Электронный архив дипломов – это специализированный сервис‚ позволяющий выпускникам‚ учебным заведениям и работодателям безопасно хранить дипломные документы в электронном виде‚ быстро находить их и проверять подлинность с помощью цифровой подписи и блокчейн‑технологий. Ниже представлена подробная статья‚ охватывающая все аспекты работы с таким архивом‚ а также полные контакты для обращения.

Содержание

1. Что такое электронный архив дипломов?
2. Законодательная база и требования к срокам хранения
3. Преимущества электронного архива по сравнению с бумажным хранением
4. Ключевые функции и возможности сервиса
5. Как загрузить диплом в архив: пошаговое руководство
6. Доступ к дипломам: выпускники‚ работодатели‚ органы контроля
7. Безопасность и контроль доступа
8. Интеграция с университетскими информационными системами
9. Стоимость и модели лицензирования
10. Часто задаваемые вопросы
11. Контакты для обращений

Что такое электронный архив дипломов?

Электронный архив дипломов – это облачное или локальное хранилище‚ где каждый диплом сканируется‚ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) и сохраняется в формате PDF/A‑3 с метаданными‚ позволяющими:

• Гарантировать юридическую силу документа (срок хранения до 75 лет);
• Осуществлять быстрый поиск по ФИО‚ номеру диплома‚ дате выдачи и другим реквизитам;
• Автоматически проверять подлинность через государственные реестры (Госуслуги‚ ФГИС «Образование»);
• Обеспечивать доступ только уполномоченным пользователям (выпускникам‚ работодателям‚ проверяющим органам).

Технологически такие архивы построены на решениях Directum – проверенной платформе для управления корпоративным контентом‚ поддерживающей длительное хранение‚ контроль целостности и восстановление данных.

Законодательная база и требования к срокам хранения

Согласно Федеральному закону № 99‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц»‚ а также нормативным актам Министерства образования и науки РФ‚ дипломы и иные документы об образовании подлежат:

• Хранению в течение 75 лет (для высшего и послевузовского образования);
• Соблюдению требований к целостности и воспроизводимости (контроль хеш‑сумм‚ цифровая подпись);
• Уничтожению только после истечения установленного срока и проведения соответствующей процедуры.

Электронный архив полностью автоматизирует соблюдение этих требований.

Преимущества электронного архива дипломов

Ключевые функции и возможности сервиса

• Оперативное и архивное хранение – документы находятся в двух слоях: «оперативный» (до 2 лет) и «архивный» (от 2 до 75 лет).
• Автоматическая классификация – ИИ‑модуль распознает реквизиты диплома (ФИО‚ специальность‚ номер‚ дата) и помещает файл в нужный фонд.
• Контроль доступа – гибкая настройка прав (только чтение‚ подпись‚ выгрузка) по ролям: выпускник‚ работодатель‚ проверяющий орган.
• Подтверждение подлинности – проверка подписи через сервис «Госуслуги»‚ запись хеша в блокчейн.
• Поиск поу – OCR‑технология позволяет искать любые слова в тексте диплома.
• Экспорт и интеграция – API для выгрузки в 1С‚ SAP‚ LMS‑системы вузов.
• Уведомления – автоматические письма выпускникам о статусе загрузки и о предстоящих проверках.
• Отчётность – формирование регистров и актов для аудита и проверок.

Как загрузить диплом в архив: пошаговое руководство

1. Регистрация в личном кабинете – перейдите по ссылке https://cabinet.diplom-archive.ru и создайте аккаунт‚ указав ИНН учебного заведения.
2. Подтверждение полномочий – загрузите скан приказа о делегировании прав и подпишите его КЭП.
3. Создание фонда «Дипломы» – в разделе «Фонды» нажмите «Создать фонд»‚ задайте параметры хранения (срок 75 лет‚ уровень доступа).
4. Загрузка файлов – используйте кнопку «Загрузить документ»‚ выберите PDF/A‑3‚ укажите метаданные (ФИО‚ номер‚ дата выдачи). При необходимости система автоматически распознает данные.
5. Подписание КЭП – после загрузки система запросит подпись через ваш токен (Госключ‚ УНЭП).
6. Проверка и публикация – администратор проверит корректность и активирует документ. Выпускнику будет отправлено уведомление с ссылкой на документ.

