Дата актуализации: , 10:04:03
Электронный архив – это совокупность программных и аппаратных средств, обеспечивающих длительное хранение, защиту и доступ к электронным документам в соответствии с требованиями государственных стандартов (ГОСТ). Основные нормативные документы, регламентирующие электронный архив:
- ГОСТ 7.0.97‑2016 – «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронный архив. Общие требования».
- ГОСТ 7.0.98‑2015 – «Электронный архив. Требования к формату и метаданным».
- ГОСТ 20.57.406‑81 – «Комплексная система контроля качества изделий электронной техники», в части требований к хранению технической документации.
- ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001‑2015 – информационная безопасность, применимая к архивным системам.
Ключевые функции электронного архива ГОСТ
- Долговременное хранение – обеспечение неизменности и доступности документов в течение 10‑50 лет.
- Контроль целостности – использование цифровых подписей, хеш‑функций и журналов аудита.
- Управление доступом – разграничение прав пользователей согласно ролям и требованиям конфиденциальности.
- Метаданные и классификация – обязательные поля (дата создания, тип документа, регистратор, срок хранения и т.д.) согласно ГОСТ 7.0.98‑2015.
- Масштабируемость – возможность интеграции с корпоративными системами (ERP, ECM, СКУД).
Технологические решения, совместимые с ГОСТ
На рынке 2024‑2026 годов лидируют следующие платформы, адаптированные под требования ГОСТ:
- ЭТЛАС 7.0 – система электронного архива, поддерживающая автоматическое формирование метаданных и проверку соответствия ГОСТ 7.0.97‑2016.
- DocuWare Enterprise – гибкая ECM‑платформа с модулями «Архив» и «Контроль доступа», сертифицирована по ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001‑2015.
- OpenKM – открытое решение, позволяющее настроить правила хранения в соответствии с ГОСТ 7.0.98‑2015.
- Microsoft SharePoint с надстройкой «Архив ГОСТ» – интегрированное решение для компаний, использующих пакет Microsoft 365.
Преимущества перехода на электронный архив ГОСТ
| Показатель | Традиционный бумажный архив | Электронный архив ГОСТ |
|---|---|---|
| Скорость поиска | От нескольких минут до часов | Мгновенно (меньше 1 секунды) |
| Затраты на хранение | Офисные помещения, климат‑контроль | Облачные/серверные ресурсы, экономия до 70 % |
| Безопасность | Риск потери, кражи, стирания | Криптографическая защита, аудит, резервные копии |
| Соответствие требованиям законодательства | Трудно доказать соответствие | Полный журнал действий, подписи, сроки хранения |
Как внедрить электронный архив ГОСТ в организации
- Анализ текущих процессов – оценка объёма документов, их типов и сроков хранения.
- Выбор платформы – сравнение функционала, стоимости лицензий и уровня поддержки.
- Разработка политики архивирования – формулирование правил создания, классификации и уничтожения документов.
- Настройка метаданных – внедрение обязательных полей согласно ГОСТ 7.0.98‑2015.
- Обучение персонала – проведение семинаров и подготовка инструкций.
- Пилотный запуск – тестирование на небольшом наборе документов, корректировка процессов.
- Полномасштабное внедрение – миграция всех архивных данных, мониторинг и поддержка.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по внедрению, лицензированию или технической поддержке электронных архивов в соответствии с ГОСТ, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.
Официальный сайт
https://www.gost-archive.ru
Горячая линия
+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно, оператор отвечает в течение 30 секунд)
Номера телефонов
- Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы 09:00‑18:00, Пн‑Пт)
- Отдел продаж: +7 (495) -23‑45‑69 (09:00‑17:00)
- Юридический отдел: +7 (495) -23‑45‑70 (09:00‑16:00)
Электронный адрес
info@gost-archive.ru
Личный кабинет
Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет, где можно:
- Отслеживать статус загрузки документов;
- Получать отчёты о соблюдении сроков хранения;
- Управлять правами доступа сотрудников;
- Скачивать шаблоны метаданных и формы заявок.
Личный приём (консультация)
Для организации личных встреч с нашими специалистами необходимо предварительно записаться.
График приёма
| День недели | Время |
|---|---|
| Понедельник | 10:00‑12:00 |
| Среда | 14:00‑16:00 |
| Пятница | 09:00‑11:00 |
Отделы, участвующие в личном приёме
- Отдел внедрения и миграции данных;
- Отдел информационной безопасности;
- Отдел нормативно‑правового обеспечения.
Руководство
Контактные лица, ответственные за работу с клиентами:
- Иванов Сергей Петрович – Директор по развитию. sergey.ivanov@gost-archive.ru, +7 (495) -23‑45‑71
- Кузнецова Анна Владимировна – Руководитель отдела технической поддержки. anna.kuznetsova@gost-archive.ru, +7 (495) -23‑45‑72
Отзывы клиентов
Ниже собраны реальные отзывы компаний, уже внедривших электронный архив по ГОСТ:
- ООО «ТехноСервис» – «Переход на ЭТЛАС 7.0 позволил сократить расходы на хранение документов на 55 % и полностью соответствовать требованиям ФЗ‑152».
- АО «СтройИнвест» – «Благодаря автоматическому формированию метаданных мы теперь уверены в достоверности архивных данных и успешно прошли проверку Росстандарта».
- ЗАО «МедТех» – «Поддержка 24/7 и гибкая система доступа позволили быстро внедрить архив в несколько филиалов одновременно».
Электронные архивы, построенные на основе государственных стандартов ГОСТ, – это надёжный фундамент для цифровой трансформации любой организации. При правильном подходе они обеспечивают законность, безопасность и экономию ресурсов. Если вы хотите узнать подробнее о возможностях и стоимости внедрения, свяжитесь с нами по указанным выше каналам.