Цифровизация архивного фонда — это приоритетное направление государственной политики в сфере сохранения исторической памяти и обеспечения доступности информации для граждан. Система государственных архивов в электронном виде позволяет удаленно получать сведения из архивных документов, заказывать справки и копии, не посещая читальни лично. В данной статье собрана максимально полная и структурированная информация для эффективной работы с цифровыми архивными ресурсами.

Описание системы электронных архивов

Единая государственная архивная система РФ переходит на новый технологический уровень. Основные компоненты электронного доступа включают:

• Федеральный архивный агентство (Росархив) — координирует работу ведомственных и региональных архивов, ведет реестры и порталы.
• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) — главная точка входа: единый каталог фондов, путеводители, инвентари, базы данных (например, «Память народа», «Подвиг народа», «Расклассифицировано»).
• Региональные порталы — практически у каждого субъекта РФ есть свой информационный ресурс (например, «Архивы Москвы», «Архивы Петербурга», ГАСО для Оренбургской области и др.).
• Автоматизированные информационные системы (АИС) — внутренние системы архивов для учета фондов, формирования электронных копий и учета обращений пользователей.

Что доступно в электронном виде:

1. Описи и инвентари: Полнотекстовый поиск по названиям дел, аннотациям, индексам имен и географическим названиям.
2. Цифровые копии документов: Метрические книги, ревизские сказки, confesionalные росписи, делопроизводство организаций, личные фонды, фото/видео/аудиодокументы.
3. Справочно-информационные базы: «Зарегистрированные архивные фонды», «Архивные учреждения», базы по репрессированным, участникам войн, награжденным.
4. Электронные сервисы: Заказ справок, копий, научных описаний, запись в читальню, оплата услуг через личный кабинет.

Важно: Не все документы оцифрованы. Доступ к оригиналам, не вошедшим в электронные базы, возможен только в читальнях архивов по правилам пользовательского доступа (ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»).

Контакты для обращений (Федеральный уровень — Росархив)

Ниже приведены контакты головного ведомства — Федерального архивного агентства. Для обращения в конкретный региональный или ведомственный архив используйте раздел «Отделы» или поиск на портале archives;gov.ru.

Официальный сайт

• Главный портал: rosarkhiv.gov.ru (Сайт Росархива)
• Информационно-справочная система: archives.gov.ru (Портал «Архивы России» — поиск по фондам, базы данных, сервисы)
• Госуслуги (для заказа справок): gosuslugi.ru (Раздел «Культура и отдых» → «Архивные справки»)

Горячая линия Росархива

Телефон доверия/горячей линии для вопросов архивного дела, доступа к документам, деятельности архивов:

• ###-###-#### (бесплатно по России, ежедневно 9:00–18:00 мск)
• +7 (495) -87-33-44 (справочный bureau Росархива)

Номера телефонов приемной комиссии и канцелярии

• Приемная Росархива: +7 (495) -90-50-50
• Канцелярия (работа с обращениями граждан): +7 (495) -90-50-50 (доб. 112, 113)
• Отдел информатизации и электронных сервисов (техподдержка порталов): +7 (495) -90-50-50 (доб. по запросу оператора)

Электронный адрес (E-mail)

• Общий адрес Росархива: info@rosarkhiv.gov.ru
• Прием обращений граждан (электронная приемная): priem@rosarkhiv;gov.ru
• Техническая поддержка портала «Архивы России»: support@archives.gov.ru

Личный кабинет пользователя

Личный кабинет (ЛК), это основной инструмент для удаленной работы с архивами. Он интегрирован с ЕСИА (Госуслуги).

Возможности Личного кабинета на портале archives.gov.ru / Госуслугах:

• Формирование и отправка архивных запросов (справки, копии, описания дел) с отслеживанием статуса («Принят», «В работе», «Готов», «Отправлен»).
• Оплата архивных услуг банковской картой или через СБП (систему быстрых платежей).
• Получение готовых документов в электронном виде (PDF с ЭЦП архива) или заказ отправки по Почте России.
• Запись в читальню на удобное время (выбор места, даты, темы работы).
• История обращений за все время использования сервиса.
• Управление профилем: контактные данные, настройки уведомлений (Email/SMS/Пуш).

