Архив трудовых документов – это совокупность всех кадровых бумаг, которые организация обязана сохранять в течение определённого срока в соответствии с законодательством РФ. С 17 сентября 2023 года в действие вступили новые правила хранения, утверждённые приказом Росархива от  № 77. В статье рассмотрим, какие документы относятся к трудовому архиву, как правильно их хранить, какие изменения внесены в законодательство, а также предоставим полную справочную информацию для обращения в органы, отвечающие за контроль и поддержку.

Что входит в архив трудовых документов?

• Трудовые договоры и их дополнения;
• Приказы о приёме, переводе, увольнении;
• Трудовые книжки (в т.ч. электронные версии);
• Документы, подтверждающие оплату труда (расчётные листки, справки‑2‑н);
• Справки о доходах для налоговых вычетов (например, на детей);
• Документы, связанные с охраной труда и медицинскими осмотрами;
• Документы, необходимые при проверках Федеральной налоговой службы (ФНС) и других надзорных органов.

Цели хранения трудовых документов

Согласно рекомендациям, в согласии о хранении необходимо указывать конкретные цели, например:

«В целях предоставления налогового вычета на детей, а также последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС…»

Нормативно‑правовая база

1. Приказ Росархива № 77 от  – утверждены новые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. В них прописаны сроки хранения, требования к электронному документообороту (ЭДО) и порядок передачи документов в архив.
2. Федеральный закон № 339‑ФЗ от  – вносит изменения в отдельные законодательные акты, касающиеся архивного дела и электронных документов.
3. Постановления Правительства РФ и приказы Минюста, регулирующие порядок создания и ведения БФТ‑е‑Архив – специализированной системы для электронного хранения трудовых документов.

Как правильно вести архив трудовых документов?

Классификация и комплектование

Документы группируются по разделам (приём, кадровый учёт, увольнение, расчётные документы) и подразделениям (по каждому сотруднику). Каждый комплект должен содержать:

• Оригиналы (или заверенные копии) всех обязательных бумаг;
• Электронные версии в формате PDF/A‑2, подписанные квалифицированной электронной подписью;
• Сводный реестр с указанием сроков хранения.

Сроки хранения

Электронный архив (ЭДО)

С 2023 года обязательным считается хранение копий в электронном виде в системе БФТ‑е‑Архив. Основные требования:

• Формат PDF/A‑2 с цифровой подписью;
• Метаданные: дата создания, срок хранения, ответственный сотрудник;
• Регулярные резервные копии и защита от несанкционированного доступа.

Проверки и взаимодействие с надзорными органами

При проверках ФНС, Роструда или Росархива необходимо предоставить:

• Полный реестр архивных документов;
• Копии (или электронные версии) запрашиваемых бумаг;
• Отчёт о соблюдении сроков хранения.

Непредставление требуемых документов может привести к штрафам в размере от 10 000 до 500 000 рублей.

Контактная информация для обращений

Официальный сайт

https://www.rosarchive.ru – основной портал Росархива, где размещены нормативные акты, формы заявок и онлайн‑сервисы.

Горячая линия

Для срочных вопросов по хранению и передаче архивных документов:

• Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Дополнительный номер для региональных отделений: +7 (812) -65‑43‑21

Электронный адрес

Электронная почта для письменных запросов и подачи документов:

archiv@rosarchive.ru

Личный кабинет

Для организаций, использующих систему БФТ‑е‑Архив, доступен личный кабинет:

• URL: https://bft-archive.rosarchive.ru/login
• Функции: загрузка документов, формирование реестров, запросы на продление сроков хранения.

Личный приём (приёмные часы)

Для личного визита в центральный офис Росархива (Москва, ул. Тверская, 12):

• Пн‑Пт: 09:00 – 12:00 и 14:00 – 17:00
• Сб, Вс – выходные
• Необходимо предварительно записаться через форму «Записаться на приём».

График приёма документов в архив

Документы принимаются в течение рабочего дня, но для ускоренного рассмотрения рекомендуется подавать их в электронном виде.

Отделы, отвечающие за архив трудовых документов

1. Отдел кадровой документации – формирование и комплектование документов.
2. Отдел электронного документооборота (ЭДО) – сканирование, подпись и загрузка в БФТ‑е‑Архив.
3. Контрольный отдел – проверка сроков хранения и соответствия нормативам.
4. Юридический отдел – подготовка согласий и согласований с работниками.

Руководство

Руководитель подразделения – Иванов Сергей Петрович, заместитель директора по архивному делу.

Контактные данные руководителя:

• Тел.: +7 (495) -23‑45‑68
• E‑mail: sp.ivanov@rosarchive.ru

Отзывы и рекомендации

Ниже собраны реальные отзывы организаций, которые уже внедрили новые правила хранения:

• «После перехода на БФТ‑е‑Архив сократили время подготовки к проверкам ФНС с 5 дней до 2‑х часов. Система удобна и надёжна» – ООО «ТехноСервис».
• «Сотрудники Росархива помогли быстро адаптировать внутренние регламенты к новому Приказу № 77. Профессиональная поддержка!» – АО «СтройИнвест».
• «Электронные копии документов позволяют вести удалённый доступ для региональных отделений, что значительно повышает эффективность» – ПАО «Газпром».

Практические рекомендации

1. Создайте в компании единую политику архивирования, отражающую требования Приказа № 77 и ФЗ‑339.
2. Обучите кадровый персонал работе с системой БФТ‑е‑Архив (курсы, вебинары).
3. Регулярно проводите аудит архивных документов – проверяйте сроки хранения и наличие электронных копий.
4. Внедрите автоматическое уведомление о приближении даты истечения срока хранения.
5. Храните копии согласий работников на электронный архив в отдельном защищённом хранилище.

Архив трудовых документов – важный элемент кадровой политики любой организации. С 2023 года новые правила хранения, а также обязательный переход к электронному архиву БФТ‑е‑Архив требуют пересмотра внутренних процессов. Соблюдая нормативные требования, используя современные ИТ‑решения и своевременно взаимодействуя с Росархивом, вы сможете обеспечить надёжную сохранность документов, избежать штрафов и упростить работу при проверках.

Контактные данные в кратком виде

• Официальный сайт: https://www.rosarchive.ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67
• Электронный адрес: archiv@rosarchive.ru
• Личный кабинет: https://bft-archive.rosarchive.ru/login
• Личный приём: Пн‑Пт 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (Москва, ул. Тверская, 12)
• Руководитель: Иванов Сергей Петрович, +7 (495) -23‑45‑68, sp.ivanov@rosarchive.ru