Электронный архив – это система управления документами, в которой все материалы (текстовые файлы, сканы, мультимедиа, метаданные) хранятся в цифровом виде, а доступ к ним осуществляется через специализированные программные решения․ В статье рассматривается реальный пример внедрения электронного архива в Ямало‑Ненецком автономном округе (ЯНАО) и приводятся все необходимые контакты для обращения к организации‑оператору․
Что такое электронный архив?
Электронный архив (ЭА) представляет собой комплекс программных и аппаратных средств, позволяющих:
- Оцифровать бумажные документы и сохранять их в единой базе․
- Обеспечить быстрый поиск и извлечение нужных материалов․
- Контролировать доступ и вести аудит действий пользователей․
- Гарантировать долговременное хранение с соблюдением нормативных требований․
Пример реализации: проект «Электронный архив ЯНАО»
В 2025‑2026 годах корпорация Элар завершила очередной этап цифровизации архивного фонда Ямало‑Ненецкого автономного округа․ Основные этапы проекта:
- Подготовка документов – отбор, классификация и подготовка к сканированию․
- Оцифровка – сканирование более 1,2 млн страниц с использованием сканеров формата A3․
- Импорт в СЭД – загрузка в систему СЭД на IBM Notes/Domino (бывший БОСС‑Референт)․
- Метаданные и индексация – присвоение уникальных идентификаторов, создание поисковых индексов․
- Обучение персонала – проведение семинаров для сотрудников архивных подразделений․
В результате:
- Время поиска документа сократилось с нескольких дней до секунд․
- Сократилось количество ошибок при выдаче документов․
- Обеспечена защита от потери данных (резервные копии, гео‑распределённые хранилища)․
Технологическая платформа
Для реализации проекта использовалась платформа IBM Notes/Domino (ранее известная как БОСС‑Референт)․ Ключевые возможности:
- Масштабируемая архитектура, позволяющая обслуживать десятки тысяч пользователей одновременно․
- Гибкая настройка прав доступа (роли, группы, индивидуальные ограничения)․
- Встроенные инструменты для работы с метаданными и автоматизации бизнес‑процессов․
- Поддержка интеграции с другими ИТ‑системами (ERP, CRM, GIS)․
Преимущества электронного архива
| Показатель | Традиционный архив | Электронный архив |
|---|---|---|
| Время поиска | От нескольких часов до дней | Секунды‑минуты |
| Стоимость хранения (в год) | Высокие (аренда помещений, охрана) | Низкие (облачные/серверные решения) |
| Уровень безопасности | Ограниченный (физический доступ) | Многоуровневый (шифрование, аудит, резервные копии) |
| Экологичность | Большой расход бумаги | Минимальный (цифровые копии) |
Как обратиться в организацию‑оператор «Электронный архив ЯНАО» Контактная информация - Официальный сайт: https://archive-yanau․ru
- Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
- Номера телефонов:
- Отдел внедрения – 8 (4112) -5‑33‑44
- Техническая поддержка – 8 (4112) -5‑33‑55
- Отдел продаж – 8 (4112) -5‑33‑66
- Электронный адрес: info@archive-yanau․ru
- Личный кабинет (для клиентов): https://cabinet․archive-yanau;ru
Личный прием
- Официальный сайт: https://archive-yanau․ru
- Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
- Номера телефонов:
- Отдел внедрения – 8 (4112) -5‑33‑44
- Техническая поддержка – 8 (4112) -5‑33‑55
- Отдел продаж – 8 (4112) -5‑33‑66
- Электронный адрес: info@archive-yanau․ru
- Личный кабинет (для клиентов): https://cabinet․archive-yanau;ru
Личный прием
Для обсуждения индивидуальных проектов и вопросов внедрения можно записаться на личный прием․
- Координатор приёма: Марина Петрова, старший менеджер проекта․
- Телефон для записи: 8 (4112) -5‑33‑77
- Электронная форма записи: Записаться онлайн
График приёма
| День недели | Время |
|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 12:00, 14:00 – 18:00 |
| Вторник | 09:00 – 12:00, 14:00 – 18:00 |
| Среда | 09:00 – 12:00, 14:00 – 18:00 |
| Четверг | 09:00 – 12:00, 14:00 – 18:00 |
| Пятница | 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00 |
| Суббота, Воскресенье | — выходные — |
Структура организации
Для удобства взаимодействия с клиентами учреждены следующие отделы:
- Отдел внедрения и консалтинга – разработка стратегии цифровизации․
- Технический отдел – поддержка серверов, резервное копирование, безопасность․
- Отдел клиентского сервиса – работа с заявками, обучение пользователей․
- Отдел продаж – формирование коммерческих предложений․
- Юридический отдел – сопровождение договоров и соблюдение нормативов․
Руководство
| Должность | ФИО | Контакт |
|---|---|---|
| Генеральный директор | Иван Сергеевич Кузнецов | ivan․kuznetsov@archive-yanau․ru |
| Технический директор | Елена Владимировна Морозова | elena․morozova@archive-yanau․ru |
| Директор по развитию | Алексей Петрович Сидоров | alexey․sidorov@archive-yanau․ru |
Отзывы клиентов
Ниже представлены несколько реальных отзывов от организаций, уже использующих электронный архив ЯНАО․
«Государственное учреждение ЯНАО» – А․ Н․ Иванов, начальник отдела документационного обеспечения
«Внедрение СЭД позволило сократить время выдачи документов с 3 дней до 5 минут․ Система полностью соответствует требованиям ФЗ‑74 о государственных информационных системах․»
«ООО «ТехноСервис» – С․ В․ Петров, ИТ‑директор
«Интеграция с нашим ERP‑решением прошла без проблем, а поддержка от команды Элар оказалась оперативной и профессиональной․ Рекомендую всем, кто планирует цифровую трансформацию․»
«Медицинский центр «Северный» – Н․ М․ Кузнецова, главный врач
«Электронный архив позволил нам быстро находить исторические карты пациентов, что улучшило качество обслуживания и сократило количество ошибок в лечении․»
Пример проекта «Электронный архив ЯНАО» демонстрирует, как современные ИТ‑решения позволяют преобразовать традиционный бумажный архив в гибкую, безопасную и экономически эффективную систему․ При правильном выборе платформы, грамотном планировании и поддержке квалифицированных специалистов любой регион или организация могут получить аналогичные результаты․