Архив государственной организации — это структурное подразделение (или самостоятельное учреждение), созданное для обеспечения системной работы с документами: их формирования, учета, хранения, комплектования и использования. Деятельность архивов в РФ строго регламентируется законодательством, в первую очередь Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также приказами Федерального архивного агентства (Росархива).

С 31 июля 2023 года действуют новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Приказом Росархива № 77), которые применимы к государственным органам, органам местного самоуправления и организациям.

Описание и правовая основа

Статус и задачи

Документы государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Они являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению.

• Комплектование: прием документов от структурных подразделений по истечении сроков хранения в делопроизводстве.
• Учет и описание: ведение фондовых описей, инвентарей, внесение данных в автоматизированные системы (Центральный фондовый каталог).
• Хранение: обеспечение специальных условий (температура, влажность, пожаробезопасность, защита от несанкционированного доступа).
• Использование: выдача документов по запросам граждан, организаций и внутренних подразделений; оцифровка и предоставление копий.

Нормативная база

1. ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил…».
3. Типовое положение об архиве государственного учреждения (утв. Росархивом).
4. Перечни документов и сроков их хранения (отраслевые и ведомственные).

Контакты для обращений (Общий шаблон)

Ниже приведены типовые контактные реквизиты. Для конкретного архива (ГАРФ, РГИА, РГАНТД, краевой/областной госархив, ведомственный архив министерства) данные уточняйте на официальном сайте.

Горячая линия и телефоны

Единая горячая линия Росархива (для общих вопросов законодательства)

• Телефон: +7 (495) -07-40-00 (справочно-информационный центр)
• Режим работы: Понедельник–Пятница: 09:00–18:00 (Мск), перерыв 13:00–14:00.

Телефоны конкретного архива (пример структуры)

• Справочное бюро / Информация о фондах: +7 (XXX) XXX-XX-XX
• Читальный зал (заказ документов): +7 (XXX) XXX-XX-XX
• Приемная директора / руководителя: +7 (XXX) XXX-XX-XX
• Отдел приема и учета документов (для ведомств): +7 (XXX) XXX-XX-XX

Личный кабинет (Электронные сервисы)

Для удаленной работы с архивами используются федеральные и ведомственные порталы:

• Портал «Госуслуги» (gosuslugi.ru): Услуга «Предоставление архивной справки», «Предоставление копии архивного документа». Требуется профиль с подтвержденной учетной записью.
• Сайт Росархива (rosarchiv.gov.ru): Раздел «Государственные услуги и обращения граждан» — подача электронного обращения, отслеживание статуса.
• Справочно-информационный центр федеральных госархивов: База данных по местам хранения документов по личному составу (поиск фондов).
• Личные кабинеты ведомственных архивов: Многие министерства (Минобороны, МВД, МЧС и др.) имеют свои порталы для заказа архивных справок по личному составу.

Личный прием граждан (График приема)

Приемная руководителя архива

Обычно проводится по предварительной записи через сайт или по телефону приемной.

• Дни приема: Вторник, Четверг (чаще всего).
• Необходимые документы: Паспорт, доверенность (если представитель), документы, подтверждающие право на получение информации (свидетельства о рождении/браке/смерти, судебные решения).

Работа читального зала (для исследователей)

Структура: Основные отделы

Структура утверждается Положением об архиве. Типисамые структурные единицы:

1. Отдел (сектор) приема, регистрации и комплектования фондов — прием дел от структурных подразделений организации, проверка оформления по инвентарям.
2. Отдел научной обработки и учета (фондовый отдел), описание дел, составление описей, ввод в Электронный фондовый каталог.
3. Отдел хранения и обеспечения сохранности — контроль микроклимата, дезинфекция, ремонт, переплет, оцифровка (сканирование).
4. Отдел использования документов (Читальный зал) — обслуживание читателей, выдача документов, консультирование, выдача справок и копий.
5. Отдел информатизации и веб-технологий — поддержка АИС «Архив», сайта, электронных баз данных, защита информации.
6. Секретный сектор / Группа работы с конфиденциальными документами (при наличии лицензии ФСТЭК/ФСБ) — хранение гостайны, ДСП, Персоны.

Руководство

Руководитель архива (Директор / Начальник управления / Заведующий архивом) назначается приказом вышестоящего ведомства или учредителя. Подчиняется непосредственно руководителю организации (министерства, ведомства, региона).

• Директор (Начальник): Несет персональную ответственность за сохранность фондов, исполнение законодательства.
• Заместители директора: По научной работе, по хранению, по использованию/ИТ, по хозяйственной части.
• Главный архивист / Научный секретарь: Методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях организации.

Отзывы и качество обслуживания

Оценка качества работы архива проводится через:

• Информационную систему «Народный контроль» / «Госуслуги. Решение проблем»: Жалобы на нарушение сроков выдачи справок, невежливость, плохие условия в читальном зале.
• Анкетирование читателей: Ежегодные опросы удовлетворенности условиями и качеством услуг.
• Публичные советы / Научные советы при архивах: Общественный контроль за доступностью фондов.

Типовые проблемы, отраженные в отзывах:

• Длительные сроки ожидания документов из удаленных хранилищ (до 3-5 дней).
• Неполнота описаний в электронных каталогах (необходимость работы с карточными каталогами).
• Ограничения на фотосъемку (платная/бесплатная, запрет на флеш).
• Сложность получения справок по «закрытым» фондам (сроки секретности 75/100 лет, Персоны).

Положительные тренды (по данным Росархива за 2024-2025 гг.):

• Массовая оцифровка фондов (проект «Цифровой архив»);
• Внедрение удаленного заказа и получения сканов через Личный кабинет на Госуслугах.
• Модернизация хранилищ (установка комплексов ЭларСкан, систем газотушения).

Важные напоминания для пользователей

Полезные ссылки (Ресурсы Росархива)

• Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархив), нормативная база, реестр архивов, госуслуги.
• Центральный фондовый каталог Архивного фонда РФ — поиск фондов по всем госархивам.
• Портал «Архивы России» — доступ к электронным копиям документов, виртуальные выставки.
• Сайт Справочно-информационного центра федеральных госархивов — поиск по личному составу (репрессированные, военные, награжденные).

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ и информации с официального сайта Росархива по состоянию на . Контактные данные конкретных архивов могут меняться, актуальную информацию всегда проверяйте на официальных веб-сайтах соответствующих учреждений.