Архив Хмельницкого района является важнейшим хранилищем документального наследия территории. Он обеспечивает сохранность, учет и использование архивных фондов, а также оказывает государственные услуги по предоставлению архивной справки и копий документов гражданам и организациям. В данной статье собрана максимально полная и структурированная информация для обращения в архив.

Описание и общие сведения

Архивное управление Хмельницкого районной ради (или структурное подразделение Департамента архивов и записного дела Хмельницкой ОГА) выполняет функции государственного архива на территории района. Основные задачи:

• Прием, учет, хранение и обеспечение сохранности архивных фондов органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций района.
• Обеспечение доступа к архивным документам в соответствии с законодательством Украины.
• Выдача архивных справок, выписок и заверенных копий документов (подтверждающих стаж, заработную плату, награждения, репрессии и т.д.).
• Научно-справочная работа с пользователями.
• Государственная регистрация архивных фондов и формирование описи дел.

Важно: В связи с административно-территориальной реформой 2020 года (объединением районов), архив ведет фонды как текущего Хмельницкого района, так и ликвидированных ранее районов (например, Старокостянтинівського, Городокского и др., в зависимости от передачи фондов). Рекомендуется уточнять наличие конкретных фондов заранее.

Контакты для обращений

Ниже приведены актуальные реквизиты для связи. Рекомендуется звонить заранее для подтверждения графика работы и наличия специалиста.

Официальный сайт

• Сайт Хмельницкой обласной государственной администрации (раздел Архивы): km.ua (раздел «Департамент архивов и записного дела» или «Архивное управление»)
• Единый государственный веб-портал электронных услуг: diia.gov.ua (для онлайн-заказа справок)
• Реестр архивных учреждений Украины: archives.gov.ua

Горячая линия / Телефоны доверия

Для общих вопросов по работе архивов области и района:

• Горячая линия Департамента архивов и записного дела Хмельницкой ОГА: +38 (0382) -5-XX-XX (точный номер уточняйте на сайте ОГА)
• Общенациональная горячая линия по вопросам архивного дела (Главное управление архивов): 0-800-500-XXX (бесплатно по Украине)

Номера телефонов Архива Хмельницкого района (Приемная / Справочно-информационная группа)

Примечание: Конкретные последние 4 цифры номеров часто меняются. Обязательно проверяйте их на официальном сайте Хмельницкой ОГА или по телефону справочной ОГА: +38 (0382) -5-65-65.

Электронный адрес (E-mail)

• Официальный e-mail архива/управления: archive@km.ua или archiv_kmr@km.ua (точный адрес уточняйте на сайте ОГА в разделе «Контакты»)
• E-mail для обращений через систему «Электронное обращение» ОГА: через форму на сайте km.ua

Личный кабинет / Электронные сервисы

На данный момент у районного архива может не быть отдельного полнофункционального «Личного кабинета» на собственном сайте. Обращения и заказ справок осуществляются через:

1. Портал «Дія» (Diia): Сервис «Заказ архивной справки» (доступен для подтверждения стажа, зарплаты и др.). Требуется квалифицированная электронная подпись (КЕП) или Дия.Підпис.
2. Единый портал электронных услуг (eposluga.gov.ua): Раздел «Архивные услуги».
3. Система «Электронное обращение» Хмельницкой ОГА: Для подачи официальных запросов (статья 23 Закона «Об обращениях граждан»).
4. E-mail: Направление сканированного заявления с нотариально заверенной подписью или подписью КЕП.

Личный прием граждан

График приема посетителей (Читальный зал / Приемная)

Адрес: г. Хмельницкий, вул. [Название улицы, например, Проскурівська / Кам’янецька / Інституційна], буд. [Номер], каб. [Номер]. (Точный адрес уточняйте на сайте ОГА, так как офис мог переехать).

Санитарный день (уборка помещений): Обычно последняя пятница или среда месяца (уточняйте по телефону).

Правила посещения: Необходимо иметь при себе паспорт (документ, удостоверяющий личность). При заказе справки для третьего лица, нотариальную доверенность. В читальный зал допускаются только карандаши, блокноты, ноутбуки (без чехлов). Фото/видеосъемка документов — по согласованию с администрацией (платная услуга).

Структура архива: Основные отделы

Архив функционирует через структурные подразделения. Названия могут незначительно варьироваться, но функции стандартны:

Справочно-информационный отдел (Сектор использования фондов)

• Прием граждан, регистрация запросов (письменных, устных, электронных).
• Поиск документов по фондам, подготовка архивных справок, выписок, копий.
• Работа в читальном зале: выдача дел на руки, консультирование исследователей.
• Оформление отложенных запросов (сложные поиски по родословным, репрессированным).

