Назначение должности: специалист отвечает за подготовку‚ сканирование‚ индексирование и загрузку документов в систему электронного архива (СЭА) в соответствии с профессиональными стандартами (Профстандарт 07.009) и внутренними нормативными актами организации.

Общее положение

• Специалист относится к категории 4‑го уровня квалификации (уровень 3 по Профстандарту).
• Подчиняется начальнику отдела электронного документооборота или руководителю информационно‑технического подразделения.
• Работает в соответствии с локальными нормативными актами‚ правилами ИТ‑безопасности и инструкциями по использованию специализированного программного обеспечения.

Основные задачи и функции

1. Подготовка документов к сканированию:
   • Отбор и сортировка бумажных документов согласно установленным классификаторам.
   • Удаление скрепок‚ скотча‚ исправление повреждённых листов.
   • Маркировка оригиналов уникальными идентификаторами (штрих‑коды‚ QR‑коды).
2. Сканирование и контроль качества изображений:
   • Настройка сканера в соответствии с требованиями к разрешению (не менее 300 dpi)‚ цветности и формату (PDF/A‑2‚ TIFF).
   • Проверка полученных файлов на отсутствие артефактов‚ размытости и корректность ориентации.
   • Ведение журнала сканирования (номер партии‚ дата‚ ответственный).
3. Индексирование и метаданные:
   • Заполнение полей метаданных в соответствии с нормативными справочниками (дата создания‚ регистратор‚ классификатор‚ тип документа).
   • Присвоение уникального кода архивного документа (УКД) и привязка к электронному образу.
4. Загрузка данных в СЭА:
   • Импорт файлов и метаданных в систему электронного архива через специализированный клиент (например‚ «Электронный архив» версии 5.2+).
   • Контроль успешности загрузки (статус «Загружено»‚ «Ошибка»).
   • Формирование и передача отчетов о загрузке в отдел контроля качества.
5. Соблюдение сроков и норм выработки:
   • Соблюдать нормативные сроки – не менее 1500 страниц/смену (в зависимости от сложности документа).
   • Выполнять плановые задачи согласно графику (ежедневные‚ еженедельные‚ ежемесячные отчёты).
6. Обеспечение ИТ‑безопасности:
   • Соблюдать правила использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в СЭА.
   • Не передавать конфиденциальные файлы на внешние носители без согласования.
   • Регулярно обновлять антивирусные базы и патчи ОС.
7. Взаимодействие с другими подразделениями:
   • Консультация сотрудников отделов‑производителей документов по вопросам подготовки к сканированию.
   • Согласование вопросов архивного хранения с руководителем архивного отдела.

Требования к квалификации

• Среднее профессиональное или высшее образование в области делопроизводства‚ информационных технологий‚ архивоведения.
• Знание нормативных актов в сфере электронного документооборота (ГОСТ Р 7.0.97‑2016‚ ФЗ‑63 «Об архивном деле»).
• Опыт работы с программами сканирования‚ OCR‚ системами электронного архива (СЭА‚ ЭДО).
• Навыки работы с базами данных и метаданными (XML‚ JSON).
• Внимательность‚ способность работать с большим объёмом информации‚ соблюдение конфиденциальности.

Права и ответственность

• Имеет право запрашивать у подразделений‑производителей недостающие документы и уточнения.
• Ответственен за достоверность загруженных в СЭА данных и их соответствие установленным стандартам.
• Нести ответственность за нарушение сроков выполнения работ и несоблюдение правил ИТ‑безопасности.

Порядок выполнения работ

Работа специалиста организуется в три основных этапа:

1. Подготовительный – сбор и подготовка оригиналов‚ проверка их соответствия требованиям.
2. Технический – сканирование‚ обработка изображений‚ заполнение метаданных.
3. Контрольный – проверка качества загрузки‚ формирование отчётов‚ передача данных в архивный фонд.

Все действия фиксируются в журнале учёта работ (электронный реестр)‚ доступном в личном кабинете сотрудника.

Документация и формы

• Форма № 01 – Журнал сканирования.
• Форма № 02 – Акт приёма‑передачи электронных образов.
• Форма № 03 – Отчёт о выполнении плана загрузки (ежемесячный).
• Регламент № 04 – Правила использования персонального компьютера и специализированного ПО в СЭА.

Контроль и оценка эффективности

• Ключевые показатели (KPI):
  • Объём обработанных страниц/смену.
  • Процент ошибок при загрузке (не более 0‚5 %).
  • Соблюдение сроков выполнения плановых задач.
• Периодический аудит качества данных проводится отделом контроля качества архивов.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по работе электронного архива‚ вы можете воспользоваться следующими каналами связи.

• Официальный сайт: https://www.e-archive.gov.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Отдел электронного документооборота – 8‑495‑123‑45‑67
  • Техническая поддержка – 8‑495‑123‑45‑68
  • Служба архивного хранения – 8‑495‑123‑45‑69
• Электронный адрес: info@e-archive.gov.ru
• Личный кабинет: https://cabinet.e-archive.gov.ru (для сотрудников – доступ по корпоративным логинам)
• Личный приём (офис): г. Москва‚ ул. Петровка‚ д. 10‚ офис 5
• График приёма: понедельник‑пятница‚ 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00)

Отделы‚ участвующие в работе электронного архива

• Отдел электронного документооборота
• Отдел ИТ‑поддержки
• Отдел архивного хранения
• Юридический отдел (консультации по конфиденциальности)

Руководство

• Директор департамента архивного дела – Иванов И.И.
• Начальник отдела электронного документооборота – Петров П.П.
• Главный специалист по ИТ‑безопасности – Смирнова А.А.

Отзывы

Мы ценим обратную связь от наших пользователей. Ниже представлены несколько примеров отзывов:

1. «Система электронного архива позволяет быстро находить нужные документы‚ а поддержка работает оперативно». – отдел финансов.
2. «Внедрение новых правил сканирования повысило качество архивных копий и сократило количество ошибок». – отдел контроля качества.
3. «Благодарим специалистов за профессиональный подход к подготовке и загрузке документов». – юридический отдел.

Если вы хотите оставить свой отзыв‚ отправьте его на feedback@e-archive.gov.ru или заполните форму на официальном сайте.

Данная инструкция является базовым документом и подлежит ежегодному пересмотру в соответствии с изменениями нормативных актов и технологических требований.