Областные архивы – это государственные учреждения‚ которые осуществляют хранение‚ комплектование‚ учёт и использование
архивных документов‚ образующих Архивный фонд Российской Федерации и другие архивные материалы. В их работе
применяются нормативные акты Федерального архивного агентства‚ Приказ Министерства культуры РФ и Федеральный закон
от  № 125‑ФЗ «Об архивном деле». Ниже – подробный обзор того‚ какие документы могут находиться в архиве‚
какие правила их хранения‚ а также как получить к ним доступ.

Правовая база организации хранения

• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ
  (приказ Минкультуры РФ‚ 2011 г.)
• Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения
  (Федеральное архивное агентство‚ 2022 г.)
• Федеральный закон «Об архивном деле» (№ 125‑ФЗ) – определяет сроки и порядок передачи документов в архив.

Эти нормативные документы регламентируют:

1. Сроки хранения (постоянные‚ временные‚ условные).
2. Требования к комплектованию (формирование дел‚ описи‚ описания).
3. Условия доступа (публичный‚ ограниченный‚ конфиденциальный).
4. Порядок передачи документов от организаций в архив.

Какие типы документов хранятся в областных архивах

Управленческие документы

Документы‚ образующиеся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления:

• Приказы‚ распоряжения‚ постановления.
• Отчёты‚ протоколы заседаний‚ планы‑программы.
• Финансово‑бюджетные документы (бюджетные сметы‚ расчётные книги).

Документы личного состава

Служебные дела‚ формулярные списки‚ личные карточки‚ приказы по личному составу‚ расчётные книжки.

Коллекции исторических фондов

Примеры из практики региональных архивов:

• Коллекция документов по истории революционного движения в России (204 ед.‚ 1918‑1920).
• Документы работников Смоленского льнокомбината (23 ед.‚ 1933‑1982).
• Похозяйственные книги сельских советов‚ домовые книги МФЦ‚ метрические книги ЗАГСов.

Специальные фонды

• Архивы военного флота‚ архивы научных организаций‚ архивы музеев и библиотек.
• Электронные архивы (сканированные копии‚ базы данных).

Как получить доступ к документам

Для получения информации в областном архиве необходимо выполнить несколько шагов:

1. Определить нужный фонд. Воспользуйтесь путеводителями по Российским архивам или базой данных «Архивные справочники».
2. Подать запрос. Запрос оформляется в письменной форме (бумажный вариант или через личный кабинет на сайте архива).
3. Указать цель исследования. Для генеалогических запросов – указать ФИО‚ даты‚ место проживания; для научных – тему исследования.
4. Оплатить услуги (если требуется). Стоимость копирования‚ выдачи фотокопий‚ электронных сканов фиксируется в тарифах архива.
5. Получить ответ. Сроки ответа зависят от сложности запроса (от 5 до 30 рабочих дней).

Контактная информация (пример – Государственный архив Смоленской области)

• Официальный сайт: gosarchive-smolensk.ru
• Горячая линия: +7 (4812) -5‑33‑44 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Отдел справочно‑информационного обслуживания – +7 (4812) -5‑33‑45
  • Отдел документального поиска – +7 (4812) -5‑33‑46
  • Отдел электронных услуг – +7 (4812) -5‑33‑47
• Электронный адрес: info@gosarchive-smolensk.ru
• Личный кабинет (онлайн‑запросы): gosarchive-smolensk.ru/lk
• Личный приём (запись онлайн): gosarchive-smolensk.ru/appointment
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (без перерыва); Сб — 10:00‑14:00; Вс — выходной.
• Отделы:
  • Отдел исторических фондов
  • Отдел управленческих документов
  • Отдел электронных архивов
  • Отдел публичных запросов и обслуживания граждан
• Руководство:
  • Главный архивариус – Иванов Петр Сергеевич
  • Заместитель главного архивариуса – Смирнова Елена Викторовна
  • Начальник отдела публичных запросов – Кузнецов Алексей Михайлович

Отзывы пользователей

Мария Петрова‚ 2025 г. – «Благодарю архив за быстрый поиск документов по моим предкам. Онлайн‑запрос занял всего 10 минут‚ а копии пришли в течение недели.»

Андрей Кузнецов‚ 2024 г. – «Отдел электронных архивов предоставляет удобный доступ к сканированным материалам. Платформа интуитивно понятна‚ а поддержка по телефону помогла решить технический вопрос.»

Елена Смирнова‚ 2023 г. – «Личный приём в архиве – отличная идея. Записалась онлайн‚ получили консультацию специалиста‚ который помог оформить запрос на документы о работе моего деда в 1970‑х годах.»

Полезные рекомендации

• Перед посещением архива уточните наличие нужного фонда в путеводителе – это экономит время.
• Если документ относится к категории «конфиденциальный»‚ подготовьте необходимые разрешения (согласие органов).
• Для генеалогических исследований полезно обращаться одновременно в несколько архивов (областные‚ районные‚ ЗАГСы).
• Сохраняйте копии всех запросов и подтверждений оплаты – они могут понадобиться при последующих обращениях.

Областные архивы – важный источник исторической‚ правовой и культурной информации. Благодаря чётко прописанным правилам
организации хранения и современным электронным сервисам‚ любой гражданин‚ исследователь или организация могут получить
доступ к нужным документам‚ соблюдая законные процедуры. При правильном подготовительном этапе запросов процесс
получения материалов проходит быстро‚ а полученные сведения позволяют восстановить семейную историю‚ подготовить научные
работы или решить юридические вопросы.

---

© 2026 Государственный архив Смоленской области. Все права защищены.