Электронный архив – это современный инструмент управления бухгалтерскими и таможенными документами, позволяющий хранить, искать и передавать сведения в полностью цифровом виде. Для декларантов (компаний, занимающихся таможенным оформлением) такой архив становится обязательным элементом, обеспечивая соответствие требованиям законодательства и минимизируя риски штрафов.

Почему электронный архив важен для декларанта?

• Соблюдение нормативов. Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» и Приказ ФТС России № 1985 от об обязательном электронном хранении таможенных документов.
• Защита от потери данных. Надёжные резервные копии, шифрование и контроль доступа.
• Сокращение расходов. Уменьшение затрат на бумажный документооборот, архивные помещения и штрафы за неупорядоченное хранение.
• Ускорение процессов. Мгновенный поиск, автоматическая генерация отчетов и интеграция с ERP‑системами.
• Прозрачность и контроль. Возможность аудита в режиме реального времени.

Ключевые функции электронного архива для декларанта

1. Импорт и сканирование документов. Поддержка форматов PDF, TIFF, XML, JPG.
2. Электронная подпись. Автоматическое применение квалифицированной ЭП к каждому документу.
3. Метаданные и классификация. Присвоение тегов (номер декларации, дата, контрагент, тип товара).
4. Поиск и фильтрация. Поиск по номеру, дате, контрагенту, статусу проверки.
5. Контроль доступа. Роли: администратор, декларант, аудитор, бухгалтер.
6. Архивирование и резервное копирование. Хранение в облаке и локально, автоматическое резервирование каждые 24 часа.
7. Интеграция с таможенными порталами. Прямая передача деклараций в ЕАЭС, ФТС России.

Этапы внедрения электронного архива

Для успешного перехода от бумажного к электронному хранению рекомендуется пройти следующие шаги:

• Анализ текущих процессов. Выявление всех типов документов, их объёмов и точек доступа.
• Выбор платформы. Сравнение решений (Этлас, 1С:Документооборот, SAP Archiving, etc.).
• Подготовка инфраструктуры. Серверы, сетевое оборудование, системы резервного копирования.
• Настройка прав доступа и ролей. Определение, кто и какие операции может выполнять.
• Миграция данных. Сканирование и импорт исторических документов.
• Обучение персонала. Тренинги для декларантов, бухгалтеров и IT‑специалистов.
• Тестирование и запуск. Пилотный запуск, проверка соответствия требованиям ФТС.
• Поддержка и развитие. Регулярные обновления, аудит безопасности.

Практический пример: ООО «ТИС‑Строй»

В 2025 году компания ООО «ТИС‑Строй» завершила внедрение системы электронного архива «Этлас». Проект был реализован силами ИТ‑отдела и внешних консультантов. Ключевые результаты:

• Сокращение времени поиска документов с 3 часов до 5 минут.
• Уменьшение расходов на хранение бумажных архивов на 78 %.
• Отсутствие штрафов за несоблюдение требований ФТС в течение 2025‑2026 гг.
• Повышение уровня доверия со стороны партнёров за счёт прозрачного доступа к документам.

Контактная информация для обращения

Электронный архив документов декларанта – это не просто удобный сервис, а обязательный элемент современной таможенной практики. Он позволяет соблюдать законодательные требования, экономить ресурсы и повышать эффективность работы компании. При выборе решения следует учитывать совместимость с существующими ИТ‑системами, уровень поддержки и возможность масштабирования.

Если у вас возникли вопросы или требуется консультация по внедрению электронного архива, используйте указанные выше контакты – специалисты готовы помочь в любой момент.