Назначение документа: Должностная инструкция (далее – Инструкция) определяет основные функции, права, обязанности, квалификационные требования и порядок взаимодействия работников муниципального архива с другими подразделениями администрации, гражданами и юридическими лицами.

Общие положения

Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от № 25‑ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», а также с нормативными актами в сфере архивного дела (приказами Министерства культуры РФ, региональными нормативными актами).

Инструкция распространяется на всех работников муниципального архива, включая:

• директора архива;
• начальника архивного отдела;
• специалистов‑архивистов;
• технический персонал (складчики, обслуживающий персонал).

Инструкция вступает в силу с момента её официального утверждения и подлежит пересмотру не реже одного раза в три года.

Структура должностных инструкций

1. Наименование должности и место в структуре организации.
2. Основания назначения (приказ, конкурс, временное исполнение).
3. Цели и задачи должности.
4. Обязанности (перечень функций, подлежащих выполнению).
5. Права (возможности, предоставляемые должностным лицом).
6. Ответственность (за нарушение требований инструкции).
7. Квалификационные требования (образование, стаж, профессиональные навыки).
8. Условия труда (режим работы, график, спецусловия).
9. Взаимодействие с другими подразделениями и внешними организациями.

Должностные обязанности

Директор архива

Директор является высшим руководителем архива и отвечает за стратегическое развитие, финансовое обеспечение и соблюдение нормативных требований.

• Руководство финансовыми ресурсами архива – планирование бюджета, контроль расходов, обеспечение экономии.
• Разработка и утверждение локальных нормативных актов архива.
• Контроль за выполнением планов по комплектованию, учёту и использованию архивных документов.
• Взаимодействие с органами государственной власти, региональными архивными управлениями и общественными организациями.
• Подготовка предложений о передаче архивных фондов в собственность РФ, субъекта РФ или иных муниципальных образований.
• Утверждение графика приёма граждан и организаций, а также формата выдачи справок и копий.

Начальник архивного отдела

Согласно материалам Федерального закона 25‑ФЗ, основные обязанности включают:

1. Руководить деятельностью отдела.
2. Разрабатывать проекты муниципальных правовых актов, касающихся архивного дела.
3. Осуществлять координацию и планирование работы отдела, реализовывать целевые программы развития архивного дела.
4. Обеспечивать хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.
5. Готовить предложения о передаче архивных документов в собственность РФ, субъекта РФ и иных муниципальных образований.
6. Вести учёт архивных фондов в автоматизированном режиме и предоставлять данные в архивное управление Комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области.
7. Составлять и представлять списки организаций‑источников комплектования, вести их актуализацию.
8. Организовывать работу по описанию документов, проводить экспертизу ценности и отбор в архивный фонд.
9. Оказывать методическую помощь работникам архивов организаций‑источников, проводить семинары и консультации.
10. Выдавать справки, копии и выписки из архивных документов по запросу граждан и организаций.

Специалист архива (примерная форма)

См. образец здесь (июль 2025).

• Приём и регистрация поступающих документов.
• Комплектование дел, формирование описи и номенклатуры.
• Ведение электронного каталога архивных фондов.
• Осуществление выдачи документов гражданам и организациям в соответствии с установленными правилами.
• Участие в проведении инвентаризации и экспертизы ценности документов.
• Подготовка методических рекомендаций и проведение обучающих занятий для сотрудников организаций‑источников.

Технический персонал

• Обеспечение надёжного хранения документов (контроль микроклимата, защита от влаги и пыли).
• Техническое обслуживание архивных помещений и оборудования.
• Участие в переносе и переоформлении архивных фондов.

Права работников архива

• Запрашивать у подразделений администрации и у организаций‑источников необходимые документы и сведения.
• Предлагать улучшения в работе архива, в т.ч. по автоматизации учёта.
• Участвовать в профессиональных конференциях, семинарах и повышать квалификацию за счёт средств, предусмотренных бюджетом.
• Получать доступ к внутренним нормативным актам и методическим рекомендациям.

Ответственность

Работники архива несут ответственность за:

• Нарушение сроков и порядка выдачи документов.
• Неправильное ведение учётных регистров и каталогов.
• Нарушение требований по сохранности и охране архивных фондов.
• Несоблюдение конфиденциальности информации, содержащейся в архивных документах.

Квалификационные требования

Условия труда и график работы

Рабочий день – 8 часов, пятидневка. В случае необходимости допускаются дежурства в выходные и праздничные дни для обеспечения доступа к архивным фондам.

Взаимодействие с другими подразделениями

• Отделом юридической службы – согласование выдачи документов, защита конфиденциальных сведений.
• Отделом информационных технологий – поддержка автоматизированных систем учёта.
• Отделом финансов – планирование бюджета, отчётность.
• Государственными архивными управлениями – обмен методическими материалами, участие в региональных проектах.

Отзывы и предложения граждан

Граждане могут оставлять отзывы о работе архива через официальный сайт, электронную почту или в личном кабинете. Все предложения рассматриваются в течение 10 рабочих дней.

Заключительные положения

Настоящая должностная инструкция подлежит обязательному ознакомлению всеми сотрудниками архива. Копия Инструкции размещается в открытом доступе на официальном сайте архива и в личных кабинетах сотрудников.

Контроль за соблюдением Инструкции возлагается на директора архива. При выявлении нарушений применяется дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и законодательством о муниципальной службе.

Дата утверждения: 15 апреля 2026 г.