Центральный архив Министерства обороны (Являющийся одним из крупнейших архивов страны) хранит документы, касающиеся военной, исторической и государственнической деятельности Беларуси. Если вам необходимо запросить сведения, копии документов или уточнить статус хранения, лучше всего использовать электронный канал обращения. Ниже приведено пошаговое руководство по подготовке и отправке электронного обращения.

Что такое электронное обращение к архиву?

Электронное обращение – это официальная заявка, отправляемая в формате электронного письма (или через форму на сайте), которая содержит формальные сведения о запрашивающем и цели запроса. Такой способ ускоряет обработку заявлений и позволяет учитывать требования закона о доступе к архивным материалам.

Полезно знать: Закон Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. о праве на доступ к документам государственного сектора предусматривает возможность обращения в архивы через электронные средства.

Где отправлять обращение?

Для Центрального архива Министерства обороны:

• Почтовый адрес: Минск, улица Кулешова, 1А (квартира 1, 2, 3).
• Телефон: +375 17 285-10-05 (рабочий день 9:00 – 18:00). Тема обращения.
• Электронный адрес (официальный): e-archive@mil.gov.by.
• Сайт: https://archive.mil.gov.by (формы «Электронные обращения»).

Смысл того, зачем использовать электронный канал, заключен в удобстве: вам не нужно ездить по почте, а специалисты архива сразу видят ваш запрос в системе.

Как подготовить документы к отправке?

1. Определите цель обращения: нужна ли вам копия, ознакомление с оригиналом, доставка в другой офис, проверка наличия документа.
2. Соберите сведения о запрашиваемом документе: дата, серия, номер, часть архива, описание вида документа.
3. Укажите свои реквизиты:
   • ФИО (с прописной буквы, в полном официальном виде).
   • Место регистрации и места жительства.
   • Контактный телефон и e‑mail.
   • ИНН/ЕГРПОИ (если требуется).
4. Опишите, как вы намерены использовать документ: исследовательские цели, личные интересы, предъявление в суде. Это ускорит проверку стоимости и условия выдачи.
5. Укажите сроки (если есть сквозняк): например, дата сдачи исследования.
6. Прикрепите подтверждающие документы (копия паспорта, справка об отсутствии судимости и т.д.), если они требуются в ходе обращения.

Как произвести фактическую отправку обращения?

1. Через электронную почту:
   • Откройте ваш почтовый клиент.
   • Новый e‑mail: e-archive@mil.gov;by.
   • В приложном поле прикрепите подготовленные файлы.
   • В теме письма укажите: «Запрос на доступ к документу № …».
   • В теле письма следуйте шаблону, приведенному ниже.
2. Через форму на сайте:
   • Перейдите на https://archive.mil.gov.by/e_br.
   • В разделе «Электронные обращения» заполните поля:
     • Ваше имя и ФИО.
     • Контактные данные.
     • Тип запроса (пароль, копия, доставкa).
     • Текст обращения (подробно).
     • Суть запроса, дату и дату обратно.
   • Загрузите необходимые файлы.
   • Нажмите «Отправить».
3. Сохраните копию сообщения. Архив гарантирует услугу уточнения по предоставленным данным, но храните оригинал письма для последующего контакта.

Шаблон письма

Тема: Запрос на доступ к документу № 12345/2026

Уважаемые сотрудники Центрального архива Министерства обороны Республики Беларусь!

Меня зовут: Иванов Иван Иванович.
Место регистрации: Минск, ул. Пушкина, д. 5.
Контактный телефон: +375 29 123-4567.
E‑mail: ivanov@example.com.
Настоящим прошу предоставить копию/доступ к документу:
• Номер: 12345/2026
• Дата: 
• Период: 1970‑1990
• Вид: Официальный акт о переезде военной части

Цель обращения: исследовательская работа по истории армии Республики Беларусь в период Холодной войны.

К предложениям о пересмотре сроков и стоимости готов признавать все необходимые условия.

Прилагаю сканы моего паспорта и справку об отсутствии судимости.

Прошу сообщить, когда и где мой запрос будет принят к рассмотрению и как я могу получить копию документа.

С уважением,
Иванов Иван Иванович

Что делать после отправления запроса?

1. Ожидайте подтверждения: В течение 2–3 рабочих дней архив должен выслать письмо с подтверждением получения вашего запроса. В некоторых случаях, если требуется дополнительная проверка, срок может быть продлен.
2. Уточняющие запросы: Архив может задать уточняющие вопросы, если документы не могут быть полными или им требуется подтверждение происхождения.
3. Оплата услуг: При наличии платных услуг, архив уведомит о стоимости, возможных платях и способах оплаты.
4. Получение документа:
   • Если вы запрашивали копию: она обычно отправляется в электронном виде (.pdf) через вложение письма или через личный кабинет на сайте.
   • Если требовался оригинал: его можно забрать в архивах по предварительному договору.
5. Срок возврата: Если ваш запрос к архиву был отклонен, вам пришлет письмо с объяснением причин и альтернативными решениями.

ЧАВО—часто задаваемые вопросы

• Можно ли сделать запрос без электронной подписи? Да, по вашему адресу в письме указывается действительный ИНН + удостоверение личности.
• Как узнать, есть ли требуемый документ? Бесплатно вы можете воспользоваться онлайн‑системой поиска по архиву (сайт archive.mil.gov.by).
• Как сделать запрос в адаптивной форме? На сайте архива доступна форма «Заполнить электронное обращение», где автоматически заполнят информацию из вашего профиля.
• Насколько быстро выдается копия? Обычно от 5 до 10 календарных дней, но в срочных случаях может быть скорректировано.
• Есть ли ограничения по доступу к документам? Да, в соответствии с законом, некоторые документы могут быть закрыты или доступны только после получения разрешения.
• Какие документы прилагаются к заявке? В дополнение к копии паспорта часто требуется справка об отсутствии судимости и подписание формальных заявлений.

Контактные данные архива

Несмотря на то, что в архиве строго соблюдаются правила и процедуры, электронное обращение значительно упрощает и ускоряет процесс получения нужной информации. Следуйте приведённым рекомендациям и ваши документы будут доступны в срок.