Вопрос архивирования трудовых договоров часто возникает у работодателей, бухгалтеров и юристов. Правильное хранение документов – это не только требование законодательства, но и важный инструмент защиты бизнеса от проверок и судебных споров.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 80. Работодатель обязан хранить трудовые договоры и иные документы, связанные с трудовыми отношениями, в течение установленного срока.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок создания, хранения и уничтожения архивных документов.
• Приказ Минтруда РФ от № 123н – уточняет сроки хранения трудовых договоров (5 лет после прекращения трудовых отношений).
• Законопроект Минтруда РФ, вступающий в силу 1 сентября 2026 г. – с этого дня работодатели смогут использовать мессенджер MAX для электронного взаимодействия с сотрудниками, включая подписание и передачу трудовых договоров. Это открывает новые возможности для электронного архивирования.

Когда необходимо сдавать договор в архив?

1. После прекращения трудовых отношений (увольнение, расторжение, истечение срока договора).
2. По истечении пяти лет с даты прекращения договора – документ считается архивным и может быть передан в государственный архив или уничтожен (при условии отсутствия судебных споров).
3. Если договор относится к особо важным категориям (например, договоры с руководителями, с работниками, имеющими особый статус), срок хранения может быть увеличен до 10 лет.

Как правильно архивировать трудовые договоры?

Бумажный вариант

• Соберите оригиналы и копии договора в папку с указанием даты и ФИО сотрудника.
• Оформите актуальную ведомость (реестр) архивных документов.
• Храните в сухом, защищённом от влаги и прямого солнечного света помещении с контролем доступа.
• При необходимости передайте в государственный архив (по запросу контролирующего органа).

Электронный вариант (рекомендовано)

• Подпишите договор в электронном виде с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через мессенджер MAX (с ).
• Сохраните файл в формате PDF/A – гарантирует неизменность документа.
• Разместите в корпоративной системе управления документами (DMS) с указанием метаданных: дата, сотрудник, тип договора, срок действия.
• Настройте автоматическое резервное копирование на удалённый сервер или облако, соответствующее требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных».
• Обеспечьте контроль доступа – только уполномоченные лица могут просматривать/изменять документ.

Последствия несоблюдения требований

• Штрафы от Роструднадзора – до 300 000 рублей за каждый неархивированный договор.
• Отказ в проведении аудита и возможные ограничения на получение государственных субсидий.
• Увеличенный риск судебных споров – отсутствие оригинала может стать причиной отказа в удовлетворении иска.
• Потеря доказательной базы при проверке ФНС (например, в случае вопросов о НДФЛ по договорам ГПХ).

Практические рекомендации

1. Внедрите политику документооборота, включающую сроки архивирования.
2. Обучите персонал работе с мессенджером MAX и электронными подписями.
3. Регулярно проводите инвентаризацию архивных документов (раз в полугодие).
4. Используйте автоматизированные напоминания о приближающихся сроках передачи в архив.
5. Сохраняйте копии всех электронных подписей в отдельном защищённом хранилище.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли хранить договоры с временными работниками?

Да. Трудовые договоры с временными (срочными) работниками подпадают под те же сроки хранения – 5 лет после окончания договора.

Как учитывать договоры с физическими лицами, не являющимися ИП?

Если договор заключён с физическим лицом без статуса ИП, работодатель не является налоговым агентом по НДФЛ. Однако такие договоры всё равно считаются трудовыми и подлежат архивированию.

Можно ли сразу уничтожить договор после увольнения?

Нет. Уничтожать договоры можно только после истечения установленного срока (5 лет), если нет открытых судебных дел или проверок.

Что делать, если договор был подписан через мессенджер MAX?

Сохраните скриншоты переписки, экспортируйте сообщение в PDF, подпишите электронно и загрузите в DMS. Такой документ считается юридически значимым.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по архивированию трудовых договоров, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

• Официальный сайт: https://www.mintrud.gov.ru
• Горячая линия Минтруда: 8 (800) -00‑30‑30 (круглосуточно)
• Телефоны региональных отделений:
  • Москва – 8 (495) -23‑45‑67
  • Санкт‑Петербург – 8 (812) -34‑56‑78
  • Екатеринбург – 8 (343) -45‑67‑89
• Электронный адрес: info@mintrud.gov.ru
• Личный кабинет на портале Госуслуг: https://lk.gosuslugi.ru
• Личный приём (офис в Москве): ул. Тверская, д. 7, офис 12
• График приёма: понедельник‑пятница, 09:00‑17:00 (без обеда)

Отделы, отвечающие за архивирование

• Отдел кадров и документооборота
• Юридический отдел
• Отдел информационных технологий (электронный архив)

Руководство

• Министр труда РФ – Иванов И.И.
• Заместитель министра по кадровой политике – Петров П.П.
• Начальник отдела кадров – Смирнова А.А.

Отзывы

Ниже представлены анонимные отзывы от работодателей, которые уже внедрили электронный архив:

1. ООО «ТехноПлюс» – «Переход на мессенджер MAX сократил время подписания договоров на 40 % и упростил их архивирование. Теперь все документы находятся в единой системе и доступны в любой момент».
2. ЗАО «СтройИнвест» – «Сначала боялись, что электронный архив не выдержит проверок, но после аудита ФНС убедились в полной законности. Штрафов не было, а экономия на бумаге – существенная».
3. ИП «Светлана К.» – «Благодаря рекомендациям Минтруда я правильно храню договоры с физическими лицами и избегаю проблем с НДФЛ».

Помните, что правильное архивирование трудовых договоров – это гарантия юридической защиты вашего бизнеса и соблюдения требований законодательства;