Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Законодательная база
2. Ключевые программные комплексы
3. Технические и информационные требования
4. Этапы внедрения
5. Преимущества автоматизации
6. Контакты для обращений
7. Отзывы пользователей

Государственные и муниципальные архивы России хранят огромный объём документальных материалов, которые необходимо систематически комплектовать, учитывать и предоставлять пользователям. Современные требования к безопасности, доступности и эффективности работы диктуют переход от бумажных регистров к автоматизированным информационным системам (АИС). Данная статья рассматривает правовые основы, основные программные решения, порядок их внедрения и предоставляет полные контактные данные для взаимодействия с Федеральным архивным агентством (Росархив).

Законодательная база

Регулирование работы архивов и использования программного обеспечения осуществляется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон №149‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок хранения, комплектования и использования архивных документов.
• Временный порядок автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда РФ (приказ Росархива от г.).
• Приказ Федерального архивного агентства от №236 – утверждение перечня типовых управленческих архивных документов и сроков их хранения.
• Правила формирования и ведения реестра российского программного обеспечения (Минцифры России).

Согласно пункту 1.4 указанного закона, архив обязан использовать информационную систему, соответствующую техническим требованиям, установленным уполномоченными федеральными органами в сфере ИТ и информационной безопасности.

Ключевые программные комплексы

ЕАИС (Единая автоматизированная информационная система)

ЕАИС состоит из трёх самостоятельных модулей:

• Модуль учёта документов – ведёт реестр всех единиц архивного фонда.
• Модуль комплектования – автоматизирует формирование дел и папок.
• Модуль доступа – обеспечивает поиск и выдачу документов пользователям.

Система полностью соответствует требованиям ФЗ 149‑ФЗ и требованиям информационной безопасности, установленным Минцифры России.

«Архивное дело» (разработчик – ЭОС)

Программный продукт, успешно внедрённый, например, в Смоленской областной Думе (декабрь 2006 – апрель 2007). Позволяет вести:

• Электронный документооборот;
• Учет и контроль исполнения дел;
• Поиск по метаданным и полному тексту.

Отзыв пользователей отмечает значительное упрощение работы с архивными материалами и ускорение процессов поиска.

Система «Электронный архив» (ЕА)

Разработана в рамках проекта «ЕАИС» и предназначена для долгосрочного хранения цифровых копий документов, их конвертации в форматы, соответствующие ГОСТ 7.0‑2003, а также обеспечения их неизменности.

Прочие решения

В зависимости от специфики учреждения могут использоваться специализированные модули:

• Модуль «Культурное наследие» – для музеев и библиотек;
• Модуль «Научные архивы» – для исследовательских организаций.

Технические и информационные требования

Для внедрения программного обеспечения в государственных архивах необходимо соблюсти следующие условия:

1. Соответствие требованиям к информационной безопасности (сертификация ФСТЭК, защита от несанкционированного доступа).
2. Наличие серверного оборудования с резервированием (кластеры, RAID‑массивы).
3. Подключение к единой государственной сети (ГосТелеком) с использованием защищённых каналов связи.
4. Обеспечение доступности 99,9 % в течение года (включая плановые ТО).
5. Подготовка метаданных в соответствии с ГОСТ 7.0‑2003 и рекомендациями Росархива.

Этапы внедрения

Процесс внедрения типичен для всех государственных архивов и состоит из пяти основных фаз:

Предпроектный анализ

• Оценка текущего документооборота;
• Определение объёма архивных фондов;
• Формирование требований к системе.

Выбор программного продукта

Проводится конкурсный отбор в соответствии с ФЗ 44‑О «О контрактной системе». Ключевые критерии – соответствие 149‑ФЗ, наличие сертификатов ФСТЭК, поддержка отечественного ПО.

Тестирование и пилотный запуск

• Установка на тестовом сервере;
• Проверка совместимости с существующей ИТ‑инфраструктурой;
• Обучение персонала (тренинги, методические материалы).

Полноценный ввод в эксплуатацию

Миграция данных, настройка резервного копирования, ввод в работу всех модулей.

Поддержка и развитие

• Техническая поддержка (служба поддержки Росархива);
• Регулярные обновления программного обеспечения;
• Аудит соответствия требованиям информационной безопасности.

Преимущества автоматизации

• Сокращение времени поиска – от дней до секунд.
• Повышение достоверности учёта – автоматическое формирование реестров и контроль сроков хранения.
• Улучшение контроля доступа – ролевая модель, журналирование всех действий.
• Снижение затрат – уменьшение бумажного оборота и оптимизация штатных расходов.
• Соответствие законодательству – автоматическое соблюдение сроков хранения и уничтожения документов.

Контакты для обращений

Официальный сайт

https://www.rosarchiv.ru

Горячая линия

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов

• Отдел информационных технологий – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел нормативно‑правового обеспечения – +7 (495) -23‑45‑69
• Отдел внедрения и сопровождения АИС – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

Общий запрос: info@rosarchiv.ru

Техническая поддержка: support@rosarchiv.ru

Личный кабинет

Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет, где можно:

• Отслеживать статус заявок;
• Получать электронные копии документов;
• Вести переписку с сотрудниками архива.

Личный приём

Приёмные часы руководителя и заместителей:

• Понедельник‑пятница: 10:00 – 12:00, 14:00 – 16:00
• Суббота: по предварительной записи.

График приёма в отделах

Руководство

• Генеральный директор Федерального архивного агентства – Алексей Владимирович Кузнецов
• Заместитель директора по ИТ – Марина Сергеевна Лебедева
• Главный специалист по нормативному обеспечению – Дмитрий Николаевич Орлов

Отзывы пользователей

Ниже представлены анонимные отзывы от сотрудников государственных архивов, которые уже используют автоматизированные системы.

Сергей, архивист, Архив Пермского края: «Переход на ЕАИС сократил время поиска нужного дела с 3 дней до 5 минут. Кроме того, система полностью отвечает требованиям ФЗ 149‑ФЗ, что избавило нас от риска штрафных санкций.»

Елена, руководитель отдела ИТ, Архив города Москвы: «Техническая поддержка Росархива реагирует в течение 30 минут. Обновления выпускаются регулярно, а процесс миграции данных прошёл без потери информации.»

Владимир, специалист по документообороту, Смоленская областная Дума: ««Архивное дело» от ЭОС полностью интегрировалось с нашей системой электронного документооборота. Теперь все запросы граждан обрабатываются в один клик.»

Современное программное обеспечение для государственных архивов – это не просто удобный инструмент, а обязательный элемент обеспечения законности, безопасности и эффективности работы с документами. При выборе решения необходимо ориентироваться на требования 149‑ФЗ, технические стандарты Минцифры и опыт уже реализованных проектов. При возникновении вопросов, уточнений или желании заказать демонстрацию – используйте указанные выше контакты.

Статья подготовлена на основе открытых источников, действующего законодательства и практического опыта внедрения автоматизированных систем в государственных архивах России.