Документы отдела кадров – это важнейший источник информации о трудовых отношениях‚ кадровом составе и истории организации․ Правильное архивирование гарантирует соблюдение законодательства‚ упрощает поиск нужных бумаг и защищает компанию от штрафов․
Содержание статьи
- Какие документы подлежат архивированию
- Нормативно‑правовая база и сроки хранения
- Процесс подготовки и передачи документов в архив
- Структура бумажного и электронного архива
- Услуги архива отдела кадров
- Контакты для обращений
Какие документы подлежат архивированию
В архив отдела кадров передаются следующие типы документов:
- Трудовые договоры и соглашения;
- Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении;
- Личные дела сотрудников (анкеты‚ сведения о квалификации‚ аттестации);
- Документы по охране труда и медосмотрам;
- Отчёты о заработной плате‚ налоговые декларации;
- Внутренние нормативные акты (приказы‚ положения‚ инструкции);
- Документы‚ связанные с социальным страхованием и пенсионным обеспечением;
- Сканированные копии (ЭКДО) и оригиналы‚ требуемые законодательством․
Документы классифицируются по алфавиту (по первым трём буквам фамилии)‚ по дате и номеру‚ а каждое дело не должно превышать 4 см толщины корешка или 250 листов․
Нормативно‑правовая база и сроки хранения
Согласно приказу Минтруда РФ и рекомендациям Росархива‚ сроки хранения кадровых документов делятся на три группы:
| Тип документа | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры | 5 лет после прекращения трудовых отношений | При наличии споров – до окончательного решения суда |
| Приказы о приёме/увольнении | 3 года | Для проверок ФНС |
| Документы по охране труда | 5 лет | С учётом сроков действия нормативных актов |
| Личные дела сотрудников | 5 лет после увольнения + 3 года (по требованию ПФР) | В случае судебных разбирательств – до их завершения |
Новые сроки‚ опубликованные в 2025 году‚ вступили в силу 18 февраля 2025 года и заменили прежние нормативы Минкультуры․
Процесс подготовки и передачи документов в архив
- Внутренний аудит – проверка правильности оформления‚ наличие подписей и корректных дат․
- Сортировка – формирование дел по алфавиту‚ дате и номеру․
- Опись – составление единой описи всех дел (номер‚ индекс‚ дата‚ ‚ количество листов)․
- Формирование дел – укладка в папки‚ ограничение толщины корешка до 4 см․
- Передача в архив – один экземпляр остаётся в структурном подразделении‚ два – в архиве․
- Регистрация в системе ЭКДО – сканирование и загрузка в личный кабинет․
Структура бумажного и электронного архива
Бумажный архив
- Отдел приёма‑сдачи документов;
- Складные помещения с контролем микроклимата;
- Система маркировки (шильды‚ штрих‑коды)․
Электронный архив (КЭДО)
Для электронного хранения мы используем платформу Saby Blog (СБИС)․ Основные возможности:
- Автоматическая классификация по типу и сроку хранения;
- Контроль доступа (роли‚ подписи‚ журнал действий);
- Поиск по метаданным (фамилия‚ дата‚ номер);
- Возможность заказа сканов оригиналов через личный кабинет․
Услуги архива отдела кадров
Наша компания предлагает полный спектр архивных услуг:
- Заказ сканов или оригиналов через личный кабинет;
- Согласование уничтожения устаревших документов;
- Внеофисное хранение новых партий архивных дел;
- Консультации по нормативным срокам и правилам оформления;
- Тарифы – конкурентоспособные цены‚ детализированные в прайс‑листах․
Контакты для обращений
Все вопросы по работе архива отдела кадров можно решить через указанные ниже каналы․
Официальный сайт
https://www․kadrov-archive․ru
Горячая линия
8‑800‑555‑33‑44 (круглосуточно)
Номера телефонов
- +7 (495) -23‑45‑67 — отдел приёма‑сдачи документов;
- +7 (495) -23‑45‑68 — техническая поддержка КЭДО;
- +7 (495) -23‑45‑69 — отдел уничтожения документов․
Электронный адрес
info@kadrov-archive․ru
Личный кабинет
Для заказа сканов‚ согласования уничтожения и контроля статуса дел используйте личный кабинет․ Регистрация доступна 24 часа в сутки․
Личный приём (офис)
Адрес: г․ Москва‚ ул․ Ленина‚ д․ 10‚ офис 5
График приёма
Пн‑Пт — 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00‑14:00)․ Выходные: суббота‚ воскресенье‚ государственные праздники․
Отделы
- Отдел приёма‑сдачи документов;
- Отдел электронного архивирования;
- Отдел уничтожения и утилизации документов;
- Отдел контроля сроков хранения․
Руководство
- Директор архива — Иванов Игорь Иванович‚ +7 (495) -23‑45‑67‚ ivanov@kadrov-archive․ru
- Заместитель директора — Петрова Марина Сергеевна‚ +7 (495) -23‑45‑68
Отзывы
Мы ценим мнение клиентов․ Оставить отзыв можно на странице «Отзывы» или в сервисе Google Maps․
Архив отдела кадров – это не просто хранилище бумаг‚ а стратегический ресурс‚ обеспечивающий законность и эффективность кадровой политики компании․ Соблюдая правила формирования дел‚ сроки хранения и используя современные электронные решения‚ вы минимизируете риски и облегчаете работу HR‑специалистов․
Если у вас возникли вопросы или требуется консультация‚ свяжитесь с нами любым удобным способом – мы всегда готовы помочь․