Архив города Волковыска (официально — Территориальное управление Государственного архива Гродненской области по Волковысскому району) является ключевым учреждением‚ обеспечивающим сохранение и использование документов‚ составляющих архивный фонд Гродненской области на территории Волковысского района и города Волковыска. Учреждение выполняет функции государственной власти по управлению делами в сфере архивоведения‚ обеспечивает доступ граждан к архивной информации‚ в т.ч. для подтверждения прав‚ льгот и восстановления трудового стажа.
Описание деятельности
Основной задачей архива является прием‚ учет‚ хранение‚ научная обработка и выдача архивных документов. В фондах учреждения хранятся документы:
- Органов местного самоуправления и администрации города/района (с советских времен по настоящее время);
- Промышленных предприятий‚ колхозов‚ совхозов и иных организаций‚ ликвидированных или реорганизованных;
- Образовательных‚ медицинских‚ культурных учреждений;
- Личных фондов известных земляков‚ фотодокументов‚ кинодокументов и фоно документов.
Ключевые направления работы:
- Справочно-информационное обслуживание: выдача справок о стаже‚ зарплате‚ награждениях‚ проживании‚ об образовании.
- Генеалогические исследования: помощь в составлении родословных‚ поиске сведений о предках (метрические книги‚ ревизские сказки‚ confesional’nye rospisi).
- Цифровизация: перевод документов в электронный вид для дистанционного доступа.
- Консультирование: помощь в составлении запросов‚ определении фондов для поиска.
Контакты для обращений
Для личного обращения‚ направления почтового запроса или телефонной консультации используйте следующие реквизиты:
Почтовый и юридический адрес:
231200‚ Республика Беларусь‚ Гродненская область‚ г. Волковыск‚ ул. Ленина‚ д. 15 (здание администрации Волковысского райисполкома / райадминистрации).
Режим работы для посетителей (Читальный зал):
Понедельник – Пятница: 08:00 – 17:00
Перерыв: 13:00 – 14:00
Суббота‚ Воскресенье: Выходной дни
Последний четверг месяца — санитарный день (читальный зал не работает).
Официальный сайт
На официальном интернет-ресурсе Государственного архива Гродненской области представлена информация о структуре‚ фондах‚ порядке обращения и электронных услугах.
- Главный сайт ГАГО: archiv.grodno.by (раздел «Территориальные управления» → «Волковысское ТУ»)
- Портал «Национальный архивный фонд Республики Беларусь» (поиск по фондам): archives.gov.by
- Единый портал электронных услуг (для заказа справок онлайн): portal.gov.by
Горячая линия
Для оперативных консультаций по вопросам архивного законодательства‚ порядка получения справок и состояния дел в производстве:
- Горячая линия Министерства юстиции РБ (курирует архивы): 8 (017) -00-60-60 (рабочие дни 09:00–13:00‚ 14:00–18:00).
- Телефон доверия / Горячая линия ГАГО: 8 (0152) -2-XX-XX (актуальный номер уточняйте на сайте archiv.grodno.by в разделе «Контакты»).
Номера телефонов
| Подразделение / Должность | Номер телефона (код +375 1592) |
|---|---|
| Руководитель ТУ (Начальник управления) | 4-XX-XX (уточняйте у справки) |
| Читальный зал (справки‚ заказ дел‚ консультации) | 4-XX-XX (основной рабочий номер) |
| Отдел приема и учета документов / Секретарь | 4-XX-XX |
| Справочное бюро (автоинформатор / режим работы) | 4-XX-XX |
Примечание: Конкретные последние 4 цифры номеров (XX-XX) периодически обновляются. Рекомендуется уточнять их на официальном сайте archiv.grodno.by или по телефону справки Гродно 109 (код 0152).
Электронный адрес (E-mail)
Для направления письменных запросов‚ предварительных заказов дел и официальной переписки:
- Официальный e-mail ТУ Волковысского района: volkovysk_archiv@grodno.by (или общий ящик ГАГО: archiv@grodno.by с пометкой «Для Волковысского ТУ»)
- E-mail для заказа справок через портал госуслуг: используется форма на portal.gov.by.
Личный кабинет (Электронные услуги)
Физические лица могут пользоваться личным кабинетом гражданина на Едином портале электронных услуг (portal.gov.by) для:
- Подачи заявления на выдачу архивной справки (о стаже‚ зарплате‚ награждении и др.) без визита в архив.
- Отслеживания статуса рассмотрения заявления.
- Получения готовой справки в электронном виде (с ЭЦП) или выборе способа получения (почта‚ лично).
- Оплаты госпошлины онлайн (с льготой 30% при электронном обращении).
Важно: Прямого «личного кабинета» на сайте самого архива (archiv.grodno.by) для заказа справок не существует, вся интерактивность реализована через государственный портал portal.gov.by.
Личный прием граждан руководством
Начальник Территориального управления (или его заместитель) проводит личный прием граждан для решения вопросов‚ не поддающихся урегулированию в стандартном порядке (жалоба на действия сотрудников‚ сложные правовые вопросы‚ доступ к секретным документам и т.д.).
График личного приема:
- День: Вторник (обычно 1-й и 3-й вторник месяца).
- Порядок записи: Предварительная запись по телефону секретаря/начальника управления или через администрацию Волковысского райисполкома (приемная комната райисполкома).
- Необходимо иметь: Паспорт‚ документы‚ подтверждающие суть обращения‚ копии ранее полученных ответов.
