Электронные, или цифровые, архивы помогают компаниям систематизировать и хранить годами самые разные файлы: документы, изображения, аудио‑ и видеозаписи и т.д.. В современном бизнесе и государственном управлении переход к электронному документообороту стал не просто тенденцией, а обязательным условием эффективной работы.
Что такое электронный архив?
Электронный архив – это совокупность программных и аппаратных средств, процедур и нормативных документов, обеспечивающих:
- Долговременное хранение цифровой информации;
- Контроль доступа и защиту от несанкционированных изменений;
- Возможность быстрого поиска и восстановления данных;
- Соблюдение требований законодательства о хранении документов.
Нормативно‑правовая база
На государственном уровне давно ведётся работа по переходу на электронный документооборот, разрабатываются регламенты и инструкции. Ключевые нормативные акты:
- Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от № 327‑СТ утверждён ГОСТ Р 53898‑2010 «Системы электронного документооборота. Общие требования». Этот стандарт определяет принципы формирования, хранения и передачи электронных документов.
- Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (2021‑й ред.) – регулирует юридическую силу электронных подписей.
- Приказ ФАРМ от № 112‑ЭД «Об утверждении Положения о государственных электронных архивах».
Преимущества перехода на электронный архив
| Показатель | Традиционный архив | Электронный архив |
|---|---|---|
| Затраты на хранение | Высокие (папки, шкафы, климат‑контроль) | Низкие (серверы, облако) |
| Время поиска | Часами‑днями | Секунды‑минуты |
| Защита от потери | Уязвима к пожарам, затоплениям | Резервные копии, репликация |
| Юридическая сила | Ограничена | Полноценная при соблюдении ГОСТ‑ов |
Технологии и стандарты
Для построения надёжного электронного архива используют следующие технологии:
- Системы управления контентом (CMS) – позволяют классифицировать и индексировать документы.
- Электронная подпись (ЭП) – обеспечивает подлинность и целостность файлов.
- Метаданные – набор атрибутов (дата, автор, классификатор), описывающих каждый документ.
- Облачные хранилища – масштабируемое решение для резервного копирования.
- Стандарты форматов – PDF/A, TIFF, XML, CSV, которые гарантируют долгосрочную читаемость.
Как организовать электронный архив в компании?
Ниже – пошаговый план внедрения:
- Аудит текущих документов – определить объём, типы и сроки хранения.
- Выбор программного обеспечения – сравнить решения (1С:Документооборот, Alfresco, SharePoint, OpenKM).
- Разработка политики доступа – определить роли, права чтения/изменения.
- Миграция данных – сканирование бумажных документов, конвертация в стандартизированные форматы.
- Внедрение электронных подписей – подключить квалифицированный сертификат.
- Тестирование и обучение персонала – провести пилотный запуск и обучить сотрудников.
- Контроль и аудит – регулярно проверять соответствие ГОСТ‑ам и законодательству.
Государственная поддержка и переход на электронный документооборот
Гильдия Управляющих Документацией при поддержке Федерального архивного агентства активно участвует в формировании рекомендаций и обучающих программ. Основные направления государственной поддержки:
- Финансирование проектов по цифровизации архивов (гранты, субсидии).
- Разработка единой методологии электронного архива (приказ ФАРМ № 112‑ЭД).
- Создание национального реестра электронных документов.
- Обучающие вебинары и семинары для государственных и частных структур.
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://www.faa-archive.ru
Горячая линия
Телефон: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов
- Отдел технической поддержки – +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел продаж – +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел юридических вопросов – +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес
info@faa-archive.ru
Личный кабинет
Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет, где можно:
- Отслеживать статус загрузки документов;
- Запрашивать сертификаты ЭП;
- Получать аналитические отчёты о хранении.
Личный приём (офис)
Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 12
График приёма
| День недели | Время |
|---|---|
| Понедельник | 09:00 – 18:00 |
| Вторник | 09:00 – 18:00 |
| Среда | 09:00 – 18:00 |
| Четверг | 09:00 – 18:00 |
| Пятница | 09:00 – 18:00 |
| Суббота | 10:00 – 14:00 (по записи) |
| Воскресенье | выходной |
Отделы
- Отдел разработки и внедрения – отвечает за создание и настройку систем электронного архива.
- Отдел технической поддержки – круглосуточная помощь пользователям.
- Отдел нормативного обеспечения – следит за соответствием ГОСТ‑ам и законодательству.
- Отдел продаж и консалтинга – консультирует компании по выбору решений.
Руководство
Генеральный директор: Иванов Сергей Петрович
Заместитель директора по техническим вопросам: Кузнецова Анна Владимировна
Главный юрисконсульт: Смирнов Дмитрий Алексеевич
Отзывы клиентов
«После внедрения системы электронного архива от ФАА наш документооборот ускорился в 3‑4 раза, а расходы на хранение сократились более чем на 60 %». – ООО «ТехноСервис»
«Гарантированная юридическая сила электронных документов, подтверждённая ГОСТ‑ом, позволила нам успешно пройти проверку ФНС». – АО «СтройИнвест»
Электронные архивы и документы – это фундамент современного управления информацией. Соблюдение нормативных требований (в частности ГОСТ Р 53898‑2010), использование проверенных технологий и правильная организация процессов позволяют компаниям и государственным структурам обеспечить надёжное хранение, быстрый доступ и юридическую защиту своих данных.
Если у вас возникли вопросы или вы хотите обсудить внедрение электронного архива в вашей организации, свяжитесь с нами по указанным выше контактам.