Как войти:

1. Перейдите на archives.gov.ru или gosuslugi.ru.
2. Нажмите «Войти через Госуслуги» (ЕСИА).
3. Введите логин/пароль/СМС-код от учетной записи Госуслуг (подтвержденной или упрощенной).
4. При первом входе дайте согласие на передачу данных (ФИО, СНИЛС, контакты) в систему архива.

Примечание: Некоторые региональные архивы (Москва, Санкт-Петербург, Татарстан и др.) имеют свои отдельные Личные кабинеты на своих сайтах; Вход в них также чаще всего осуществляется через ЕСИА.

Личный прием граждан (Руководством Росархива и архивами)

Согласно законодательству, руководители архивов и Росархива проводят личный прием граждан для решения вопросов, не требующих письменного запроса, или по сложным делам.

Личный прием в Росархиве (Москва)

• Адрес: 119019, г. Москва, ул. Большая Пироговская, д. 9, стр. 1 (здание Росархива).
• Порядок записи: Предварительная запись обязательна по телефону приемной: +7 (495) -90-50-50 или через электронную приемную на сайте rosarkhiv.gov.ru/priem/.
• Документы для входа: Паспорт гражданина РФ. При представлении интересов третьего лица — нотариальная доверенность.

Личный прием в региональных/ведомственных архивах

График и порядок записи устанавливаются каждым архивом самостоятельно. Обычно информация размещается на официальном сайте конкретного архива в разделе «Гражданам» → «Личный прием» или «Приемная».

График приема посетителей (Читальни и Приемных)

Внимание: График работы читальен и приемных окон может отличаться. Всегда уточняйте актуальное расписание на сайте конкретного архива перед визитом.

Типовой график работы Читальен (Пример):

Особенности:

• Последний четверг месяца — часто санитарный день (читальня закрыта).
• В предновогодний и майские праздники график меняется — смотрите анонсы на сайте.
• Для работы в читальне часто требуется предварительная запись через Личный кабинет или по телефону (введена во многих крупных архивах после 2020 г.).

Структура и Отделы (на примере Росархива и типовых архивов)

Понимание структуры помогает адресовать запрос сразу в нужный отдел, ускоряя ответ.

Аппарат Росархива (Ключевые департаменты):

• Департамент государственной политики и нормативно-правового регулирования — законы, подзаконные акты, лицензирование архивной деятельности.
• Департамент архивного дела и использования архивных документов — организация доступа, учет фондов, межведомственное взаимодействие.
• Департамент информатизации и электронных сервисов — порталы, базы данных, цифровизация, Личные кабинеты, ЭДО.
• Департамент по сохранению архивных документов и специальной работе — хранение, реставрация, обезвреживание, секретность, расклассификация.
• Управление кадровой работы и государственной службы — кадры, прием на работу.
• Финансово-экономическое управление, бюджет, оплата услуг, закупки.
• Канцелярия и работа с обращениями граждан, контроль сроков ответов на письма, приемная.

Типовая структура регионального/ведомственного архива:

• Отдел (Сектор) приема и регистрации обращений / Приемная, входная группа, выдача справок, запись в читальню.
• Отдел научной справки и использования документов (Читальня), выдача дел в читальню, консультации, поиск по описям.
• Отдел (Сектор) удаленной справки / Электронных сервисов — обработка запросов из ЛК, Госуслуг, почты, email.
• Фондовые отделы (по хронологии/тематике): Дореволюционный фонд, Советский период, Современный период, Фото/Видео/Аудиофонд, Личные фонды.
• Отдел учета и описания фондов — составление описей, инвентарей, ввод данных в АИС.
• Отдел реставрации и переплета / Лаборатория цифровизации — подготовка документов к сканированию, консервация.
• Секретный сектор / Сектор работы с документами ограниченного доступа — рассмотрение запросов к засекреченным/персданным (сроки до 30 дней и более).

Руководство (Федеральный уровень)

Актуальные данные о руководстве Росархива всегда публикуются на официальном сайте в разделе «О ведомстве» → «Руководство».

• Глава Федерального архивного агентства (Росархив): Колобов Андрей Николаевич (назначен в 2021 г.).
• Первый заместитель Главы: Мурашов Сергей Викторович (курирует информатизацию, цифровизацию, международное сотрудничество).
• Заместители Главы: Ответственны за разделы: государственная политика, архивное дело и использование, сохранение и спецработа, правовое обеспечение, экономика и администрирование.
• Совет при Росархиве: Консультативно-совещательный орган при Главе агенства (включает экспертов, директоров крупных архивов, ученых).

