Обложка дела – это первый лист (лицевая сторона) делопроизводственного документа, который
передаётся в архив․ На ней фиксируются основные реквизиты, позволяющие быстро идентифицировать дело,
определить сроки хранения и обеспечить учёт в архивных описях․

Нормативные документы, регламентирующие оформление обложки

• Приказ Минкультуры России от № 126 «Об утверждении Положения о порядке
  формирования, учёта и хранения дел в государственных архивах»․
• Приложение 11 к пункту 3․6․18 Положения о делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
  (см․ Consultant․ru)․
• Приложение № 28 к Правилам архивного делопроизводства (пример формы – archiv․nobl․ru)․

Структура бланка обложки дела

Ниже перечислены типовые реквизиты, которые присутствуют в большинстве образцов (например,
в шаблоне с сайта delo‑press․ru)․

Код гос․ архива	______
Код организации	______
Ф․ N (Фонд)	________________
Оп․ N (Опись)	________________
Дело N	________________
Том N	________________
Наименование архивного учреждения	________________
Наименование организации и подразделения	________________
дела	________________
Дата (крайние даты) дела	Начато: __․__․____   Окончено: __․__․____
Количество листов в деле	______ листов
Срок хранения	Хранить ___ лет / Хранить постоянно
Архивный шифр	Оп․ № ___‑____

Как правильно заполнять обложку дела

Шаг 1․ Указать коды архива и организации

Код государственного архива присваивается архивом‑приёмником (например, 01‑02‑03)․ Код организации
указывается в соответствии с её уставным номером в реестре․

Шаг 2․ Заполнить реквизиты фонда и описи

Если дело будет храниться в вертикальном виде, указываются только номер фонда (Ф․) и номер описи
(Оп․)․ При горизонтальном хранении дополнительно указываются координаты шифра в правом верхнем углу․

Шаг 3․ Прописать номер дела и тома

Номер дела – порядковый номер в описи․ Если дело состоит из нескольких томов, каждый том получает
свой номер (Том 1, Том 2 …)․

Шаг 4․ Оформить и даты

• – краткое название, отражающее содержание (например, «Отчёт о проведении аудита 2023‑2024»)․
• Крайние даты указываются в формате ДД․ММ․ГГГГ․ При отсутствии точных дат используют квадратные
  скобки: [Не ранее ]․

Шаг 5․ Указать количество листов

Подсчитывается общее количество листов, включённых в дело (не учитывается лист‑заверитель)․

Шаг 6․ Определить срок хранения

Согласно номенклатуре дел организации указывается «Хранить ___ лет» или «Хранить постоянно»․

Шаг 7․ Присвоить временный архивный шифр

Временный шифр (например, Оп․ № 3‑2019) ставится мягким графитовым карандашом в левый нижний угол․
После приёмки в архиву ему присваивается окончательный шифр (Ф․ № 33, Оп․ № 12‑2026, Дело № 45)․

Примеры заполнения

Пример 1․ Дело постоянного хранения

Код гос․ архива: 02‑01‑001
Код организации: 12345678
Ф․ N: 12
Оп․ N: 7
Дело N: 45
Том N: 1
Наименование архивного учреждения: Государственный архив Псковской области
Наименование организации: ОАО «Псковэнерго», отдел кадров
 дела: Личное дело № 45 (Иванов Иван Иванович)
Дата (крайние даты) дела: Начато:    Окончено: 
Количество листов в деле: 312 листов
Срок хранения: Хранить постоянно
Архивный шифр: Оп․ № 7‑2022

Пример 2․ Дело временного (5 лет) хранения

Код гос․ архива: 03‑02‑004
Код организации: 87654321
Ф; N: 5
Оп․ N: 3
Дело N: 108
Том N: 2
Наименование архивного учреждения: Региональный архив Самарской области
Наименование организации: ООО «Самарский Транспорт», бухгалтерия
 дела: Отчёт о финансовой деятельности 2019‑2020
Дата (крайние даты) дела: Начато:    Окончено: 
Количество листов в деле: 84 листа
Срок хранения: Хранить 5 лет
Архивный шифр: Оп․ № 3‑2020

Где скачать готовый шаблон

Самый удобный способ – скачать готовый Word‑шаблон с сайта delo‑press․ru․
Нажмите кнопку «Скачать образец заполнения в Word», откройте файл, замените шаблонные данные
на свои и распечатайте․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать электронную форму обложки? Да, если ваш архив принимает электронные
   документы в формате PDF/A‑1b․ При этом все реквизиты должны быть заполнены в том же порядке․
2. Что делать, если в деле несколько томов? На каждой обложке тома указываются свои
   «Крайние даты», «Количество листов» и «Том N»․ Общий шифр остаётся одинаковым․
3. Куда ставить шифр, если дело хранится вертикально? Шифр размещается в левом нижнем углу
   лицевой стороны обложки и в правом верхнем углу (при горизонтальном способе);
4. Как оформить даты, если точные даты неизвестны? Даты берутся в квадратных скобках
   с указанием «Не ранее» / «Не позднее» (см․ пример в пункте 4)․

Контакты для обращения

Официальный сайт

https://archiv․nobl․ru/

Горячая линия

Тел․: +7 (831) -33‑53‑55 (приёмная Комитета по делам архивов Нижегородской области)

Номера телефонов

• Приёмная: +7 (831) -33‑53‑55
• Техническая поддержка сайта: +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел делопроизводства: +7 (831) -33‑55‑01

Электронный адрес

info@archiv-nobl․ru

Личный кабинет

Для доступа к электронным формам обложек и онлайн‑регистрам используйте
личный кабинет (логин/пароль выдаются при регистрации)․

Личный приём

Приёмные часы: Пн‑Пт — 09:00‑12:00, 13:30‑17:00

График приёма

Приёмная открыта в рабочие дни, кроме государственных праздников․

Отделы

• Отдел архивного дела и описей
• Отдел цифровой трансформации архивов
• Отдел кадров и документооборота

Руководство

• Глава Комитета – Иванов Сергей Петрович, телефон: +7 (831) -33‑53‑00
• Заместитель главы – Петрова Анна Владимировна, телефон: +7 (831) -33‑53‑01

Отзывы

«Очень удобно, что на сайте есть готовый шаблон в Word․ Сэкономило часы работы!» – Ольга К․, специалист по архивному делу․

«Служба поддержки быстро ответила на вопрос о формате дат․ Спасибо!» – Дмитрий С․, бухгалтер․

Оформление обложки дела для архива – обязательный этап передачи документов в архивную
систему․ Правильное заполнение всех реквизитов гарантирует:

• быструю идентификацию дела в архивных описях;
• соответствие нормативным требованиям;
• контроль за сроками хранения и возможность автоматизации учёта․

Скачайте шаблон, заполните его согласно рекомендациям, распечатайте и передайте в архив․
При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – специалисты помогут
разъяснить детали и проверят корректность заполнения․