Архивные справки – это официальные документы, подтверждающие наличие или отсутствие определённых сведений в государственных архивах. В Казахстане такие справки можно получить как в традиционном виде (через ЦОН, архивные отделения), так и онлайн через портал Электронного правительства Республики Казахстан (eGov). В статье подробно рассматривается, какие виды архивных справок существуют, как оформить запрос, какие сроки выдачи и какие контакты помогут быстро решить вопрос.

Что такое архивная справка?

В зависимости от цели обращения в архив могут выдать:

• Архивную справку – подтверждение наличия (или отсутствия) сведений о конкретном лице, событии или документе.
• Копию архивного документа – точную репродукцию оригинального акта, выданную в виде скан‑копии или бумажного документа.
• Выписку из архива – выдержку из реестра или каталога, содержащую нужные сведения.
• Мотивированный отказ – официальное объяснение, почему запрашиваемый документ не может быть предоставлен.

Справки востребованы при оформлении пенсии, подтверждении трудового стажа, решении наследственных вопросов, а также в генеалогических исследованиях.

Где можно получить архивную справку?

В Казахстане услуги по выдаче архивных справок предоставляются следующими органами:

1. Комитет по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры (КПСИСУ ГП) – основной поставщик справок по уголовным, административным и гражданским делам.
2. Архив Президента Республики Казахстан – справки, связанные с историческими документами высшего уровня.
3. Региональные архивы и отделы в ЦОН – справки по местным вопросам (трудовой стаж, документы о рождении, браке и т.п.).
4. Портал Электронного правительства (eGov) – возможность оформить запрос онлайн, получить электронный документ с подписью ЭЦП и избежать личного визита.

Образец заявления о выдаче архивной справки

Ниже приводится типовой образец заявления, который принимается в большинстве архивных учреждений и на портале eGov. При подаче онлайн в личный кабинет необходимо загрузить скан‑копию подписи и, при необходимости, копию удостоверения личности.

В _______________________
(наименование архивного учреждения)

От _______________________
(Ф.И.О. заявителя, ИИН/паспортные данные)

Заявление

Прошу выдать (выписку, копию) архивного документа (архивной справки) о наличии (отсутствии) сведений о:
- ФИО: ______________________________________
- Дата рождения: ____________________________
- Период действия: ___________________________
- Номер/наименование документа (если известен): ______________________

Основание запроса: __________________________ (например, оформление пенсии, наследственное дело, генеалогическое исследование).

Контактные данные заявителя:
- Телефон: _______________________________
- Электронная почта: ______________________
- Адрес: __________________________________

Приложения:
Копия удостоверения личности (паспорт, ИИН);
Доверенность (если запрос подаёт представитель);
Оплата госпошлины (при необходимости).
«____» __________ 2026 г. ______________________
(подпись заявителя)

Пошаговая инструкция подачи запроса онлайн через eGov

1. Регистрация в личном кабинете – перейдите на https://egov.kz/ru/services/archives и создайте учетную запись, если её ещё нет.
2. Выбор услуги – в каталоге услуг найдите пункт «Выдача архивных справок, копий архивных документов».
3. Заполнение формы – введите все требуемые данные (ФИО, ИИН, период, цель запроса). При необходимости загрузите скан‑копию паспорта и доверенности.
4. Оплата госпошлины – большинство запросов требуют оплату (обычно от 500 до 1500 тенге). Оплатить можно банковской картой или через электронный кошелёк.
5. Подтверждение ЭЦП – запрос будет подписан электронной цифровой подписью уполномоченного лица архивного учреждения.
6. Ожидание обработки – стандартный срок – 10‑15 рабочих дней. При необходимости можно отслеживать статус в личном кабинете.
7. Получение справки – готовый документ будет доступен в виде PDF‑файла для скачивания или отправлен на указанный e‑mail. При желании можно оформить бумажный вариант в ближайшем ЦОН.

Сроки и стоимость

Как получить справку в ЦОН (лично)

• Подготовьте оригиналы и копии паспорта, ИИН, а также доверенность, если запрос подаёт представитель.
• Заполните бумажный образец заявления (см. выше) и оплатите госпошлину в кассе.
• Сотрудник ЦОН передаст ваш запрос в соответствующий архив.
• Получите готовый документ в течение указанного срока (обычно 10‑15 дней).

Контактные данные для обращения

Ниже собраны все необходимые контакты, которые помогут быстро решить вопрос с запросом в архив.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, в каком архиве хранится нужный документ?

На портале eGov в разделе «Поиск в государственных архивах» можно ввести ФИО, ИИН и период. Система выдаст список архивов, где могут находиться соответствующие записи.

Можно ли получить архивную справку бесплатно?

Если запрос касается подтверждения отсутствия сведений (мотивированный отказ) – услуга бесплатна. За выдачу справки или копии документа взимается госпошлина.

Какие документы нужны для подачи запроса от имени представителя?

Необходимо предоставить доверенность (нотариально заверенную) и копию паспорта представителя. Оригиналы доверенности в архив не принимаются.

Можно ли получить справку в электронном виде с подписью ЭЦП?

Да. При оформлении через eGov документ подписывается электронной подписью уполномоченного лица и доступен в личном кабинете в формате PDF.

Что делать, если срок выдачи превысил указанный?

Свяжитесь с горячей линией 141 или отправьте запрос в archive@kz.gov.kz с указанием номера заявки. При необходимости можно подать жалобу в уполномоченный орган по защите прав потребителей.

Запрос в архив в Казахстане стал гораздо удобнее благодаря развитию электронных государственных услуг. Следуя образцу заявления и пошаговой инструкции, вы сможете получить необходимую архивную справку в течение двух‑трёх недель, не выходя из дома. При возникновении вопросов всегда можно воспользоваться горячей линией, написать на электронную почту или посетить личный приём в офисе.

Помните, что правильное оформление запроса и наличие всех требуемых документов ускоряют процесс и позволяют избежать лишних задержек.