Опись фондов – это систематизированный перечень всех документов, хранящихся в архиве,
оформленный в соответствии с нормативными требованиями (приказами Министерства культуры РФ,
ГОСТами и региональными нормативными актами). Опись позволяет быстро находить нужный материал,
контролировать его сохранность и планировать работу с архивными фондами.
Структура и классификация фондов
В Архиве Смоленской области фонды делятся по нескольким признакам:
- По типу источника: государственные, муниципальные, частные, церковные.
- По хронологическому принципу: фонды XIX‑вв. века, фонды XX‑вв. века.
- По тематическому признаку: военная история, экономическая деятельность, культура и образование, судопроизводство и др.
- По уровню доступа: открытые, ограниченные, закрытые.
Методика составления описи
Составление описи фондов проводится в несколько этапов:
- Инвентаризация: физический осмотр документов, их классификация и маркировка.
- Регистрация в электронном каталоге: ввод сведений в информационную систему «Электронный архив Смоленской области».
- Оформление бумажного документа: заполнение формы Ф-107 «Опись фондов» (по образцу, утверждённому Министерством культуры);
- Контроль качества: проверка соответствия заполненной описи нормативным требованиям и подпись ответственного архивариуса.
Контакты для обращений
| Тип контакта | Сведения |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive-smolensk.ru |
| Горячая линия | +7 (4812) -5‑44‑33 (круглосуточно) |
| Номера телефонов |
|
| Электронный адрес | info@archive-smolensk.ru |
| Личный кабинет (для исследователей) | https://archive-smolensk.ru/login Регистрация открыта для всех желающих с указанием удостоверения личности. |
| Личный приём (директор архива) | Директор: Иванов Сергей Петрович Приём: по предварительной записи. |
| График приёма |
|
| Отделы |
|
| Руководство | Директор архива: Иванов Сергей Петрович |
| Отзывы | «Очень удобный электронный каталог, нашёл нужный документ за 5 минут. Спасибо сотрудникам за профессионализм!» – А. Смирнов, исследователь. «Служба поддержки быстро ответила на запрос по копированию материалов. Рекомендую всем, кто работает с региональными архивами.» – Н. Кузнецова, учитель истории. |
Как пользоваться описью фондов?
1. Войдите в личный кабинет на официальном сайте.
2. Выберите интересующий вас раздел (по периоду, теме, типу источника).
3. Откройте опись фонда – в ней указаны шифр, название, количество единиц, срок хранения и уровень доступа.
4. При необходимости оформите запрос на просмотр через форму «Заявка на доступ к документам».
5. Получите подтверждение и согласуйте время посещения с отделом приёма.
Полезные ссылки
- Список всех фондов (онлайн)
- Правила пользования архивом
- Бланк Ф‑107 «Опись фондов» (скачать)
- Часто задаваемые вопросы
Опись фондов Архива Смоленской области – это фундаментальный инструмент, обеспечивающий
доступность, сохранность и систематизацию исторических документов региона. Правильное
использование описи позволяет исследователям, педагогам и всем интересующимся быстро находить
нужные материалы, а также способствует эффективному управлению архивными ресурсами.