Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Вопрос «Архив — это какой отдел?» часто возникает у граждан и сотрудников организаций, которым необходимо обратиться за документами, справками или уточнением хранимых дел. В структуре любого государственного органа, муниципального учреждения или крупной коммерческой организации архив, как правило, выделен в отдельный структурный подразделение.

Наименование может варьироваться в зависимости от ведомства и штатного расписания, но наиболее распространенные варианты:

Отдел архива и делопроизводства (наиболее частый вариант в госорганах);
Архивный отдел (сектор, группа);
Управление архивами и записями;
Служба документационного обеспечения (включающая архив);
Центральный архив организации.

Важно: Конкретное название отдела, его подчиненность (начальнику управления делами, заместителю руководителя и т.д.) и полномочия закрепляются в Уставе организации и Положении об архиве данного учреждения.

Описание функций архивного отдела

Архивный отдел, это специализированное подразделение, обеспечивающее формирование, учет, хранение, комплектование, опись и использование архивных документов организации. К основным задачам относятся:

Приемка документов от структурных подразделений по истечении сроков их хранения в делах (по номенклатуре).
Научно-обработка: систематизация, описание (составление описей), присвоение индексов делам.
Обеспечение сохранности: создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), защита от несанкционированного доступа.
Информационно-справочное обслуживание: выдача справок, копий документов, поиск сведений по запросам граждан и подразделений.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения по актам экспертизы стоимости и сроков хранения.
Передача документов в государственные архивы (областные, краевые, федеральные) по истечении установленных сроков (обычно 10 лет для дел постоянного хранения и 5–10 лет для временного).

Контакты для обращений

Поскольку «Архив», это обобщающее понятие, единых контактов не существует. Контакты конкретного архивного отдела зависят от организации, в состав которой он входит (Министерство, Администрация города, ЗАГС, Суды, Полиция, Компания, Университет и т.д.).

Где найти актуальные контакты:

На официальном сайте организации в разделе «Структура», «Подразделения», «Контакты» или «Обращения граждан».
В справочно-информационных системах (например, «Госуслуги», сайты профильных министерств).
По единому справочному телефону организации (телефону приемной/колл-центра) с уточнением: «Соедините, пожалуйста, с архивным отделом (отделом архива и делопроизводства)».

Официальный сайт

Официальный сайт архивного отдела, как правило, является частью сайта вышестоящей организации.

Примеры путей навигации:

Организация → Структура → Отдел архива и делопроизводства
Организация → Контакты → Подразделения
Организация → Деятельность → Документооборот / Архивное дело

На странице подразделения обычно публикуются: нормативные акты (Положение об архиве), номенклатура дел, реквизиты для запросов, образцы заявлений.

Горячая линия

Специализированная «горячая линия» именно архивного отдела встречается редко. Обычно вопросы архивного дела рассматриваются в рамках:

Горячей линии вышестоящей организации (министерства, администрации).
Горячей линии Росархива (для вопросов государственных архивов): +7 (495) -37-37-37 (справочно).
Единого номера госуслуг: 115 (для вопросов предоставления государственных услуг, включая архивные справки).

Номера телефонов

Шаблон для поиска:

Подразделение	Типовый номер (пример)	Режим работы (пример)
Начальник архивного отдела	+7 (XXX) XXX-XX-XX (доб. XXX)	Понедельник–Пятница 09:00–18:00
Справочно-информационное бюро / Приемная архива	+7 (XXX) XXX-XX-XX	Понедельник–Пятница 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00)
Читальный зал / Выдача документов	+7 (XXX) XXX-XX-XX	По графику приема посетителей

Уточните актуальные номера на сайте конкретной организации!

Электронный адрес (E-mail)

Обращения в архивный отдел лучше всего направлять на официальный электронный адрес организации с пометкой «Для архивного отдела» или «Архив» в теме письма.

Типовые форматы адресов:

archive@organization.gov.ru
arxiv@organization.ru
doc@organization.ru (общий для делопроизводства и архива)
Через форму обратной связи на сайте (раздел «Написать в архив» / «Электронная приемная»).

Что указывать в письме: ФИО, контактный телефон, суть запроса (какой документ иском, за какой период, цель получения), скан паспорта/доверенности (если требуется).

Личный кабинет

Прямой доступ в «Личный кабинет архива» у граждан обычно отсутствует. Взаимодействие строится через:

Единый портал госуслуг (Госуслуги / Региональный портал): раздел «Услуги» → «Культура, спорт, досуг» → «Архивные услуги» (получение справок, копий документов).
Личный кабинет на сайте организации (если предусмотрен для отслеживания статуса обращения/заявки).
Систему ЭДО (Электронный документооборот), для сотрудников организации (внутренний доступ к архивной базе).

