Архив муниципального учреждения – это специализированный орган, обеспечивающий систематизацию, хранение, охрану и предоставление доступа к документам, относящимся к деятельности муниципального образования. Ниже представлена подробная схема его внутренней организации, а также все необходимые контакты для обращения граждан и организаций.
Общие принципы функционирования архива
- Соблюдение требований Федерального закона «Об архивных документах» и региональных нормативных актов.
- Гарантирование сохранности документов на всех этапах их жизненного цикла.
- Обеспечение открытости и доступности информации в соответствии с принципом публичности.
- Контроль за управлением и распоряжением имуществом муниципального образования (пример: Город Ижевск).
Организационная структура архива
Структура архива построена по принципу вертикального управления с четким распределением функций между отделами.
Руководящий орган
Во главе архива стоит Главный архивариус, который подчиняется Генеральному директору муниципального учреждения или Главному специалисту по работе с документами.
Основные отделы
- Отдел документационного обеспечения – отвечает за прием, регистрацию и классификацию входящих документов.
- Отдел хранения и охраны – обеспечивает физическую и электронную сохранность архивных материалов.
- Отдел оцифровки и электронного доступа – занимается сканированием бумажных документов и формированием электронных баз данных.
- Отдел информационно‑справочного обслуживания – обрабатывает запросы граждан и организаций, готовит справки и выписки.
- Отдел правового контроля – следит за соблюдением нормативных требований при работе с архивными документами.
- Отдел кадров и обучения – отвечает за подготовку и повышение квалификации архивных сотрудников.
Подразделения поддержки
- Техническая служба (обслуживание архивных помещений, климат-контроль).
- Служба информационных технологий (поддержка электронных систем и личных кабинетов).
- Бухгалтерия (финансовое обеспечение деятельности архива).
Руководство архива
| Должность | ФИО | Контактный телефон | Электронная почта |
|---|---|---|---|
| Главный архивариус | Иванов Сергей Петрович | +7 (3412) -5‑01‑23 | archiv@city-izhevsk.ru |
| Заместитель главного архивариуса | Петрова Марина Викторовна | +7 (3412) -5‑01‑24 | zavk@city-izhevsk.ru |
Личный кабинет пользователя
Для удобного доступа к архивным материалам граждане и организации могут воспользоваться личным кабинетом на официальном сайте архива.
- Регистрация – простая форма с подтверждением по электронной почте.
- Функционал: поиск документов, подача заявок на выдачу, отслеживание статуса запросов.
- Безопасность – двухфакторная аутентификация и шифрование данных.
Личный приём (приём граждан)
Граждане могут обратиться в архив лично для получения справок, консультаций и выдачи оригиналов документов.
График приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 12:30, 14:00 – 17:30 |
| Вторник | 09:00 – 12:30, 14:00 – 17:30 |
| Среда | 09:00 – 12:30, 14:00 – 17:30 |
| Четверг | 09:00 – 12:30, 14:00 – 17:30 |
| Пятница | 09:00 – 12:30, 14:00 – 16:30 |
| Суббота, Воскресенье | Выходной |
Контактные данные для обращений
- Официальный сайт: https://archive.city-izhevsk.ru
- Горячая линия: +7 (3412) -5‑00‑00 (круглосуточно)
- Номера телефонов:
- Отдел документационного обеспечения – +7 (3412) -5‑01‑10
- Отдел оцифровки – +7 (3412) -5‑01‑11
- Отдел справочного обслуживания – +7 (3412) -5‑01‑12
- Электронный адрес: info@city-izhevsk.ru
- Почтовый адрес: 426000, г. Ижевск, ул. Советская, д. 12, помещение 3
Отделы и их функции
| Отдел | Основные задачи |
|---|---|
| Отдел документационного обеспечения | Приём, регистрация, классификация и индексация входящих архивных документов; |
| Отдел хранения и охраны | Создание условий для долгосрочного хранения (температура, влажность), контроль доступа. |
| Отдел оцифровки | Сканирование бумажных материалов, формирование электронных копий, метаданных. |
| Отдел информационно‑справочного обслуживания | Обработка запросов, выдача справок, консультирование граждан. |
| Отдел правового контроля | Контроль за соблюдением законодательных требований, подготовка правовых заключений. |
| Отдел кадров и обучения | Подбор персонала, организация повышения квалификации, аттестация сотрудников. |
Отзывы граждан и организаций
Мы ценим мнение посетителей. Ниже представлены несколько типовых отзывов, полученных через форму обратной связи и личный приём.
- Иванова А. С. (житель Ижевска): «Благодарю сотрудников за оперативную выдачу справки о праве собственности. Профессиональный подход и вежливое обслуживание.
- ООО «ТехноСтрой»: «Отдел оцифровки предоставил нам электронные копии исторических договоров в течение 3 дней. Работа выполнена качественно.
- Петров Д. М. (студент): «Личный кабинет удобен, но хотелось бы добавить возможность онлайн‑оплаты услуг архива.
Если у вас есть предложения или замечания, пожалуйста, отправляйте их на feedback@city-izhevsk.ru или оставляйте комментарий в личном кабинете.
Как подать заявку на получение архивного документа
- Зайдите в личный кабинет на официальном сайте.
- Выберите раздел «Заявки и запросы».
- Заполните форму: укажите номер документа (если известен), период, цель использования.
- Прикрепите копию удостоверения личности (для физических лиц) или свидетельство о регистрации (для юридических лиц).
- Отправьте заявку и ожидайте подтверждения в течение 5‑10 рабочих дней.
- Получите документ лично в отделе справочного обслуживания или в электронном виде (по согласованию).
Структура архива муниципального учреждения построена так, чтобы обеспечить надёжное хранение и быстрый доступ к документам, а также удобные каналы взаимодействия с гражданами. При необходимости вы всегда можете воспользоваться личным кабинетом, обратиться по горячей линии или посетить архив в часы приёма.
Мы стремимся к постоянному улучшению сервиса и открыты для ваших предложений!