Архивирование электронной почты – это процесс систематического сохранения входящих и исходящих сообщений в специально подготовленном хранилище. Такой архив позволяет быстро находить нужные письма, соблюдать требования законодательства и защищать бизнес‑информацию от потери.

Содержание

1. Что такое архив на электронной почте?
2. Зачем нужен архив?
3. Виды архивов: локальный, облачный, гибридный
4. Как настроить архивирование: пошаговое руководство
5. Лучшие практики и политики хранения
6. Популярные решения и инструменты
7. Безопасность и соответствие требованиям
8. Часто задаваемые вопросы
9. Контакты для обращений

Что такое архив на электронной почте?

Электронный архив – это отдельный репозиторий, в котором хранятся копии всех сообщений, включая вложения, метаданные (дата, отправитель, получатель, тема) и сведения о статусе (прочитано/не прочитано). Архив может быть:

• Локальным – размещён на сервере организации.
• Облачным – хранится в сервисах типа Microsoft 365, Google Workspace, Amazon S3.
• Гибридным – часть данных хранится локально, часть – в облаке.

Зачем нужен архив?

Основные причины внедрения архива электронной почты:

• Соблюдение законодательства (ФЗ‑152 «О персональных данных», ФЗ‑59 «Об электронных документах»).
• Защита от потери данных – резервное копирование в реальном времени.
• Ускоренный поиск – индексация позволяет находить письма за секунды.
• Контроль расходов – автоматическое удаление устаревших сообщений.
• Поддержка аудита и судебных разбирательств – неизменяемый журнал коммуникаций.

Виды архивов

Локальный архив

Размещается на выделенных серверах организации. Подходит для компаний с высокими требованиями к контролю доступа и наличию собственных ИТ‑ресурсов.

Облачный архив

Обеспечивает масштабируемость, автоматическое обновление и простую интеграцию с популярными почтовыми сервисами (Outlook, Gmail). Часто включает функции «запретить изменение» (WORM).

Гибридный архив

Комбинация преимуществ обеих моделей: критически важные письма хранятся локально, а «массивные» данные – в облаке.

Как настроить архивирование: пошаговое руководство

1. Определите политику хранения – срок, типы сообщений, категории (деловые, личные, юридические).
2. Выберите решение – сравните возможности (см. раздел Популярные решения).
3. Подготовьте инфраструктуру:
   • Для локального архива – сервер с достаточным объёмом диска и резервным копированием.
   • Для облачного – аккаунт в выбранном сервисе, настройка прав доступа.
4. Интегрируйте с почтовой системой:
   • Microsoft Exchange – используйте Transport Rules и Journal Mailbox.
   • Google Workspace – включите Google Vault или сторонний коннектор.
5. Настройте индексацию и поиск – включите полнотекстовый поиск, метаданные и теги.
6. Тестируйте – отправьте несколько писем, проверьте их появление в архиве и корректность поиска.
7. Обучите пользователей – расскажите о новых правилах, покажите, как пользоваться личным кабинетом.
8. Запустите мониторинг – используйте отчёты о загрузке, ошибках и соблюдении политик.

Лучшие практики и политики хранения

• Принцип минимизации – храните только те письма, которые действительно нужны.
• Разделяйте данные по категориям – юридические, финансовые, маркетинговые.
• Устанавливайте сроки автоматического удаления (например, 5 лет для финансовой корреспонденции).
• Шифрование «в покое» и «в пути» – используйте TLS и AES‑256.
• Регулярные аудиты – проверяйте целостность архива и соответствие политике.

Популярные решения и инструменты

Продукт	Тип	Ключевые возможности	Стоимость
Microsoft 365 Compliance Center (Vault)	Облачный	Полнотекстовый поиск, удержание, юридический hold	Входит в подписку Office 365 E5
Google Vault	Облачный	Хранение, поиск, экспорт, удержание	Входит в Google Workspace Enterprise
MailStore Server	Локальный / Гибридный	Поддержка всех популярных почтовых серверов, сжатие, WORM‑режим	От $199 за сервер
Proofpoint Enterprise Archive	Облачный	Управление рисками, e‑Discovery, аналитика	По запросу

Безопасность и соответствие требованиям

Для обеспечения надёжной защиты архива необходимо:

• Включить двухфакторную аутентификацию (2FA) для доступа к личному кабинету.
• Настроить журналы доступа и регулярно проверять их.
• Применять политику «только чтение» (WORM) для юридически значимых писем.
• Обеспечить регулярные резервные копии архива в отдельном месте.
• Проводить тесты на проникновение и оценку уязвимостей.

Часто задаваемые вопросы

Сколько места занимает архив?

Объём зависит от количества писем и вложений. При включённом сжатии средний размер письма ≈ 30 KB.

Можно ли восстановить удалённое письмо из архива?

Да, если политика удержания ещё не истекла и архив находится в режиме WORM.

Как быстро найти нужное письмо?

Используйте полнотекстовый поиск по теме, отправителю, дате или ключевым словам.

Нужен ли отдельный сервер для локального архива?

Для небольших компаний достаточно виртуального сервера с 2 TB диска; для крупных – выделенный массив с резервированием.

---

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по настройке, эксплуатации или поддержке архива электронной почты, используйте любые из перечисленных способов связи.

Официальный сайт:	https://www.email-archive.ru
Горячая линия:	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов:	Москва: +7 (495) -23‑45‑67 Санкт‑Петербург: +7 (812) -65‑43‑21 Региональный центр: +7 (343) -55‑66‑77
Электронный адрес:	support@email-archive.ru
Личный кабинет:	https://portal.email-archive.ru/login
Личный приём (консультация):	Записаться можно через форму «Записаться на приём»
График приёма:	Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (по московскому времени)
Отделы:	Техническая поддержка Отдел внедрения и миграции Юридический отдел (соответствие требованиям) Отдел продаж и лицензирования
Руководство:	Генеральный директор – Иванов И.И. Технический директор – Петров П.П. Директор по безопасности – Сидорова А.А.
Отзывы клиентов:	ООО «ТехноСервис» – 4,8/5 ЗАО «ФинЭксперт» – 4,7/5 ИП «Смирнова Е.В.» – 5/5

Мы готовы помочь вам обеспечить надёжное и удобное хранение вашей электронной корреспонденции!