Личный прием граждан

Личный прием в архивном отделе организуется в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и локальными актами организации.

Порядок приема:

Предварительная запись: часто обязательна (по телефону, через сайт, на портале Госуслуг).
Документы для визита: Паспорт гражданина РФ (или иное удостоверяющее личность документ), доверенность (если действует представитель), документы, подтверждающие родственные связи (для ЗАГС/исторических архивов), заявление (можно написать на месте по образцу);
Место приема: Обычно, читальный зал, приемная архива или специально отведенное кабинет.

График приема посетителей (Примерный типовый)

Внимание: График устанавливается локальным актом конкретной организации. Ниже приведен типовой пример.

День недели	Часы приема	Примечание
Понедельник	09:00 – 13:00	Прием по предварительной записи
Вторник	14:00 – 18:00	Консультации по телефону / выдача готовых справок
Среда	09:00 – 13:00	Прием по предварительной записи
Четверг	14:00 – 17:00	Работа с запросами организаций
Пятница	09:00 – 12:00	Выдача готовых документов, краткие консультации
Суббота, Воскресенье	—	Выходные дни

Санитарный день: Часто последний четверг/пятница квартала (архив закрыт для посетителей).

Структура отдела (Внутренние отделы/Сектора)

В крупных архивных отделах выделяют внутренние структурные единицы:

Сектор приемки и регистрации документов (входной контроль, акты приема-передачи).
Сектор научной обработки и описания (систематизация, составление описей, внесение в АИС «Архив»).
Сектор хранения и обеспечения сохранности (работа в фондах, контроль микроклимата, пожаробезопасность, переплетка).
Сектор использования и информационно-справочного обслуживания (работа в читальном зале, ответы на запросы, оцифровка, выдача копий).
Сектор экспертизы документов (подготовка актов экспертизы стоимости и сроков хранения).
Сектор электронного архива / оцифровки (сканирование, ведение ЭАРХ, электронное делопроизводство).

Руководство архивного отдела

Состав руководства утверждается приказом руководителя организации.

Начальник архивного отдела (Начальник отдела архива и делопроизводства) — несет персональную ответственность за состояние дел, соблюдение сроков хранения, законность доступа к сведениям ограниченного доступа.
Заместитель начальника отдела (по научной обработке / по хранению / по использованию) — в крупных архивах.
Старший архивист / Главный архивист — ведущие специалисты по фондам.

ФИО руководителей публикуются на сайте организации в карточке подразделения.

Отзывы о работе архивного отдела

Отзывы граждан и сотрудников организации формируют представление о качестве архивной службы. Основные критерии оценки:

Позитивные аспекты (часто упоминаемые):

Компетентность архивистов, умение находить документы в сложных фондах.
Наличие электронных баз данных/описаний, ускоряющих поиск.
Вежливый прием, помощь в заполнении заявлений.
Соблюдение законных сроков выдачи справок (обычно до 30 дней по 59-ФЗ, часто быстрее).
Возможность заказать справку через Госуслуги без визита.

Типроблемные моменты (на что жалуются):

Долгое ожидание ответа на письменный запрос (просрочка сроков 59-ФЗ).
Неудобный график приема (узкое окно, отсутствие вечерних/субботних часов).
Сложность дозвониться по телефону справочного бюро.
Отсутствие удаленного доступа к описям (необходимость личного визита для предварительного поиска).
Плохое состояние помещений читального зала (в старых фондах).

Где оставить отзыв:

На сайте организации в разделе «Оценка качества услуг» / «Обратная связь».
На портале Госуслуг (после получения услуги).
В «Народном контроле» / «Рейтинге доступности» ведомства.
Прямо в Книге отзывов и предложений в приемной архива.

Резюме: как найти «свой» архивный отдел

Если вы ищете конкретный архив, действуйте по алгоритму:

Определите, какой организации принадлежал нужный документ (Работа, архив предприятия; ЗАГС — архив ЗАГС/областной архив; Суды — архив суда; Военная служба — военный архив/подархив и т.д.).
Зайдите на официальный сайт этой организации.
Найдите раздел «Структура» → «Отдел архива и делопроизводства» (или аналогичный).
Скопируйте телефон, e-mail, адрес и график приема оттуда.
При необходимости запишитесь на прием через Госуслуги или по телефону.

Помните: Архивный отдел — это закрытое подразделение (фонды являются секретными/ограниченного доступа). Вход в фондовые помещения посторонним лицам запрещен. Работа с документами ведется только в читальном зале или путем выдачи заверенных копий/справок.