Архивное хранение – это система мероприятий, направленных на долговременное сохранение государственных и муниципальных документов, их систематизацию, защиту от физического и юридического разрушения, а также обеспечение доступа к информации в соответствии с законодательством РФ.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие архивное хранение:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2020 г.)
- Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения о порядке создания, ведения и использования государственных архивов»
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Требования к их оформлению и хранению»
- Технические регламенты по климатическому контролю, защите от пожара и электромагнитных воздействий
Требования к архивному хранению
- Физические условия – температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
- Защита от света – ограничение ультрафиолетового излучения (не более 10 % от общего спектра).
- Контроль доступа – система электронных пропусков, видеонаблюдение, журнал входа‑выхода.
- Системы резервного копирования – цифровые копии в облачном хранилище и на магнитных носителях.
- Оценка состояния документов – ежегодный осмотр, диагностика износа, проведение консервационных мероприятий.
Что изменится в 2025 году?
С 1 января 2025 года вступают в силу новые требования, предусмотренные поправками к закону № 125‑ФЗ:
- Обязательное оцифрование всех документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
- Внедрение системы «Электронный архивный реестр» (EARR) для автоматизированного контроля сроков хранения и доступа.
- Ужесточение требований к пожарной безопасности: обязательная установка автоматических систем газового подавления в зонах хранения бумажных носителей.
- Переход на стандарты ISO 9001:2015 в управлении качеством архивных процессов.
Процесс архивного хранения
Для организации надёжного хранения документов в государственном архиве необходимо пройти несколько этапов:
- Приёмка документов – проверка соответствия требованиям, регистрация в реестре.
- Классификация – присвоение архивных номеров, определение категории доступа.
- Подготовка к хранению – консервация, упаковка в архивные коробки, маркировка.
- Размещение в архивных помещениях – согласно климатическим и охранным требованиям.
- Контроль и обслуживание – периодический осмотр, ремонт и замена изношенных материалов.
- Оцифрование и интеграция в ЕАРР (Единый архивный реестр) – создание цифровых копий и их привязка к физическим носителям.
Структура государственного архива
Организационная схема типичного государственного архива:
- Отдел приёма и регистрации документов
- Отдел классификации и описания
- Консервационный отдел
- Отдел цифровых технологий
- Отдел обеспечения безопасности
- Отдел обслуживания пользователей
Руководство архива
| Должность | ФИО | Контактный телефон |
|---|---|---|
| Главный архивариус | Иванов Сергей Петрович | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Заместитель главного архивариуса | Кузнецова Мария Владимировна | +7 (495) -23‑45‑68 |
| Начальник отдела цифровых технологий | Смирнов Алексей Николаевич | +7 (495) -23‑45‑69 |
Контактная информация
Официальный сайт: https://www.gosarchive.ru
Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов:
- Приёмная: +7 (495) -23‑45‑00
- Отдел регистрации: +7 (495) -23‑45‑01
- Отдел цифровых технологий: +7 (495) -23‑45‑02
Электронный адрес: info@gosarchive.ru
Личный кабинет пользователя: https://portal.gosarchive.ru (регистрация доступна после подтверждения личности)
Личный приём (приёмные часы)
Для получения консультаций, подачи документов и решения вопросов, связанных с архивным хранением, предусмотрён приёмный график:
| День недели | Время приёма | Ответственный сотрудник |
|---|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 | Иванов С. П. |
| Вторник | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 | Кузнецова М. В. |
| Среда | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 | Смирнов А. Н. |
| Четверг | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 | Иванов С. П. |
| Пятница | 09:00 – 12:00, 14:00 – 16:30 | Кузнецова М. В. |
| Суббота, Воскресенье | — (выходные) | — |
Отзывы пользователей
Ниже представлены анонимные отзывы, собранные через форму обратной связи на официальном сайте:
- А. Петров: «Очень благодарен за профессиональный подход к консервации старых документов. Сотрудники помогли оформить всё быстро и без лишних вопросов.»
- Е. Смирнова: «Горячая линия работает стабильно, но иногда приходится ждать в очереди более 10 минут. В целом, сервис на высоте.»
- В. Кузнецов: «Оцифровка прошла качественно, но хотелось бы более гибкого графика сдачи материалов.»
- И. Лебедева: «Личный кабинет удобный, но иногда возникают технические сбои при загрузке больших файлов. Техподдержка реагирует быстро.»
Как начать работу с архивом?
Для того чтобы разместить свои документы в государственном архиве, выполните следующие шаги:
- Подготовьте пакет документов (заявление, перечень материалов, копии удостоверений).
- Зайдите в личный кабинет на портале https://portal.gosarchive.ru и заполните онлайн‑заявку.
- Получите подтверждение о приёме заявки на указанный электронный адрес.
- Запишитесь на личный приём в удобный для вас день и время.
- Принесите оригиналы документов в приёмный зал архива, где они будут зарегистрированы и переданы в соответствующий отдел.
- Следите за статусом обработки через личный кабинет – система будет уведомлять о каждом этапе.
Эта статья предназначена для ознакомления с основными аспектами архивного хранения в государственном архиве. При необходимости уточнения деталей рекомендуется обращаться по указанным контактам.