Для информации о руководстве конкретного регионального архива (Главный архив города Москвы, ГАСО, РГАДА, РГВИА и др.) перейдите на сайт соответствующего архива в раздел «Об архиве» → «Руководство».

Отзывы и репутация сервисов

Анализ отзывов пользователей (на Госуслугах, Яндекс.Картах, 2ГИС, профильных форумах гениалогов, сайте «Рейтинг Госорганов») позволяет выделить ключевые тренды:

Позитивные аспекты (Что хвалят):

• Внедрение Госуслуг: Возможность заказать справку (например, о зарплате за советское время, о репрессированном родственнике) из дома за 10-15 минут.
• Бесплатность: Большинство социально значимых справок для пенсионеров, ветеранов, родственников репрессированных — бесплатно (и в электронном, и в бумажном виде при личном получении).
• Цифровизация метрических книг: Огромный пласт данных (РГАДА, региональные архивы) доступен бесплатно на портале «Архивы России» и FamilySearch (в читальнях).
• Скорость по простым запросам: Стандартные справки (место рождения, брак, смерть) часто готовят за 3-7 рабочих дней вместо законных 30.
• Компетентность архивистов: В читальнях и по сложным запросам специалисты помогают составить запрос правильно, указывают правильные фонды/описания.

Проблемные зоны (На что жалуются):

• Технические сбои Личного кабинета / портала archives.gov.ru: Ошибки авторизации через ЕСИА, «зависание» заказов в статусе «Новый», проблемы с оплатой.
• Долгие сроки по сложным запросам: Поиск по неоцифрованным фондам, запросы в секретные сектора, межархивные запросы могут идти 1-3 месяца и более.
• Неполнота онлайн-каталогов: Многие описи существуют только в бумажном виде в читальне. Пользователь не видит дела в поиске, хотя оно есть в архиве.
• Сложность поиска для неподготовленного: Интерфейс поиска по фондам (путеводителям) требует понимания архивной терминологии (фонд, опись, дело, л.№).
• Работа почты России: Задержки доставки готовых справок/копий по почте (до 2-3 недель в регионы).
• Очереди в читальнях: В популярных архивах (Москва, СПб) запись на место через ЛК открывается за 2 недели и забирается мгновенно.

Советы по работе с отзывами и повышению эффективности:

1. Перед написанием претензии/отзыва соберите доказательства: скриншоты ошибок ЛК, номера регистрации запросов, записи разговоров с горячей линией (с предупреждением).
2. Обращайтесь в электронную приемную Росархива (priem@rosarkhiv.gov.ru) с указанием номера запроса и конкретного архива, это ускоряет реакцию.
3. Используйте форму «Оценка качества услуги» в Личном кабинете Госуслуг после получения результата — это официальный канал обратной связи, влияющий на KPI архива.
4. Присоединяйтесь к сообществам гениалогов (ВК, Telegram, форумы «Родовид», «Мой Предок») — там делятся жизненными хаками поиска в конкретных архивах.

---

Краткая шпаргалка: Алгоритм действий

1. Определите архив-хранилище (через поиск на archives.gov.ru по названию организации, населенному пункту или теме).
2. Проверьте онлайн-доступность — есть ли дело в «Цифровом архиве» на портале или на сайте конкретного архива.
3. Если есть онлайн — скачайте/изучите самостоятельно.
4. Если нет онлайн — оформите запрос через Личный кабинет Госуслуг / сайт архива. Укажите максимально точные данные (ФИО, даты, место, фонд/описание/дело, если известны из описи).
5. Оплатите услугу (если платная) в ЛК.
6. Получите результат в ЛК (PDF с ЭЦП) или по почте / в приемной.
7. При сложностях — звоните на горячую линию ###-###-#### или пишите в приемную архива/Росархива.

* Данная статья носит справочный характер. Контактные данные, графики и структуры отделов могут меняться. Всегда сверяйте актуальную информацию на официальных сайтах rosarkhiv.gov.ru и archives.gov.ru, а также на сайтах конкретных региональных архивов перед обращением или визитом.