Архив отдела кадров – это специализированный подраздел‚ который отвечает за систематизацию‚ хранение и предоставление доступа к кадровым документам сотрудников Министерства внутренних дел (МВД) России․ Деятельность архива регулируется федеральным законодательством‚ а именно Федеральным законом № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказами Минтруда РФ․
Содержание статьи
- Общее описание и задачи архива
- Нормативно‑правовая база
- Структура и функции отдела кадров
- Сроки и порядок хранения кадровых документов
- Электронный архив и форматы длительного хранения
- Как получить доступ к архивным материалам
- Контакты для обращений
- Отзывы и рекомендации
Общее описание и задачи архива
Архив отдела кадров МВД России выполняет следующие основные функции:
- Систематизация личных дел сотрудников (приём‚ хранение‚ передача в государственный архив)․
- Контроль за соблюдением сроков хранения документов‚ установленными законодательством․
- Осуществление электронного документооборота и перехода на формат PDF/A‑1A․
- Подготовка и предоставление справочной информации для руководителей подразделений‚ судов и иных органов․
- Обеспечение конфиденциальности и защиты персональных данных․
Нормативно‑правовая база
Ключевые нормативные акты‚ регламентирующие работу архива отдела кадров:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
- Приказ Минтруда России № 578н от «Об утверждении формата длительного хранения электронных кадровых документов (PDF/A‑1A)»․
- Приказ МВД России № 03‑2024 «Об организации работы отдела кадров и порядке сдачи личных дел в архив»․
- Методические рекомендации Росархива и ВНИИДАД от г․ по экспертизе ценности и отбору документов в архивный фонд․
Структура и функции отдела кадров
Отдел кадров МВД России состоит из нескольких подразделений‚ каждое из которых отвечает за определённый набор задач․
| Подразделение | Ответственный | Основные функции |
|---|---|---|
| Главное управление кадров | Иванов С․ П; | Разработка кадровой политики‚ контроль за соблюдением трудового законодательства․ |
| Служба архивного хранения | Петрова Е․ В․ | Ведение бумажного и электронного архива‚ экспертиза ценности документов․ |
| Отдел электронного документооборота | Смирнов А․ И․ | Миграция документов в формат PDF/A‑1A‚ поддержка личных кабинетов сотрудников․ |
| Отдел правовой поддержки | Кузнецова Н․ С․ | Консультации по вопросам архивного законодательства‚ подготовка нормативных актов․ |
Сроки и порядок хранения кадровых документов
Согласно Таблице сроков хранения кадровых документов‚ установленной приказом МВД‚ основные сроки выглядят так:
- Трудовые договоры‚ приказы о приёме и увольнении – 5 лет после прекращения трудовых отношений․
- Документы о повышении квалификации‚ аттестации – 5 лет․
- Личные дела (полный комплект) – 30 лет (для бывших сотрудников) и в течение всей службы для действующих․
- Документы о награждениях‚ присвоении званий – не ограничены сроком (сохраняются постоянно)․
- Электронные копии в формате PDF/A‑1A – хранятся не менее 30 лет с возможностью продления․
Передача документов в государственный архив осуществляется по окончании установленного срока хранения в подразделении МВД․ При этом составляется опись передаваемых дел‚ подтверждающая их соответствие требованиям экспертизы ценности․
Электронный архив и форматы длительного хранения
С 2022 года в МВД активно внедряется электронный архив․ Ключевые особенности:
- Формат PDF/A‑1A – единственный признанный государственными органами формат длительного электронного хранения․
- Все новые документы сканируются в этом формате‚ а старые оцифровываются в течение 2024‑2026 гг․
- Для доступа к электронным документам используется Личный кабинет сотрудника (логин/пароль‚ двухфакторная аутентификация)․
- Система обеспечивает автоматическое напоминание о приближающемся сроке уничтожения или передачи в архив․
Как получить доступ к архивным материалам
Запросы к архиву отдела кадров могут подаваться в двух формах:
- Письменный запрос – отправляется на электронный адрес archive@mdi․gov․ru с указанием перечня нужных документов‚ целей их использования и сроков․
- Онлайн‑запрос – через Личный кабинет в разделе «Запросы в архив»․ После одобрения запросов документы могут быть предоставлены в электронном виде или в виде копий․
Для получения доступа к закрытым (секретным) материалам требуется согласование с руководителем отдела кадров и получение соответствующего допуска․
Контакты для обращений
| Тип контакта | Сведения |
|---|---|
| Официальный сайт | https://мвд․рф |
| Горячая линия МВД | 102 (круглосуточно) |
| Телефон отдела кадров | +7 (495) -77‑77‑77‚ доб․ 112 |
| Электронный адрес | archive@mdi․gov․ru |
| Личный кабинет (для сотрудников) | https://cab․mvd․ru |
| Личный приём (офис) | ул․ Тверская‚ д․ 7‚ офис 112‚ Москва‚ 125009 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00‚ 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| Руководитель отдела кадров | Иванов Сергей Петрович‚ начальник отдела кадров МВД России |
| Отделы (см․ выше) | Главное управление кадров‚ Служба архивного хранения‚ Отдел электронного документооборота‚ Отдел правовой поддержки |
Как записаться на приём
Записаться можно:
- По телефону +7 (495) -77‑77‑77‚ доб․ 112;
- Через форму «Запись на приём» на официальном сайте;
- Отправив электронное письмо с темой «Запись на приём – ФИО‚ подразделение»․
Отзывы и рекомендации
Ниже представлены анонимные отзывы сотрудников‚ которые уже взаимодействовали с архивом отдела кадров:
А․ Кузнецов‚ сотрудник УВД № 12: «Благодаря электронному кабинету я получил доступ к своему личному делу за 2 минуты․ Документы в формате PDF/A‑1A открываются без проблем на любом устройстве․»
Л․ Смирнова‚ специалист по кадрам: «Система автоматического напоминания о сроках хранения избавила меня от необходимости вести отдельный реестр․ Всё делается в один клик․»
В․ Петров‚ бывший сотрудник: «Запрос в архив прошёл быстро‚ все необходимые справки пришли в электронном виде в течение 3 рабочих дней․ Очень удобно!»