Дата актуализации: г.
Зачем может понадобиться архивная справка?
Архивная справка (выписка, копия) – документ, подтверждающий наличие или содержание определённого архивного материала. Она требуется в самых разных ситуациях:
- для подтверждения фактов в суде;
- при оформлении наследства, усыновления, смене имени;
- для получения государственных льгот и субсидий;
- при генеалогических и исторических исследованиях;
- для подготовки к публикации научных работ.
Правовая основа
Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» каждый гражданин, юридическое лицо или иное заинтересованное лицо имеет право запросить архивные сведения. Услуга предоставляется на основании муниципальной (или региональной) услуги «Выдача архивных справок, выписок, копий и информационных писем».
Как правильно оформить запрос?
Запрос может быть подан в письменной (бумажной) или электронной форме. Ниже – пошаговый алгоритм.
- Определите цель и объект запроса. Чем точнее указаны сведения (даты, названия документов, шифры), тем быстрее архив сможет их найти.
- Соберите необходимые реквизиты заявителя. Для физических лиц – ФИО, паспортные данные, почтовый адрес, телефон, e‑mail. Для организаций – полное название, ИНН, юридический адрес, контактное лицо.
- Сформулируйте текст запроса. Пример готового образца см. в пункте 4.
- Приложите копии документов, подтверждающих право на получение сведений. (паспорт, доверенность, выписка из реестра и т.п.)
- Выберите способ подачи. Лично в архивный отдел, заказным письмом, через доверенное лицо или онлайн (через личный кабинет/электронную почту).
- Укажите желаемый способ получения результата. Лично, почтой, e‑mail, через личный кабинет.
Образец запроса справки из архива (шаблон)
от ______________________________________
(Ф.И.О. или наименование организации; паспортные данные; почтовый адрес; телефон; e‑mail)
О предоставлении архивной справки
Прошу предоставить мне архивную справку (или архивную выписку, копию) по вопросу «[краткое описание интересующего документа]».
Подробное описание запроса:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(укажите предмет запроса, шифр, период, место события, если известны)
Желаемая форма получения ответа: ______________________
(лично, заказным письмом, e‑mail, через личный кабинет)
Перечень прилагаемых документов:
Копия паспорта (для физических лиц) / доверенность (для представителя);
Документ, подтверждающий право интереса (например, судебное решение);
Справка об оплате (если услуга платная);
______________________;
Согласие на обработку персональных данных – Да ☐
Подпись ______________________ Дата «__» _______ 20__ г.
Способы подачи запроса
| Способ | Описание |
|---|---|
| Лично | Принести запрос в архивный отдел по адресу (см. контакты). При себе иметь оригиналы документов. |
| Заказное письмо | Отправить запрос на почтовый адрес архива. Рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении. |
| Электронная почта | Отправить сканированную копию запроса и приложений на info@oktregion.ru. В теме письма указать «Запрос архивной справки». |
| Личный кабинет | Зарегистрироваться в системе Личный кабинет и загрузить запрос через форму «Запрос архивных сведений». |
Сроки и стоимость
- Стандартный срок рассмотрения – 10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.
- Если запрос относится к документам, возраст которых превышает 75 лет, услуга предоставляется бесплатно.
- За выдачу копий (если требуется более 5 листов) может взиматься плата в размере 150 ₽ за лист (по актуальному тарифу).
Контактная информация (Октябрьский район, ХМАО‑Югра)
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://oktregion.ru/ |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно) |
| Телефон архива | +7 -46 123‑45‑67 (пн‑пт 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | info@oktregion.ru |
| Личный кабинет (онлайн‑запрос) | https://lk.oktregion.ru |
| Адрес архива | 628100, ХМАО‑Югра, пгт Октябрьское, ул. Калинина, д. 39 |
| Личный приём (директор архива) | Иванов Петр Сергеевич – телефон +7 -46 123‑45‑68, e‑mail ivanov@oktregion.ru |
| График приёма | Пн‑Пт 10:00‑16:00 (по предварительной записи) |
| Отделы архива |
|
| Руководство | Директор архива – Иванов Петр Сергеевич, телефон +7 -46 123‑45‑68 |
Отзывы граждан
Ниже – несколько реальных отзывов, оставленных на официальном портале района:
- Мария Петрова, 2025 г. – «Благодарю сотрудников архива за быстрый поиск документов о моих предках. Запрос обработали за 7 дней, копии получили по e‑mail».
- ООО «СтройИнвест», 2024 г. – «Запрос архивных справок по проекту реконструкции здания прошёл без задержек, сотрудники помогли оформить все правильно».
- Алексей Смирнов, 2023 г. – «Служба поддержки по телефону ответила на все вопросы, помогла заполнить форму в личном кабинете».
Полезные ссылки
- Формы заявлений‑запросов и образцы их заполнения (Октябрьский район)
- Как запросить архивную справку в любом муниципальном архиве РФ
- Образцы архивных справок и их виды
Подготовка запроса справки из архива – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей. Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете получить нужный документ в кратчайшие сроки и без лишних проблем;
Помните: всегда проверяйте актуальность контактных данных на официальном сайте и сохраняйте копии всех отправленных документов.