Делопроизводство – это система организации, оформления, учета, хранения и использования документов, возникающих в процессе деятельности государственных органов.
Архив в этом контексте выступает как система долгосрочного хранения официальных бумаг, обеспечивая их сохранность, достоверность и доступность для последующего использования.

Правовая основа делопроизводства и архивного дела

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации».
2. Федеральный закон от № 8-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
3. Приказ Минкультуры России от № 453 «Об утверждении Положения об организации архивного дела в государственных учреждениях».
4. Приказ ФНС России от № 12‑И «Об электронном документообороте в государственных органах».

Основные этапы делопроизводства

• Составление и регистрация – подготовка документа, присвоение регистрационного номера.
• Экспертиза и согласование – проверка содержания, юридическая экспертиза, согласование с профильными подразделениями.
• Утверждение и подписание – подпись уполномоченных лиц, печать.
• Распределение – передача оригинала или копий в соответствующие подразделения.
• Хранение – размещение в архивных фондах (бумажный и электронный архив).
• Использование и выдача – предоставление доступа заявителям, выдача копий.
• Уничтожение – утилизация документов после истечения срока хранения (по согласованию).

Структура архивного фонда государственного учреждения

Архивный фонд делится на несколько разделов в зависимости от характера документов:

1. Документы административного управления (приказы, распоряжения, протоколы).
2. Финансово‑бюджетные документы (бюджетные планы, отчёты, бухгалтерские справки).
3. Кадровые документы (служебные характеристики, личные дела сотрудников).
4. Техническая и проектная документация.
5. Электронные архивы (ЭДО) – сканы, электронные подписи, метаданные.

Электронный документооборот (ЭДО)

Современные государственные учреждения переходят к полноценному электронному документообороту. Ключевые аспекты:

• Использование специализированных систем (например, «Электронный архив», «Документооборот 2.0»).
• Подписание документов электронной подписью, соответствующей требованиям ФСБ.
• Автоматическое формирование регистрационных номеров и метаданных.
• Контроль доступа: роли «читатель», «редактор», «архивист».
• Регулярное резервное копирование и защита от несанкционированного доступа.

Как оформить обращение в архив государственного учреждения

Для получения копий документов, справок или консультаций необходимо следовать установленному порядку.

Контактные данные для обращений

Официальный сайт: https://state-archive.gov.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)

Телефоны:

• +7 (495) -23‑45‑67 – приёмная отдела делопроизводства
• +7 (495) -23‑45‑68 – отдел архивного хранения
• +7 (495) -23‑45‑69 – техническая поддержка ЭДО

Электронный адрес: info@state-archive.gov.ru

Личный кабинет заявителя: https://state-archive.gov.ru/lk (регистрация по ФИО и ИНН)

Личный приём (приёмная)

Адрес: 127018, г. Москва, ул. Архивная, д. 10, помещение 3‑й этаж

График приёма: Пн‑Пт, 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00). Приём по предварительной записи через личный кабинет или по телефону +7 (495) -23‑45‑67.

Отделы

• Отдел делопроизводства и документооборота
• Отдел архивного хранения и консервации
• Отдел правового обеспечения
• Отдел информационных технологий
• Отдел работы с обращениями граждан

Руководство

• Директор: Иванов Иван Иванович, кандидат юридических наук
• Заместитель директора по делопроизводству: Петрова Мария Сергеевна
• Заместитель директора по архивному делу: Смирнов Алексей Владимирович

Отзывы и оценки

Граждане могут оставить отзыв о работе архива на официальном портале Госуслуги или в разделе «Отзывы» на сайте архива. Средний рейтинг – 4,7/5 (по состоянию на 2026‑06‑21).

Практические рекомендации заявителям

1. Заранее уточните номер документа или категорию (например, «приказ № 123 от »).
2. Подготовьте паспортные данные и основание запроса (законный интерес, служебная необходимость).
3. Для получения копий в электронном виде используйте личный кабинет – загрузка заявки происходит в 3‑х простых шагах.
4. Если требуется оригинал, укажите способ получения (самовывоз, курьерская доставка, почтовая отправка).
5. Сохраняйте подтверждение регистрации обращения (номер заявки, дату).

Эффективное делопроизводство и надёжный архив – фундамент прозрачности и законности работы государственных учреждений.
Соблюдение нормативных актов, внедрение электронных систем и открытая коммуникация с гражданами позволяют обеспечить быстрый доступ к официальным документам и сохранить их для будущих поколений.

---

Дата публикации: