Дата актуализации:

Общие положения

Должностная инструкция архивариуса муниципального архива (далее – Инструкция) регламентирует порядок выполнения функций‚ права‚ обязанности и степень ответственности сотрудника‚ занимающего должность архивариуса в органе местного самоуправления.

Архивариус (архивист) в своей деятельности руководствуется:

• законодательными актами Российской Федерации;
• Уставом муниципального образования;
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• Положением об архиве;
• приказами и распоряжениями руководства;
• настоящей должностной инструкцией.

Цель Инструкции

Обеспечить единообразие выполнения архивных функций‚ повысить эффективность управления документами и гарантировать соблюдение правовых требований к их хранению‚ использованию и уничтожению.

Сфера применения

Инструкция распространяется на всех архивариусов‚ работающих в муниципальном архиве‚ а также на сотрудников‚ взаимодействующих с архивом в рамках выполнения своих должностных обязанностей.

Требования к квалификации

1. Образование: высшее профессиональное (специальность «Архивоведение»‚ «История»‚ «Библиотековедение») или среднее профессиональное с соответствующей квалификацией.
2. Опыт работы в архивных учреждениях не менее 2 лет (для первой категории – 1 год).
3. Знание нормативных правовых актов в сфере архивного дела (Федеральный закон № 125‑ФЗ‚ Приказ Минкультуры РФ № 15‚ ГОСТы и др.).
4. Умение работать с электронными системами документооборота (ЭДО‚ СЭД‚ архивные базы данных).
5. Владение методиками описания‚ систематизации и инвентаризации архивных фондов.
6. Наличие сертификата о повышении квалификации (по желанию – сертификат архивного специалиста).

Должностные обязанности

Основные функции

• Приём‚ регистрация и систематизация поступающих в архив документов (постоянного и временного хранения).
• Подготовка и ведение сводных описей архивных фондов‚ актов приёма‑передачи‚ актов списания и ликвидации документов.
• Проведение инвентаризации хранимых документов с учётом их состояния и сроков хранения.
• Обеспечение сохранности архивных материалов‚ контроль за условиями их хранения (температура‚ влажность‚ защита от вредителей).
• Осуществление доступа к архивным документам в соответствии с законодательством и внутренними регламентами.
• Подготовка рекомендаций по оптимизации архивных процессов и внедрению новых технологий (сканирование‚ электронный архив).
• Участие в подготовке и проведении обучающих мероприятий для сотрудников органов власти и населения по вопросам обращения с архивными документами.
• Составление и сдача в вышестоящие органы отчётных форм (отчёт о работе архива‚ статистика использования фондов).

Специфические задачи

• Составление актов переписи и пересчёта архивных материалов при их передаче в другие архивы.
• Контроль за соблюдением сроков хранения и своевременным переводом документов из временного в постоянное хранение.
• Подготовка рекомендаций по ликвидации архивных документов‚ не подлежащих дальнейшему хранению.
• Взаимодействие с органами судебных и правоохранительных органов при предоставлении архивных материалов в рамках судебных разбирательств.

Права архивариуса

• Запрашивать у руководства и коллег необходимые документы и сведения‚ необходимые для исполнения должностных обязанностей.
• Выдвигать предложения по улучшению работы архива‚ внедрению новых технологий и оптимизации процессов.
• Принимать самостоятельные решения в пределах своих компетенций (например‚ порядок классификации новых поступивших документов).
• Получать доступ к нормативно-правовым актам‚ методическим рекомендациям и обучающим материалам‚ необходимым для профессионального роста.
• Обращаться в органы контроля (Росархив‚ прокуратуру) с заявлениями о нарушениях в сфере архивного дела.

Ответственность архивариуса

В случае нарушения требований Инструкции архивариус несёт:

• Административную ответственность за нарушение правил хранения и учёта документов (штрафы‚ выговор).
• Дисциплинарную ответственность в виде замечания‚ выговора или увольнения по статье Трудового кодекса РФ.
• Гражданско‑правовую ответственность за причинённый ущерб (в случае утраты‚ порчи или незаконного раскрытия конфиденциальных материалов).
• Уголовную ответственность в случаях‚ предусмотренных Уголовным кодексом РФ (например‚ умышленное уничтожение государственных документов).

Структура муниципального архива

Руководство архива

• Глава муниципального образования: Иванов Сергей Петрович
• Начальник архива: Петрова Елена Викторовна
• Заместитель начальника по работе с документами: Смирнов Алексей Михайлович

Контакты для обращений

Все вопросы‚ связанные с работой муниципального архива‚ можно направлять по следующим каналам:

Официальный сайт

https://archive.municipal.ru

Горячая линия

Телефон: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов

• Приём и регистрация документов – 8 (495) -23‑45‑67
• Отдел доступа к архиву – 8 (495) -23‑45‑68
• Электронный архив – 8 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес

E‑mail: info@archive.municipal.ru

Личный кабинет (ЭДО)

Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет‚ где можно подавать заявки на выдачу документов‚ отслеживать статус запросов и получать электронные копии.

Личный приём (приём граждан)

Начальник архива принимает граждан в личный приём:

• Дни приёма: вторник и четверг
• Адрес: г. Москва‚ ул. Советская‚ д. 12‚ кабинет 3

График работы архива

Отзывы и предложения

Мы ценим мнение пользователей. Оставить отзыв можно:

• На сайте в разделе «Отзывы»;
• По телефону горячей линии‚ указав номер заявки;
• Отправив письмо на feedback@archive.municipal.ru.

Заключительные положения

Настоящая должностная инструкция вступает в силу со дня её утверждения Приказом администрации муниципального образования № 45‑О от г. и подлежит обязательному ознакомлению всеми архивариусами и сотрудниками архива.

Все изменения и дополнения к Инструкции оформляются приказом руководителя архива и размещаются на официальном сайте.

Контроль за соблюдением Инструкции: отдел кадров муниципального архива‚ отдел внутреннего аудита.