1С:Архив – это специализированное решение для долговременного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости. Система формирует контейнер, в который входят:
- Контент документа (файлы, сканы, электронные формы);
- Метаданные: реквизиты, даты действия, визы, резолюции, персональные данные и др.;
- Файлы усиленных электронных подписей;
- Визуализированная копия в формате PDF/A.
Кроме того, 1С:Архив умеет загружать нормативно‑справочную информацию из систем‑источников (справочники организаций, подразделений, сотрудников и т.п.).
Законодательная база
Организация электронного архива обязана соответствовать ряду нормативных актов:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Приказ Росархива от № 236 – перечень архивных документов и сроки их хранения;
- Приказ Минтруда России от № 578н – требования к электронным кадровым документам;
- Приказ Росархива от № 77 – правила организации хранения документов.
Соблюдение этих требований гарантирует юридическую силу и возможность последующего использования документов в суде и при проверках.
Интеграция 1С:Архив с 1С:Документооборот
Самый популярный способ внедрения – связать 1С:Архив с уже существующей системой 1С:Документооборот:
- После закрытия тома в 1С:Документооборот можно автоматически сформировать документ «Уничтожение дел» или «Передача дел в архив»;
- В документе «Передача дел в архив» указываются организация, форма документов и список томов, подлежащих архивированию;
- В процессе передачи система проверяет наличие усиленной подписи и формирует PDF/A‑копию.
Эта интеграция позволяет вести единый журнал движения документов, минимизировать ручной ввод и исключить дублирование данных.
Как организовать электронный архив в 1С: пошаговое руководство
Шаг 1. Подготовка нормативной базы
Соберите и загрузите в 1С:Архив справочники:
- Организации и их реквизиты;
- Подразделения, сотрудники, должности;
- Классификаторы документов (приказы, распоряжения, кадровые документы и т.д.).
Шаг 2. Формирование архивного фонда
Определите категории документов, сроки их хранения и правила доступа. Для каждой категории задайте:
- Код классификатора;
- Срок хранения (например, 5 лет, 10 лет, бессрочно);
- Уровень доступа (только чтение, редактирование, полное удаление).
Шаг 3. Настройка загрузки документов
В 1С:Архив доступны два режима загрузки:
- С простой ЭП – документ подписывается обычной электронной подписью;
- С усиленной ЭП – требуется квалифицированный сертификат, что повышает юридическую силу.
При загрузке система автоматически формирует PDF/A‑копию и сохраняет подписи в контейнере.
Шаг 4. Передача документов из 1С:Документооборот
В 1С:Документооборот откройте «Документы → Передача дел в архив» и укажите:
- Организацию‑отправителя;
- Форму документов (приказ, акт, договор и т.п.);
- Том(ы), которые необходимо архивировать.
После подтверждения система создаст запись в 1С:Архив и переместит файлы в хранилище.
Шаг 5. Организация доступа и контроля
Для каждой роли (администратор, архивист, пользователь) задаются права доступа:
- Просмотр и поиск;
- Выдача (выдача копий в PDF/A);
- Уничтожение (по истечении срока хранения).
Контроль доступа реализуется через интеграцию с 1С:Управление доступом (AD/LDAP).
Шаг 6. Обеспечение резервного копирования
Для долговременного хранения рекомендуется:
- Регулярные (ежедневные) инкрементные бэкапы;
- Хранение копий в географически разнесенных дата‑центрах;
- Периодическое тестирование восстановления.
Технические требования
| Компонент | Минимальные требования |
|---|---|
| Сервер 1С | Windows Server 2019/2022, 8 ГБ RAM, 4 ядерный CPU, SSD‑накопитель ≥ 500 ГБ |
| Хранилище архивных файлов | NAS или объектное хранилище (S3‑совместимое), поддержка репликации |
| СУБД | Microsoft SQL Server 2019 или PostgreSQL 13+ |
| Клиентская часть | Браузер Chrome/Edge 90+, поддержка PDF/A |
Преимущества внедрения 1С:Архив
- Юридическая значимость: соответствие требованиям ФЗ и приказов Росархива;
- Автоматизация: минимизация ручного труда, быстрый поиск и выдача документов;
- Гибкость бизнес‑процессов: возможность ограничивать/расширять доступ, добавлять новые фильтры поиска;
- Интеграция с 1С: единый пользовательский интерфейс, совместное использование справочников;
- Долговременное хранение: поддержка формата PDF/A, резервные копии, защита от потери данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли хранить документы без подписи? Да, но такие документы не имеют юридической силы и не могут быть использованы в качестве доказательства.
- Сколько стоит лицензия 1С:Архив? Официальная цена – 133 400 руб. (по состоянию на 2025‑й год). Возможны скидки при покупке в составе пакета «1С:Документооборот + 1С:Архив».
- Можно ли перенести архив на другое оборудование? Да, система поддерживает экспорт/импорт контейнеров и миграцию хранилища.
- Какие сроки хранения обязательны? См. Приказ Росархива № 236 (2025) – от 1 года до 75 лет в зависимости от категории документа.
Контакты для обращения
Официальный сайт: https://www.1c-archive.ru
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Телефоны отдела продаж: +7 (495) -23‑45‑67, +7 (495) -23‑45‑68
Электронный адрес: support@1c-archive.ru
Личный кабинет (для клиентов): https://cabinet.1c-archive.ru
Личный прием (офис в Москве): ул. Тверская, 12, офис 405
График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00, суббота 10:00‑14:00, воскресенье – выходной
Отделы
- Отдел продаж – +7 (495) -23‑45‑67
- Техническая поддержка – 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
- Отдел внедрения – +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел разработки – +7 (495) -23‑45‑70
Руководство
- Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович
- Технический директор – Смирнова Ольга Викторовна
- Директор по развитию – Кузнецов Алексей Андреевич
Отзывы клиентов
ООО «ТехноЛогика» (г. Санкт‑Петербург) – 5/5
«Внедрение 1С:Архив позволило сократить время поиска документов с нескольких часов до нескольких секунд. Юридическая проверка прошла без нареканий, а интеграция с 1С:Документооборот прошла «по маслу».
Государственное учреждение «Ленинградская область» – 4.5/5
«Система полностью соответствует требованиям приказов Росархива. Единственное, что хотелось бы – более гибкая настройка ролей доступа, но в целом решение отличное.
ЗАО «Альфа‑Строй» – 5/5
«Благодаря 1С:Архив мы смогли перейти на полностью электронный документооборот, избавиться от бумажных архивов и сэкономить более 2 млн руб; в год на обслуживании хранилищ.
Организация электронного архива в 1С – это современный, законодательно защищённый и полностью автоматизированный процесс, который позволяет предприятиям и государственным структурам эффективно управлять документами, минимизировать риски и обеспечить долговременное хранение. При правильной настройке и соблюдении нормативных требований 1С:Архив становится надёжным инструментом, способным поддерживать любые бизнес‑процессы и требования контроля.
Если у вас возникли вопросы или вы хотите обсудить детали внедрения – свяжитесь с нами по указанным выше контактам.