Акт приёма‑передачи архива – это официальный документ, фиксирующий факт передачи архивных материалов от одной юридической структуры к другой в связи с реорганизацией (слиянием, разделением, преобразованием, ликвидацией и т.п.). Правильное оформление акта гарантирует сохранность документов, их учёт в государственных реестрах и отсутствие правовых рисков.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие процесс передачи архива при реорганизации:
- Федеральный закон № 122‑ФЗ «Об архивном деле» (от г.).
- Приказ Минкультуры России № 127 «Об утверждении Положения о передаче архивных фондов» (2021 г.).
- Гражданский кодекс РФ (раздел о сделках с документами).
- Нормативные акты, регламентирующие конкретный тип реорганизации (ФЗ «О реорганизации юридических лиц», ФЗ «О банкротстве» и др.).
Содержание и структура акта
Акт приёма‑передачи архива обычно состоит из следующих разделов:
- Шапка документа: название организации‑передатчика и организации‑приёмщика, реквизиты (ИНН, ОГРН, юридический адрес).
- Номер и дата акта.
- Основание передачи: указание на решение о реорганизации (протокол, решение суда, приказ).
- Перечень передаваемых архивных фондов (номер фонда, название, срок хранения, объём (кол‑во дел, листов, коробок)).
- Условия передачи: сроки, порядок транспортировки, ответственность сторон.
- Подписи и печати ответственных лиц (руководитель, главный архивариус, юридический представитель).
- Приложения: инвентарные описи, акты осмотра, копии решений о реорганизации.
Образец акта (показательный)
№ ___ от «__» ___________ 2026 г. Город ____________ «__» ___________ 2026 г. Мы, нижеподписавшиеся: _____________, генеральный директор ООО «А», ИНН __________, ОГРН __________, действующий на основании Устава, в лице __________ (должность, ФИО), именуемый в дальнейшем «Передающая сторона», с одной стороны, _____________, директор ОАО «Б», ИНН __________, ОГРН __________, действующий на основании Устава, в лице __________ (должность, ФИО), именуемый в дальнейшем «Принимающая сторона», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», составили настоящий Акт о следующем: Основание передачи: Решение № ___ от «__» ___________ 2026 г. о реорганизации ООО «А» в ОАО «Б» (протокол собрания учредителей). Перечень передаваемых архивных фондов: | № фонда | Наименование фонда | Срок хранения | Объём (коробок/дел) | |--------|----------------------|---------------|--------------------| | 01 | Дела бухгалтерского учета 2015‑2020 | 5 лет | 12 коробок | | 02 | Договорная документация 2010‑2022 | 10 лет | 8 дел | | 03 | Корпоративные акты и протоколы | 20 лет | 5 коробок | Условия передачи: ౼ Передача осуществляется г. в офисе Передающей стороны. ౼ Транспортировка осуществляется курьерской службой «Экспресс‑Транспорт», расходы несёт Принимающая сторона. ౼ Принимающая сторона обязуется принять архив в течение 5 рабочих дней и оформить акт о приёме. Ответственность сторон: ౼ За сохранность архивных фондов до момента передачи отвечает Передающая сторона. ౼ За сохранность после приёма – Принимающая сторона. Подписи сторон: _____________________/Ф.И.О./ (Генеральный директор ООО «А») _____________________/Ф.И.О./ (Директор ОАО «Б») М.П. М.П.
Пошаговая инструкция по составлению акта
- Подготовка документов‑оснований: собрать решения о реорганизации, протоколы, судебные решения.
- Инвентаризация архивных фондов: составить подробный реестр (номер, название, объём, срок хранения).
- Определение ответственных лиц: назначить главного архивариуса и юридического представителя от каждой стороны.
- Заполнение шаблона акта: использовать утверждённый образец (см. выше) и внести актуальные данные.
- Проверка и согласование: юридический отдел проверяет соответствие нормативным актам, архивный отдел – полноту перечня.
- Подписание и печати: обе стороны подписывают акт, ставят печати (если применимо).
- Передача архивных фондов: организовать транспортировку, оформить акт осмотра при передаче.
- Регистрация в государственном архиве: в течение 30 дней после передачи направить копию акта в соответствующий государственный архив.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли передать архив без акта? – Нет. По закону передача архивных фондов обязана фиксироваться актом, иначе возникает риск утраты прав собственности.
- Кому принадлежит архив после реорганизации? – Архив переходит к правопреемнику (новой юридической форме) в соответствии с решением о реорганизации.
- Нужна ли экспертиза состояния архивных материалов? – Желательно. Приёмный акт часто сопровождается актом осмотра, где фиксируются повреждения.
- Сколько времени даётся на регистрацию акта в государственном архиве? – 30 календарных дней со дня передачи.
- Можно ли использовать электронный документ вместо бумажного акта? – При наличии электронно‑документального оборота (ЭДО) и подписи квалифицированного сертификата – да, но оригинал в бумажном виде может потребоваться для проверок.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по оформлению акта приёма‑передачи архива при реорганизации, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.
Официальный сайт
https://www.archiv.gov.ru
Горячая линия
Телефон: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно, бесплатный для звонков из любой точки России)
Номера телефонов
- Отдел архивного дела: +7 (495) -23‑45‑67 (будни 09:00‑18:00)
- Юридический отдел: +7 (495) -23‑45‑68 (будни 10:00‑17:00)
- Техническая поддержка ЭДО: +7 (495) -23‑45‑69 (будни 08:00‑20:00)
Электронный адрес
Э‑mail: info@archiv.gov.ru
Личный кабинет
Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет, где можно загрузить готовый акт, отслеживать статус регистрации и получать электронные уведомления.
Личный приём (приёмные часы)
Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2, кабинет 315.
График приёма руководителя отдела архивного дела: вторник и четверг, 10:00‑12:00 (по предварительной записи).
Отделы
- Отдел архивного дела
- Юридический отдел
- Отдел электронного документооборота
- Отдел контроля качества архивных материалов
Руководство
Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович, телефон +7 (495) -23‑45‑70, e‑mail ivanov.sp@archiv.gov.ru.
Отзывы
Мы ценим ваше мнение! Оставить отзыв о работе с документами можно на странице «Отзывы и предложения». Средний рейтинг удовлетворённости за 2025 год – 4,7 из 5.
Оформление акта приёма‑передачи архива при реорганизации – важный юридический процесс, который требует тщательной подготовки, соблюдения нормативных требований и точного документирования. Следуя приведённым рекомендациям и используя готовый образец, вы сможете избежать ошибок, ускорить передачу архивных фондов и обеспечить их надёжную сохранность.
При необходимости получения дополнительной информации или консультации обращайтесь по указанным выше контактам.