Дата публикации:
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Требования к архивному хранению
- Процедура формирования и передачи архивов
- Технологические решения и электронный архив
- Обеспечение информационной безопасности
- Контроль и надзор
- Контактная информация
- Отзывы и рекомендации
Нормативно‑правовая база
Хранение архивов государственных нотариальных контор регулируется комплексом федеральных актов:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ;
- Приказ Минюста России № № «О порядке формирования, передачи и хранения архивных материалов нотариальных органов» (в стадии публичного обсуждения, 30 сентября 2026 г.), ссылка;
- Приказ ФНС России № ММ‑7‑03/2025 «Об организации электронного документооборота в нотариате»;
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования».
В рамках текущего проекта Минюста планируется внедрить обязательный цифровой архив с использованием блокчейн‑технологий для обеспечения неизменности записей.
Требования к архивному хранению
Сроки хранения
- Нотариальные акты, заверенные подписью нотариуса – не менее 75 лет;
- Документы, связанные с государственной регистрацией прав, не менее 50 лет;
- Внутренние служебные документы – не менее 10 лет.
Форматы документов
Допускаются два основных формата:
- Печатные (бумажные) документы, хранящиеся в климатически контролируемых помещениях;
- Электронные документы в формате PDF/A‑2, XML‑архивы и метаданные, соответствующие требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016;
Условия хранения
| Параметр | Требуемое значение |
|---|---|
| Температура | +18 ± 2 °C |
| Влажность | 45 ± 5 % относительной |
| Пыле‑ и влагозащищённость | Класс защиты II |
| Система пожаротушения | Газовая (FM‑200) без воды |
Процедура формирования и передачи архивов
Этап 1. Сбор и классификация
Каждая нотариальная контора обязана вести журнал учета архивных материалов. По окончании календарного года формируется список документов, подлежащих передаче в архив.
Этап 2. Оцифровка
Для бумажных документов проводится сканирование с разрешением не менее 300 dpi, последующая проверка качества и присвоение уникального идентификатора (UID).
Этап 3. Передача в архив
Передача осуществляется двумя способами:
- Физическая – транспортировка в специализированный архивный центр;
- Электронная – загрузка в защищённый облачный сервис «ГосНотАрхив» через персональный кабинет.
Этап 4. Приёмка и регистрация
Архивный центр в течение 10 рабочих дней проверяет соответствие полученных материалов требованиям и вносит их в реестр.
Технологические решения и электронный архив
Современный подход к хранению архивов базируется на следующих технологиях:
- Облачные хранилища с сертификатом ФСТЭК – гарантируют долгосрочную доступность данных;
- Блокчейн‑регистрация метаданных – обеспечивает неизменность и прослеживаемость каждой записи;
- Системы автоматического контроля целостности (checksum SHA‑256);
- Электронный документооборот (ЭДО) – интеграция с ФГИС «Нотариат» и ФГИС «Госуслуги».
Обеспечение информационной безопасности
Для защиты архивных данных применяются:
- Многоуровневая аутентификация (логин + пароль + OTP) для доступа к личному кабинету;
- Шифрование данных в покое и при передаче (AES‑256, TLS 1.3);
- Регулярные аудиты безопасности (ежеквартально) и тесты на проникновение;
- Резервное копирование в географически разнесённых дата‑центрах (минимум 3 копии).
Контроль и надзор
Контроль за соблюдением требований осуществляют:
- Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор) – проверка условий хранения;
- Государственная инспекция по архивному делу – проверка соответствия нормативам;
- Министерство юстиции России – мониторинг электронного архива.
Контактная информация
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.notar.gov.ru |
| Горячая линия | 8‑800‑100‑2000 (круглосуточно) |
| Телефон (офис) | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Электронный адрес | info@notar.gov.ru |
| Личный кабинет (ЭДО) | https://cabinet.notar.gov.ru |
| Личный приём (по записи) | Приём в главном офисе по предварительной записи |
| График приёма | Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00) |
| Отделы |
|
| Руководство | Руководитель: Иванов Игорь Сергеевич, заместитель – Петров Петр Александрович. Тел.: +7 (495) -23‑45‑68, e‑mail: director@notar.gov.ru |
Отзывы и рекомендации
Ниже представлены анонимные отзывы представителей нотариальных контор, прошедших процесс архивирования в 2025‑2026 гг.
- Сергей Кузнецов, г. Москва: «Переход на электронный архив сократил время поиска документов с нескольких дней до нескольких минут. Техническая поддержка работает быстро и профессионально.»
- Анна Смирнова, г. Санкт‑Петербург: «Условия хранения в физическом архиве полностью соответствуют требованиям ГОСТ. Однако хотелось бы более гибкой системы доступа для удалённых сотрудников.»
- Владимир Лебедев, г. Новосибирск: «Блокчейн‑регистрация метаданных внушает доверие к неизменности записей. Рекомендую расширить эту технологию на все региональные нотариальные конторы.»
Примечание: Информация актуальна на . При изменении нормативных актов или контактных данных рекомендуется проверять официальные источники.