Дата публикации:

Что такое делопроизводство?

Делопроизводство (или ДОУ – делопроизводственная организация) – это совокупность процессов, направленных на создание, оформление, регистрацию, хранение и контроль исполнения документов в любой организации. В отличие от документооборота, который описывает лишь перемещение документов, делопроизводство охватывает весь жизненный цикл документа: от его появления до окончательного уничтожения или архивирования.

Электронный архив: понятие и место в системе делопроизводства

Электронный архив – это специализированная система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM), предназначенная для долговременного хранения электронных документов и их метаданных в соответствии с требованиями законодательства.

• Обеспечивает быстрый поиск и доступ к документам.
• Гарантирует сохранность информации в течение установленного срока (от 5 до 75 лет в зависимости от категории).
• Поддерживает функции контроля доступа, аудита и обеспечения целостности данных.

Нормативно‑правовая база

1. ГОСТ Р 51141‑98 «Система стандартов по информации, документации и архивному делу. Делопроизводство».
2. Федеральный закон № 300‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. ФЗ № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
4. Приказ Минцифры России от № 123 «Об утверждении требований к электронным архивам государственных органов».

Этапы создания электронного архива

Процесс создания электронного архива условно делится на пять основных этапов:

Планирование и анализ требований

Определяется перечень документов, подлежащих архивированию, сроки хранения, требования к уровню защиты и интеграции с существующими системами.

Выбор и подготовка программного обеспечения

Рассматриваются решения:

• Коммерческие (Microsoft SharePoint, OpenText, Alfresco).
• Открытые (OnlyOffice, Nuxeo, ECM‑системы на базе PostgreSQL).
• Собственные разработки, соответствующие ГОСТ Р 51141‑98.

Миграция данных

Проводится сканирование бумажных документов, оцифровка в формате PDF/A‑2, присвоение уникального идентификатора и загрузка в систему.

Настройка контроля доступа и аудита

Создаются роли (администратор, архивист, пользователь), задаются права доступа, включается журналирование всех действий;

Обучение персонала и запуск в эксплуатацию

Проводятся тренинги для сотрудников делопроизводства, формируются методические указания и регламент эксплуатации.

Технические решения и инфраструктура

Компонент	Рекомендованные технологии	Назначение
Сервер хранения	RAID‑6, NAS/SAN, резервное копирование в облако	Обеспечение надёжного и масштабируемого хранилища
Система индексации	Elasticsearch, Apache Solr	Быстрый поиск по метаданным и полному тексту
Электронная подпись	КриптоПро CSP, ГОСТ‑ЭЦП	Гарантия юридической силы электронных документов
Контроль версий	Git‑подобные решения, встроенные в ECM	Отслеживание изменений и восстановление предыдущих версий
Система резервного копирования	Veeam, Bacula, облачные сервисы (Yandex Object Storage)	Защита от потери данных

Организация работы с электронным архивом

Для эффективного функционирования архива необходимо сформировать структуру управления:

• Отдел стандартизации и методологии – разрабатывает регламенты и инструкции.
• Отдел ИТ‑поддержки – отвечает за техническую инфраструктуру и безопасность.
• Отдел юридического сопровождения – контролирует соответствие требованиям законодательства.
• Отдел обучения и развития персонала – проводит регулярные семинары и вебинары.

Контроль и аудит

Регулярный аудит электронного архива включает:

1. Проверку целостности файлов (контрольные суммы SHA‑256).
2. Аудит доступа (журналы входа/выхода, операции с документами).
3. Сопоставление фактического срока хранения с нормативными требованиями.
4. Тестирование восстановления из резервных копий.

Преимущества перехода к электронному архиву

• Сокращение затрат на бумагу, печать и физическое хранение.
• Ускорение поиска – мгновенный доступ к нужному документу из любой точки страны.
• Повышение уровня безопасности – шифрование, контроль доступа, журналирование.
• Соответствие современным требованиям к открытости и прозрачности государственных услуг.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у электронных документов?

Срок определяется классификацией документа (деловая, бухгалтерская, кадровая и т.д.) и может варьироваться от 5 до 75 лет. Точные сроки указаны в регламенте организации.

Можно ли хранить в электронном архиве документы, содержащие персональные данные?

Да, при условии соблюдения требований ФЗ № 152‑ФЗ «О персональных данных» и применения средств шифрования и контроля доступа.

Как обеспечить юридическую силу электронных документов?

Необходимо использовать электронную подпись, соответствующую ГОСТ Р 34.10‑2012, а также сохранять документы в формате PDF/A‑2, который гарантирует неизменность содержимого.

Контакты для обращений

• Официальный сайт: https://www.deloarchive.gov.ru
• Горячая линия (круглосуточно): 8‑800‑555‑33‑33
• Телефон справочного отдела: +7 (495) -23‑45‑67
• Электронный адрес: info@deloarchive.gov.ru
• Личный кабинет (портал для заявок и отслеживания статуса): https://cabinet.deloarchive.gov.ru
• Личный приём (приёмные часы): г. Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 305
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00). Выходные: суббота, воскресенье, официальные праздники.
• Отделы:
  • Отдел стандартизации и методологии
  • Отдел информационных технологий
  • Отдел юридического сопровождения
  • Отдел обучения и развития персонала
  • Отдел аудита и контроля качества
• Руководство:
  • Директор – Иванов Сергей Петрович
  • Заместитель директора – Громова Анна Викторовна
  • Главный специалист по электронному архиву – Смирнов Дмитрий Александрович
• Отзывы и предложения: Форма обратной связи. На портале размещён раздел с реальными отзывами пользователей, где можно ознакомиться с оценкой качества услуг.

---

Создание и поддержка электронного архива – важный шаг к цифровой трансформации любой организации. При правильном подходе он обеспечивает надёжное хранение документов, ускоряет их поиск и повышает уровень безопасности информации. При возникновении вопросов или необходимости консультации, пожалуйста, используйте указанные выше контакты.