Архивирование кадровых документов – обязательный процесс‚ регулируемый нормативными актами РФ (приказы Министерства культуры‚ методические рекомендации Росархива и ВНИИДАД). Правильная подготовка и передача дел в архив позволяет избежать штрафов‚ упрощает последующий поиск и гарантирует сохранность информации о персонале.

Классификация кадровых документов

Документы отдела кадров делятся на три группы в зависимости от срока их хранения:

1. Документы постоянного хранения (неограниченный срок). К ним относятся:
   • Уставные документы организации‚ подтверждающие её правовой статус;
   • Приказы о создании‚ реорганизации‚ ликвидации подразделений;
   • Документы‚ подтверждающие право собственности на объекты недвижимости.
2. Документы временного хранения (до 10 лет). В эту категорию входят:
   • Трудовые договоры и соглашения (по истечении срока их действия);
   • Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении (если срок их хранения менее 10 лет);
   • Отчёты о заработной плате‚ начислениях и удержаниях.
3. Документы временного хранения (свыше 10 лет). К ним относятся:
   • Трудовые книжки (сохраняются 10 лет после увольнения);
   • Документы‚ связанные с пенсионными начислениями;
   • Справки о доходах‚ выданные в налоговые органы.

Перечень типовых документов‚ сдаваемых в архив

Ниже представлен полный перечень документов отдела кадров‚ которые подлежат передаче в архив согласно методическим рекомендациям Росархива и ВНИИДАД (утверждённым 23 декабря 2014 г.):

• Приказы о приёме‚ переводе‚ перемещении‚ увольнении сотрудников;
• Личные карточки работников (включая сведения о образовании‚ квалификации‚ стаже);
• Лицевые счета по заработной плате‚ надбавкам‚ премиям;
• Трудовые договоры‚ соглашения о совместной деятельности‚ контракты с индивидуальными предпринимателями;
• Документы по аттестации и повышению квалификации (сертификаты‚ дипломы‚ протоколы);
• Отчёты о командировках‚ командировочных расходах;
• Справки о доходах (форма 2‑НДФЛ) и другие налоговые документы;
• Документы‚ связанные с охраной труда (акты осмотров‚ инструктажи‚ медицинские справки);
• Решения и протоколы собраний персонала;
• Документы по выплате компенсаций‚ выходных пособий‚ пособий по беременности и родам;
• Экспертные заключения о ценности документов (акты экспертизы);
• Акты на уничтожение просроченных дел (по согласованию с экспертной комиссией).

Порядок подготовки дел к передаче в архив

Формирование дел

Каждое дело оформляется в соответствии с методикой составления описи дел отдела кадров:

• Назначается номер или индекс дела;
• Указывается (например‚ «Личное дело Иванова И.И.»);
• Прописываются сроки хранения (постоянный‚ 10 лет‚ более 10 лет);
• Создаётся опись с указанием даты создания‚ номера листа‚ количества листов.

Оформление результатов передачи

После формирования дел необходимо оформить:

• Акт передачи дел в ведомственный архив;
• Список дел‚ включённых в опись‚ с подписью ответственного лица;
• Экспертный акт‚ подтверждающий ценность и срок хранения документов.

Экспертиза ценности и уничтожение просроченных документов

Документы‚ срок хранения которых истёк‚ подлежат уничтожению после согласования с экспертной комиссией:

1. Составление акта на уничтожение;
2. Согласование акта с экспертной комиссией организации;
3. Проведение процедуры уничтожения (шредер‚ сжигание) и оформление акта о результатах уничтожения.

Электронный архив (КЭДО)

В современных организациях всё чаще используют КЭДО – комплексную электронную документную основу. При переходе на электронный архив необходимо:

• Оцифровать бумажные документы (сканирование с соблюдением требований к качеству);
• Зарегистрировать электронные версии в системе‚ присвоив им уникальные идентификаторы;
• Обеспечить резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа;
• Сохранять оригиналы в бумажном виде в течение установленных сроков (обычно 3 года)‚ после чего их можно уничтожить.

Часто задаваемые вопросы

Как часто нужно сдавать документы в архив?

Периодичность определяется внутренними регламентами организации‚ но в большинстве случаев – раз в год (по итогам финансового года) и при закрытии кадровой карточки сотрудника.

Кому передаётся архивный материал?

Ведомственному архиву организации (если он есть) или региональному государственному архиву в соответствии с приказом Минкультуры РФ.

Можно ли хранить документы только в электронном виде?

Да‚ при условии‚ что электронный архив соответствует требованиям ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и защите информации».

Контакты для обращений

Соблюдая указанные правила и порядок подготовки‚ вы гарантируете корректную сдачу кадровых документов в архив‚ их надёжное хранение и возможность быстрого доступа в случае необходимости.