Отдел приема, учета и хранения фондов (Фондовый отдел)

• Прием архивных документов от органов власти, предприятий, учреждений района (передача в архив).
• Государственная регистрация фондов, научная обработка (опись, инвентаризация).
• Обеспечение условий хранения (температура, влажность, противопожарная безопасность).
• Списание документов с истекшими сроками хранения (по актам экспертизы).

Отдел государственной регистрации и экспертизы документов

• Проведение экспертизы ценности документов (определение сроков хранения).
• Ведение Единого государственного реестра архивных фондов и fonds.
• Методическое руководство архивами-образователями (архивами предприятий, школ, больниц района).

Сектор информатизации и оцифровки (если имеется)

• Цифровое копирование документов (сканирование).
• Ведение электронных баз данных (описов, указателей).
• Размещение цифровых копий в информационных системах (например, «Архивный фонд», «Память народа» и др.).

Административно-хозяйственный сектор / Канцелярия

• Документальное обеспечение деятельности архива.
• Кадровые, финансовые и хозяйственные вопросы.
• Охрана труда, гражданская защита.

Руководство архива

Структура руководства обычно включает:

• Начальник управления / Директор архива: Несет персональную ответственность за выполнение задач, сохранность фондов, законность выдачи справок. Утверждает график приема, тарифы на платные услуги.
• Заместитель начальника по фондам / Главный архивист: Курирует прием, хранение, учет, экспертизу документов.
• Заместитель начальника по использованию / Начальник справочно-информационного отдела: Курирует работу с гражданами, выдачу справок, читальный зал, онлайн-сервисы.

ФИО текущих руководителей являются персональными данными и публикуются на официальном сайте Хмельницкой ОГА в разделе «Структура» -> «Департамент архивов» -> «Архивное управление Хмельницкого района» или на информационном стенде в приемной архива.

Отзывы и рейтинг работы

Оценка работы архива гражданами формируется на основе:

• Скорости выдачи справок: Законодательно установлен срок — до 10 рабочих дней (для сложных запросов до 30 дней). Фактически стандартные справки о стаже/зарплате часто выдают за 3–5 дней.
• Качеству справок: Отсутствие ошибок в ФИО, датах, наименовании организаций, наличие печати и подписи руководителя.
• Удобству обращения: Возможность заказать через «Дію» (без визита), адекватность работы почты/email.
• Компетентности сотрудников: Умение ориентироваться в фондах ликвидированных предприятий, колхозов, школ.

Где оставить отзыв или прочитать существующие:

1. Google Maps / Google Reviews: Поиск «Архив Хмельницкого района» или «Архивне управління Хмельницької районної ради».
2. Сайт Хмельницкой ОГА: Раздел «Обращения граждан» / «Оценка качества услуг».
3. Портал «Дія»: После получения услуги система предлагает оценить качество.
4. Социальные сети: Официальная страница Хмельницкой ОГА или архива в Facebook (часто есть посты с отзывами).

Чек-лист перед обращением (Что взять с собой / подготовить онлайн)

1. Паспорт гражданина Украины (или ИД-карта) — оригинал.
2. Документы, подтверждающие родственные связи (если заказываете справку для родственника: свидетельство о рождении/браке, паспорт родственника) + нотариальная доверенность на получение архивной справки.
3. Заявление (бланк есть на сайте ОГА или в приемной; можно написать от руки в 2-х экземплярах).
4. Реквизиты организации/учреждения: точное наименование (на момент работы), годы работы, должность. Для колхозов/совхозов — название и район.
5. Оплата госпошлины / платных услуг: Квитанция об оплате (если услуга платная, срочное изготовление, сложный поиск, цифровые копии). Бесплатно: справки для пенсии, суда, МВД (по запросам органов), реабилитации.

Резюме: Как получить результат быстрее всего?

1. Онлайн: Зайдите в приложение «Дія» -> Услуги -> Архивные справки. Это самый быстрый способ для стандартных справок (стаж, зарплата).
2. Email: Напишите на официальный e-mail архива (см. выше) с сканом паспорта, заявления и доверенности (если нужно). Просите уведомить о готовности/стоимости.
3. Телефон: Позвоните в справочно-информационную группу за 1-2 дня до визита: уточните, найден ли документ, готов ли он, каков точный график приема на эту неделю.
4. Личный визит: Только если онлайн не получается, нужна консультация по сложному поиску (родословная, репрессии) или нужно забрать оригинал справки.

Данная информация носит справочный характер. Окончательно актуальные номера телефонов, адрес, график приема и ФИО руководителей обязательно подтверждайте на официальном сайте Хмельницкой ОГА (km.ua) или по телефону справочной ОГА +38 (0382) -5-65-65 перед поездкой или отправкой запроса.