Цель статьи – дать полное представление о том, какие документы входят в формируемые в последние годы архивы высших государственных органов РФ, какие нормативные акты регулируют их создание, как происходит их комплектование, учёт и использование.

Нормативно‑правовая база

Создание и функционирование новых архивов высших государственных учреждений регулируется следующими документами:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах».
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены Федеральным архивным агентством, 2023 г.).
3. Приказы Министерства культуры РФ № 2024‑15 «О порядке передачи документов на государственное хранение».
4. Методические рекомендации по электронному архивированию (Федеральное агентство по архивному делу, 2022 г.).

Все вышеперечисленные акты требуют от высших органов государственной власти (правительство, президент, Федеральное собрание, суды, центральные министерства) формировать архивные фонды в соответствии с установленными классификационными схемами.

Основные типы документов, входящие в новые архивы

Нормативные акты

• Подлинники законов, указов Президента, постановлений Правительства.
• Решения и постановления Совета Федерации и Государственной Думы.
• Нормативные акты министерств и ведомств, принятые в рамках их компетенции.

Документы исполнительного и управленческого характера

• Протоколы заседаний совещаний, совещательных органов и комиссии.
• Приказы, распоряжения, служебные записки руководителей высших органов.
• Отчёты о выполнении государственных программ и планов.

Корреспонденция

• Внутренняя служебная переписка (письма, электронные сообщения, факсы).
• Внешняя официальная корреспонденция с другими государственными органами, международными организациями и юридическими лицами.

Статистические и аналитические материалы

• Сводные таблицы, аналитические справки, прогнозные исследования.
• Документы, отражающие социально‑экономические показатели, подготовленные в рамках государственных программ.

Личные дела и биографические материалы

• Досье руководителей высших органов (биографии, награды, служебные характеристики).
• Личные письма, мемуары, дневники, если они относятся к служебной деятельности.

Электронные документы и цифровые объекты

• Электронные версии всех вышеуказанных документов (PDF/A, XML, электронные подписи).
• Базы данных, электронные таблицы, GIS‑карты, аудио‑ и видеоматериалы заседаний.
• Метаданные, обеспечивающие поиск и автоматизированный учёт.

Специальные категории

• Документы, отнесённые к государственной тайне (в отдельный закрытый фонд).
• Документы, подлежащие рассекречиванию (включаются в открытый фонд после снятия ограничений).
• Документы, связанные с международными договорами и соглашениями.

Структура новых архивов высших государственных учреждений

Современные архивы формируются по принципу модульного подхода, что позволяет гибко управлять как бумажными, так и электронными материалами.

Фондовые отделения

• Отдел «Нормативные акты» – хранит законы, указы, постановления.
• Отдел «Управленческие документы» – приказы, распоряжения, протоколы.
• Отдел «Корреспонденция» – входящая и исходящая официальная переписка.
• Отдел «Статистика и аналитика» – отчёты, исследования, базы данных.
• Отдел «Личные материалы» – биографии, личные дела руководителей.
• Отдел «Электронный архив» – цифровые копии всех документов, системы управления контентом (DMS).

Технические подразделения

• Лаборатория консервации (для бумажных и фотоматериалов).
• Центр цифровой реставрации и миграции данных.
• Отдел информационной безопасности (защита электронных архивов).

Процесс формирования и комплектования фонда

1. Идентификация документов – каждый документ, поступающий в архив, получает уникальный регистрационный номер согласно классификатору «Документы высших государственных органов».
2. Оценка ценности – эксперты определяют историческую, правовую и информационную значимость.
3. Классификация – документ относится к одному из разделов (см. пункт 3).
4. Оформление описей – составляется опись (путеводитель) с указанием метаданных (дата, автор, тема, уровень доступа).
5. Передача в государственное хранение – в течение 2 лет после завершения служебного использования документ передаётся в архив.
6. Оцифровка – все бумажные документы сканируются в формате PDF/A‑2, создаются резервные копии.
7. Регистрация в электронном каталоге – документ появляется в системе «Электронный архив ФГА» и становится доступным для запросов.

Учёт и использование архивных документов

Для обеспечения открытости и контроля предусмотрены следующие механизмы:

• Электронный учёт – система DMS фиксирует каждый запрос, выдачу и возврат документов.
• Публичный доступ – документы, не содержащие ограничений, размещаются в открытом разделе портала archives.gov.ru.
• Консультационный сервис – специалисты архивов помогают исследователям оформить запросы.
• Контроль доступа – для документов с ограничениями (секретность, персональные данные) действует система ролей и журналов доступа.

Отзывы пользователей

Контактная информация