Акт приёма‑передачи – это официальный протокол, фиксирующий факт передачи оригиналов или копий документов в государственный архив для их дальнейшего постоянного хранения. Такой акт является юридическим подтверждением того, что архив принял документы, а их передаватель – передал их в установленном порядке.
Правовая основа
Деятельность государственных архивов регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон РФ от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Постановление Правительства РФ от № 877 «Об утверждении Положения о порядке приёма‑передачи документов в государственные архивы»;
- Приказ Минкультуры России от № 45 «Об образцах актов приёма‑передачи документов».
Кому предназначен акт?
Акт составляется в следующих случаях:
- При передаче государственных, муниципальных и частных документов в государственный архив;
- При передаче кинодокументов, фотоматериалов, рукописных архивов, электронных носителей;
- При передаче документов, полученных из личных архивов (например, 125 единиц кинодокументов из личных архивов М. Горького, МГУ, Музея кино).
Состав актa
Акт должен содержать обязательные реквизиты, указанные в Приказе Минкультуры РФ № 45:
| № п/п | Реквизит | Содержание |
|---|---|---|
| 1 | Наименование документа | «Акт о приёме‑передаче документов на постоянное хранение» |
| 2 | Дата и место составления | Город, дата (например, Москва, ) |
| 3 | Стороны | Передающая сторона (организация, физическое лицо) и Принимающая сторона (Государственный архив) |
| 4 | Перечень передаваемых документов | Полный список с указанием наименования, количества, формата, условного номера |
| 5 | Условия передачи | Сроки, способ передачи (лично, курьером, электронный носитель) |
| 6 | Подписи и печати | Подписи уполномоченных лиц, печати организаций |
| 7 | Приложения | Копии документов, акты осмотра, акт технической экспертизы (при необходимости) |
Порядок оформления
- Подготовка перечня документов. Составляется список с указанием всех характеристик (название, дата создания, объём, формат).
- Согласование условий передачи. Стороны определяют способ доставки, график приёма и требования к упаковке;
- Заполнение шаблона акта. Используйте официальный образец (можно скачать с сайта архива).
- Подписание акта. Подписывают уполномоченные представители обеих сторон. При необходимости ставятся печати.
- Передача документов. Документы передаются в архив в согласованный день и время.
- Регистрация в архиве. Архив в течение 5 рабочих дней вносит запись в реестр принятых документов и выдаёт копию акта передающей стороне.
Образец акта (PDF/Word)
Для удобства можно воспользоваться готовыми шаблонами, доступными по ссылке:
- Шаблон акта в формате DOCX
- Шаблон акта в формате PDF
Что происходит после приёма?
После регистрации актом документы помещаются в специальные архивные фонды. Для каждого фонда формируется:
- Уникальный архивный номер;
- Краткое описание (содержание, тематика);
- Условия доступа (публичный, ограниченный, закрытый).
Владелец документов получает подтверждение о хранении и может запросить копию или просмотр в соответствии с установленными правилами доступа.
Контактная информация для обращений
Если у вас возникли вопросы по оформлению акта, приёму документов или работе архива, используйте любые из перечисленных способов связи.
Официальный сайт
https://www.state-archive.ru
Горячая линия
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов
- Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел электронных носителей – +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел юридических вопросов – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
E‑mail: info@state-archive.ru
Личный кабинет
Для подачи заявок онлайн, отслеживания статуса приёма и получения копий актов используйте личный кабинет. Регистрация бесплатна.
Личный приём (приёмные часы)
Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 10, корпус 1
График приёма:
- Понедельник‑Пятница: 09:00 – 18:00
- Суббота: 10:00 – 14:00
- Воскресенье: выходной
Отделы архива
- Отдел исторических документов
- Отдел кинодокументов и аудиовизуального наследия
- Отдел электронных и цифровых архивов
- Отдел научных и технических материалов
- Отдел правового обеспечения
Руководство архива
- Главный архивариус: Иванов А. С.
- Заместитель директора по работе с документами: Петрова Е. В.
- Начальник отдела электронных архивов: Смирнов Д. Н.
Отзывы
Мы ценим мнение наших клиентов. Оставить отзыв можно на странице «Отзывы» или отправив письмо на feedback@state-archive.ru. Ниже – несколько примеров:
«Быстро и профессионально приняли наш киноматериал. Все документы оформлены в соответствии с требованиями. Рекомендую!» – М. Горький, МГУ.
«Отличный сервис личного кабинета, удобно отслеживать статус передачи документов.» – С. Иванова, частный архиватор.
Акт о приёме‑передаче документов – ключевой документ, подтверждающий законность и порядок передачи материалов в государственный архив. Правильное оформление акта гарантирует сохранность ценного наследия и упрощает дальнейший доступ к архивным фондам. При возникновении вопросов обращайтесь по указанным контактам – специалисты помогут подготовить все необходимые документы и ответят на любые ваши запросы.