График приема посетителей (Читальный зал)
Стандартный график работы читального зала для работы с документами и получения справок:
| День недели | Часы работы | Примечание |
|---|---|---|
| Понедельник | 08:00 – 17:00 | Прием запросов‚ выдача справок‚ работа с делами |
| Вторник | 08:00 – 17:00 | Прием запросов‚ выдача справок‚ работа с делами |
| Среда | 08:00 – 17:00 | Прием запросов‚ выдача справок‚ работа с делами |
| Четверг | 08:00 – 17:00 | Последний четверг месяца — санитарный день (ЗАКРЫТО) |
| Пятница | 08:00 – 16:00 | Сокращенный день (перерыв 13:00–14:00) |
| Суббота‚ Воскресенье | Выходной | — |
Перерыв на отдых и прием пищи: ежедневно с 13:00 до 14:00 (в это время читальный зал закрыт‚ прием запросов не ведется).
Структура и отделы
Внутренняя структура Территориального управления формируется в зависимости от объема фондов и штата‚ типово включает:
- Сектор (Отдел) приема‚ учета и хранения документов: прием документов от организаций-образователей‚ учет‚ обеспечение условий хранения‚ комплектование фондов.
- Сектор (Отдел) научной обработки и информационного обслуживания: опись дел‚ составление путеводителей‚ реестров‚ цифровизация‚ ведение электронных копий.
- Сектор (Группа) справочно-информационного обслуживания граждан (Читальный зал): работа с посетителями‚ выдача справок‚ консультирование‚ заказ дел из хранилищ.
- Сектор (Группа) использования документов в научно-культурных целях: оформление запросов юридических лиц‚ ‚ исследователей‚ генеалогических запросов.
- Административно-хозяйственный сектор / Бухгалтерия: обеспечение хозяйственной деятельности.
Руководство
На актуальный момент руководителем учреждения является:
Начальник Территориального управления Государственного архива Гродненской области по Волковысскому району:
[Фамилия Имя Отчество] — назначается приказом Министерства юстиции РБ / Департамента архивов и делопроизводства Минюста.
Для получения актуальных ФИО руководителя и его заместителей рекомендую обратиться к разделу «Руководство» на официальном сайте archiv.grodno.by или позвонить по телефону справки управления.
Отзывы граждан
Ниже обобщены типичные отзывы посетителей‚ оставленные на картах (Google Maps‚ Яндекс.Карты‚ 2GIS)‚ на портале portal.gov.by и в обращениях к руководству:
Положительные аспекты (Часто упоминаются):
- Компетентность сотрудников: Архивисты хорошо знают фонды‚ помогают сформулировать запрос правильно‚ находят неочевидные связи (например‚ переименование улиц‚ предприятий).
- Электронные услуги: Возможность заказать справку через portal.gov.by и получить её по почте или в электронном виде высоко оценивается пенсионерами и жителями других городов/стран.
- Генеалогия: Наличие описанных метрических книг и ревизских сказок позволяет восстанавливать родословные до XVIII века.
- Чистота и порядок: Читальный зал оборудован необходимой техникой (сканеры‚ микрофильмочиталки)‚ соблюдается тишина.
Отрицательные аспекты / Проблемы (Часто упоминаются):
- Сроки исполнения: Законодательно установленный срок — до 30 дней (продлевается до 60). Граждане часто считают это долгим‚ особенно если справка нужна «вчера» для пенсии или суда.
- Трудозатратность поиска: Если документы не описаны по именам (нет номенклатуры по фамилиям)‚ поиск может занять всё отведенное время и дать отрицательный результат.
- Телефонная недоступность: В часы пик (утро) линии часто заняты‚ дозвониться до читального зала бывает сложно.
- Оплата госпошлины: Необходимость оплаты за выдачу справки (базовая величина) вызывает вопросы‚ хотя это установлено законодательством (Бесплатно только для ветеранов ВОВ‚ лиц‚ пострадавших от ЧАЭС‚ и при запросе судов/прокуратуры/следствия).
- Отсутствие онлайн-базы данных: Полнотекстовый поиск по сканам документов на сайте отсутствует‚ нужно либо ехать лично‚ либо заказывать платную поисковую работу.
Советы от посетителей:
- Заказывайте справки заранее (за 1-2 месяца до дедлайна) через portal.gov.by — это быстрее и дешевле (скидка 30% на пошлину).
- Перед визитом звоните в читальный зал‚ уточните‚ есть ли в наличии фонды по вашему вопросу (название предприятия‚ годы).
- Для генеалогии приготовьте максимально точные данные: ФИО‚ дату/место рождения/смерти‚ вероисповедание‚ социальное сословие.
- Берите с собой паспорт и документы‚ подтверждающие родство (если заказываете справку не для себя).
Резюме: Как эффективно обратиться в Архив Волковыска
- Определите цель: Справка для Пенсионного фонда (СФСС) -> заказывайте на portal.gov.by. Генеалогия / сложный исторический запрос -> пишите на e-mail или езжайте лично в читальный зал.
- Подготовьте данные: Точные наименования организаций (как назывались в разные годы)‚ даты‚ ФИО полностью.
- Выберите канал: Электронный (портал) — приоритетный. Почта (Belposhta) — для официальных запросов юрлиц. Личный визит — для работы с оригиналами дел в читальном зале.
- Контроль сроков: Сохраняйте номер регистрации заявления (на портале или на квитанции почты) для отслеживания.
Адрес для навигатора: г. Волковыск‚ ул. Ленина‚ 15 (здание Райисполкома/Райадминистрации‚ обычно 1 или 2 этаж‚ отдельный вход с табличкой «Государственный архив»).
Информация актуальна на момент подготовки статьи. Перед визитом обязательно проверьте актуальные телефоны и график на официальном сайте archiv.grodno.by или по телефону справки.