Весь процесс занимает не более 5 минут при наличии готового скана и токена подписи.

Доступ к дипломам: кто и как может просматривать

Безопасность и контроль доступа

• Шифрование – все файлы хранятся в зашифрованном виде (AES‑256) как в облаке‚ так и в локальном хранилище.
• Контроль целостности – каждый документ имеет хеш‑сумму‚ проверка которой проводится ежедневно.
• Аудит доступа – журнал всех действий (кто‚ когда‚ что делал) доступен в режиме реального времени.
• Резервные копии – 3‑хратное резервирование: локальное‚ региональное и облачное.
• Соблюдение GDPR и ФЗ‑152 – персональные данные защищены согласно российскому законодательству.

Интеграция с университетскими информационными системами

Для автоматизации загрузки дипломов в архив предлагаются два пути интеграции:

1. API‑интеграция – REST‑интерфейс‚ позволяющий выгружать дипломы из 1С:Университет‚ Microsoft Dynamics 365 или любой ERP‑системы.
2. Пакетный импорт – загрузка архивов в формате ZIP‚ где каждый файл сопровождается XML‑метаданными согласно стандарту Directum.

Техническая поддержка поможет настроить обе схемы в течение 2–3 рабочих дней.

Стоимость и модели лицензирования

Для государственных вузов предусмотрены льготные цены и возможность размещения данных в государственном облаке (СФО).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли загрузить диплом в несколько архивов?

Да‚ система поддерживает дублирование в разных фондах‚ но рекомендуется хранить один «истинный» экземпляр для избежания конфликтов.

Какая юридическая сила у электронного диплома?

При наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП) документ имеет полную юридическую силу‚ равную бумажному оригиналу.

Что делать‚ если диплом был утерян в бумажном виде?

Обратитесь в ваш вуз‚ запросите копию‚ загрузите её в архив и подпишите КЭП. После этого электронный документ будет признан оригиналом.

Можно ли экспортировать диплом в формат DOCX?

Экспорт в DOCX не поддерживается‚ так как сохраняется юридически значимый формат PDF/A‑3. При необходимости можно запросить конвертацию через службу поддержки.

Контакты для обращений

Официальный сайт: https://diplom-archive.ru

Горячая линия (телефон поддержки): +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов:

• Техническая поддержка – +7 (495) -23‑45‑68 (9:00–21:00)
• Отдел продаж – +7 (495) -23‑45‑69 (9:00–18:00)
• Юридический отдел – +7 (495) -23‑45‑70 (10:00–17:00)
• Отдел внедрения – +7 (495) -23‑45‑71 (9:00–18:00)

Электронный адрес: info@diplom-archive.ru

Личный кабинет (для выпускников и вузов): https://cabinet.diplom-archive.ru

Личный приём (офис)

Адрес: ул. Ленина‚ д. 10‚ офис 5‚ г. Москва‚ 101 000

График приёма:

• Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
• Сб: 10:00 – 15:00
• Вс: выходной

Отделы и их функции

• Техническая поддержка – решение вопросов доступа‚ восстановление паролей‚ работа с API.
• Отдел продаж – подбор тарифов‚ подготовка коммерческих предложений.
• Юридический отдел – консультации по законодательству‚ проверка подписей.
• Отдел внедрения – настройка интеграций‚ обучение персонала вузов.

Руководство компании

• Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович
• Технический директор – Кузнецова Анна Владимировна
• Директор по развитию – Михайлов Дмитрий Сергеевич

Отзывы клиентов

Ниже ссылки на реальные отзывы выпускников и представителей вузов:

• Отзыв Московского государственного университета
• Отзыв выпускника 2023 года
• Отзыв HR‑менеджера крупной компании

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ пожалуйста‚ свяжитесь с нами любым удобным способом – мы всегда готовы помочь!

Статья актуальна на дату  г. 17:03:15.