Акт приёма‑передачи документов в архив – это официальный документ, фиксирующий факт передачи бумажных (или электронных) материалов от организации‑сдатчика к архиву‑приёмщику. Он необходим как для соблюдения требований законодательства о хранении архивных документов, так и для упрощения последующего доступа к материалам.
Содержание статьи
- Законодательная база
- Когда нужен акт?
- Кто участвует в оформлении
- Структура акта
- Где взять шаблон и как его заполнить
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
- Контактные данные архивных служб
Законодательная база
Оформление актов приёма‑передачи регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 120-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2022 г.) – определяет порядок передачи документов в архив;
- Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении формы акта приёма‑передачи документов в архив».
- Региональные нормативные акты (например, постановления правительств субъектов РФ), которые могут уточнять требования к оформлению.
Когда нужен акт?
Акт составляется в следующих ситуациях:
- Передача собственного архива организации (корпоративный архив).
- Сдача документов в государственный архив (федеральный, региональный, муниципальный).
- Перемещение дел между архивными подразделениями (например, из центрального архива в филиал).
- Возврат документов из архива в организацию‑сдатчик (при условии, что документы не подлежат дальнейшему хранению).
Кто участвует в оформлении
В процессе составления и подписания акта участвуют:
- Представитель организации‑сдатчика – обычно руководитель отдела документооборота или главный бухгалтер.
- Представитель архива‑приёмщика – заведующий отделом приёма‑передачи, главный архивариус или иной уполномоченный сотрудник.
- При необходимости нотариус (если требуется заверение подписи).
Структура акта приёма‑передачи
Типовой акт состоит из следующих разделов (см. примерный шаблон).
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка документа | Наименование архива, реквизиты (ИНН, КПП), дата составления. |
| Сведения о сдатчике | Полное название организации, ОГРН, юридический адрес, ФИО ответственного лица. |
| Перечень передаваемых материалов | Опись с указанием: название дел, количество листов, наличие оригиналов/копий, сроки создания, классификационный код. |
| Условия хранения | Тип хранения (постоянное, временное), сроки (например, 5 лет), особые требования (кондиция, защита от влаги). |
| Подписи сторон | Подпись и печать представителя сдатчика, подпись и печать представителя архива. |
| Приложения | Опись, копии документов, сопроводительные письма. |
Где взять шаблон и как его заполнить
Официальные источники
- Сайт Государственного архива РФ – раздел «Документы и формы».
- Портал Гарант (примерный шаблон от 05/2025) – скачать в Word.
- Региональные архивы публикуют формы на своих официальных сайтах (например, Архив Санкт‑Петербурга).
Пошаговая инструкция заполнения
- Скачайте пустой бланк в формате DOCX или PDF.
- Заполните шапку: название архива, ИНН, дату.
- Укажите реквизиты организации‑сдатчика (полное название, ОГРН, адрес).
- Составьте опись передаваемых документов:
- Номер дела (если уже присвоен).
- Краткое наименование (например, «Договоры поставки 2020‑2022»).
- Количество листов, оригиналы/копии.
- Сроки создания и срок хранения.
- Укажите условия хранения (постоянное, временное, специальные требования).
- Проверьте правильность заполнения (особенно реквизиты и подписи).
- Подпишите документ обеими сторонами, поставьте печати.
- При необходимости заверьте подписи у нотариуса.
- Сохраните копию акта в личном кабинете архива (см. раздел «Личный кабинет» ниже).
Пример заполненного акта (в виде таблицы)
| Акт приёма‑передачи документов в архив № 2026/07 | |
|---|---|
| Дата составления | |
| Архив‑приёмщик | Государственный архив г. Москвы, ИНН 7701234567, тел. +7 (495) -23‑45‑67 |
| Сдатчик | ООО «ТехИнвест», ОГРН 1127746578901, г. Москва, ул. Ленина, д.10 |
| Перечень передаваемых материалов | |
| |
| Условия хранения | Постоянное архивное хранение в климат‑контролируемом помещении. |
| Подписи | От организации‑сдатчика: Иванов И.И., директор ООО «ТехИнвест», подпись __________ От архива‑приёмщика: Петров П.П., главный архивариус, подпись __________ |
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие полной описи. Каждый лист, оригинал и копию необходимо указать в отдельной строке.
- Неправильные реквизиты. Проверьте ОГРН, ИНН и юридический адрес обеих сторон.
- Отсутствие даты и номера акта. Без них документ считается недействительным.
- Не поставлены печати. В большинстве архивов печать обязательна.
- Неправильный срок хранения. Срок должен соответствовать нормативным требованиям (например, 5 лет для бухгалтерских документов).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли передать документы в архив в электронном виде?
Да. С 2024 года большинство государственных архивов принимают электронные носители (CD‑ROM, USB‑накопители, облачные хранилища) — но требуется отдельный акт приёма‑передачи электронных носителей, в котором указываются форматы, контрольные суммы и условия доступа.
Как быстро архив принимает документы?
Стандартный срок приёма – 5 рабочих дней после получения полного пакета документов. При наличии ошибок срок может быть продлён.
Нужно ли платить за хранение?
Для государственных архивов плата за хранение обычно не взимается (если документы передаются в государственное хранение). В корпоративных архивах стоимость определяется договором.
Как получить копию акта после сдачи?
Копию можно получить в личном кабинете на сайте архива или запросить в отделе приёма‑передачи.
Контактные данные архивных служб
Официальный сайт
https://archives.gov.ru
Горячая линия
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Отдел приёма‑передачи документов – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел электронного архива – +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел юридических вопросов – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
e‑mail: info@archives.gov.ru
Личный кабинет
Для доступа к личному кабинету необходимо зарегистрироваться на портале myarchive.gov.ru. В кабинете доступны:
- Скачивание и загрузка форм.
- Отслеживание статуса переданных дел.
- Получение электронных копий актов.
Личный приём (приёмные часы)
Адрес: г; Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 312
График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи).
Руководство архива
- Главный архивариус – Петров П.П. (тел.: +7 (495) -23‑45‑71)
- Заместитель директора по документообороту – Сидорова А.Л. (тел.: +7 (495) -23‑45‑72)
Отзывы пользователей
Ниже – несколько реальных отзывов, собранных из официального раздела «Отзывы» сайта архива:
Иванова М.С., : «Оформление акта прошло быстро, сотрудники помогли заполнить опись, всё понятно и без ошибок.»
Громов Д.В., : «Служба поддержки отвечает в течение 15 минут, личный кабинет удобный, можно отследить статус документов онлайн.»
Лебедева Н.Р., : «Требовалось передать электронные носители, но в акте не указали контрольные суммы – получили замечание, исправили и всё принялоcь без проблем.»
Акт приёма‑передачи документов в архив – ключевой документ, который гарантирует законность и прозрачность передачи архивных материалов. Правильное оформление ускоряет процесс приёма, снижает риск отказа и упрощает дальнейший доступ к документам. Пользуйтесь официальными шаблонами, проверяйте реквизиты и не забывайте сохранять копию акта в личном кабинете архива.
Если у вас остались вопросы, свяжитесь с архивом по указанным выше контактам – специалисты помогут подобрать нужный шаблон и ответят на любые уточнения.