи документы могут быть отклонены.
Контакты для обращений в Государственный архив (пример)
Официальный сайт
https://www.gaarhiv.ru
Горячая линия
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел электронных архивов – +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел юридической поддержки – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
info@gaarhiv.ru
Личный кабинет
Для регистрации и подачи электронных заявок перейдите в раздел «Личный кабинет».
Личный приём (приёмные часы)
Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи).
График приёма
- Понедельник – приём документов юридических лиц.
- Среда – приём частных лиц и физических лиц.
- Пятница – консультации по электронным архивам.
Отделы
- Отдел исторических документов
- Отдел государственных и муниципальных архивов
- Отдел электронных и мультимедийных материалов
- Отдел правовой поддержки и нормативных актов
Руководство
Главный архивариус: Петров Петр Петрович
Заместитель главного архивариуса: Сидорова Мария Ивановна
Контактный телефон руководства: +7 (495) -23‑45‑71
Отзывы
Оставить отзыв о работе архива можно через форму «Обратная связь» или по телефону горячей линии.
Акт приема‑передачи документов в государственный архив – ключевой документ, который обеспечивает законность и прозрачность передачи архивных материалов. Соблюдая нормативные требования, используя проверенный образец и следуя рекомендациям, вы сможете быстро и без ошибок оформить передачу, а также избежать лишних вопросов со стороны архива.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, воспользуйтесь указанными контактными данными – специалисты архива готовы помочь.