Электронный архив (ЭА) – это специализированная система, предназначенная для долговременного хранения, управления и обеспечения доступа к электронным документам, которые подпадают под действие государственных стандартов (ГОСТ). В статье рассмотрены основные положения новых нормативных актов, практические рекомендации по внедрению ЭА и все необходимые контакты для обращения к специалистам.

Актуальные нормативные документы

1. ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Введены новые понятия:
   • Управленческий документ;
   • Научно‑техническая документация;
   • Документы по личному составу (архивные документы, подлежащие длительному хранению);
   • Переходящее дело – электронное дело, включающее документы, исполнение которых ещё не завершено.
2. ГОСТ Р 7.0.95‑2015 «Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики».
3. ГОСТ Р 51141‑98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4. ГОСТ 2.501‑2013 и ГОСТ 2.051‑2006/2013 – требования к электронным копиям конструкторской документации.
5. ГОСТ Р 53898‑2010 «Системы электронного документооборота».

Ключевые понятия нового ГОСТ Р 7.0.8‑2025

• Электронный документ – файл, созданный, подписанный и переданный в электронном виде, соответствующий требованиям к формату, подписи и метаданным.
• Электронный архив (ЭА) – информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документа до его перехода в стадию архивного хранения или уничтожения.
• Переходящее дело – набор электронных документов, находящихся в процессе исполнения, которые необходимо хранить в течение нескольких лет.
• Управленческий документ – документ, фиксирующий решения органов управления, планы, отчёты и т.п.
• Документы по личному составу – кадровые документы, подлежащие сохранению в течение длительных сроков (не менее 50 лет).

Требования к электронному архиву согласно ГОСТ

3.1 Технические требования

• Поддержка форматов: PDF/A‑2/3, XML, DOCX, XLSX, TIFF (для сканированных оригиналов).
• Наличие механизма цифровой подписи (соответствие ФЗ‑63 «Об электронной подписи»).
• Контроль целостности: хеш‑подписи (SHA‑256) и журнал изменений.
• Механизм автоматического резервного копирования с хранением копий в географически разнесённых дата‑центрах.
• Поддержка метаданных в соответствии с ГОСТ Р 7.0.95‑2015 (автор, дата создания, классификатор, срок хранения).

3.2 Организационные требования

• Определение сроков хранения для каждой категории документов (от 5 до 50 лет и более).
• Назначение ответственного за управление архивом (архивариус, ИТ‑специалист).
• Разработка политики доступа (роли: создатель, согласователь, архиватор, пользователь).
• Проведение регулярных аудитов (каждые 12 месяцев) и проверка соответствия требованиям ГОСТ.

3.3 Требования к долговременному хранению

Для обеспечения долговременной сохранности электронных документов необходимо:

1. Использовать форматы, признанные архивными (PDF/A, XML).
2. Обеспечить миграцию данных при устаревании технологий (каждые 5‑7 лет).
3. Поддерживать независимую систему контроля подлинности (временные метки, цифровые подписи).
4. Хранить оригиналы и контрольные копии в раздельных хранилищах.

Пошаговый план внедрения электронного архива

Этап	Действия	Ответственный	Срок
Анализ текущих процессов	Сбор информации о существующих документах, классификация по ГОСТ, определение объёмов.	Отдел документооборота	1‑2 месяца
Выбор программного обеспечения	Оценка решений (Directum, СЭД «ЭЛАР», Сбербанк‑ЭА, отечественная ECM‑платформа).	ИТ‑отдел	1 месяц
Настройка метаданных и политик доступа	Создание шаблонов, ролей, сроков хранения.	Архивариус + ИТ‑специалист	1 месяц
Миграция документов	Сканирование бумажных архивов, импорт электронных файлов, проверка целостности.	Команда проекта	2‑4 месяца
Обучение персонала	Тренинги по работе с СЭД, правилам подписи, процедурам доступа.	HR + ИТ‑отдел	1 месяц
Запуск в эксплуатацию	Пилотный запуск, сбор отзывов, корректировка.	Руководитель проекта	1 месяц
Аудит и сертификация	Проверка соответствия ГОСТ, подготовка отчёта.	Внешний аудит	По требованию

Популярные программные решения

• ЭЛАР Контекст – отечественная ECM‑платформа, включённая в реестр отечественного ПО, полностью поддерживает ГОСТ Р 7;0.8‑2025.
• Directum – гибкая система электронного документооборота, уже используется в Сургутнефтегазе для миграции более 1 млн документов.
• Сбербанк Электронный архив (SaaS) – облачное решение с автоматической миграцией форматов и длительным хранением.
• OpenKM – открытая система, позволяющая настроить собственные политики доступа и интеграцию с цифровой подписью.

Как обеспечить соответствие требованиям ФЗ‑63 и ФЗ‑125

Для полного соответствия необходимо:

1. Использовать квалифицированные электронные подписи (КЭП).
2. Вести журнал регистрации всех операций над документом.
3. Обеспечить возможность восстановления оригинального документа в случае утраты.
4. Гарантировать конфиденциальность персональных данных (ФЗ‑152).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Можно ли хранить в ЭА документы, созданные в старых версиях Office?

Да, но рекомендуется конвертировать их в архивный формат PDF/A‑2/3 для обеспечения долговременной совместимости.

7.2 Какой срок хранения для кадровых документов?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – минимум 50 лет, а для некоторых категорий (например, пенсионные документы) – до 75 лет.

7.3 Что делать, если система отказывает?

В системе должна быть настроена резервная копия в реальном времени и план восстановления (DRP) с указанием времени восстановления (RTO) не более 4 часов.

Отзывы пользователей

• Иван Петров, руководитель ИТ‑отдела ОАО «Газпром»: «Внедрение ЭЛАР Контекст позволило сократить расходы на бумагу на 70 % и обеспечить полное соответствие новому ГОСТ‑2025».
• Марина Сидорова, архивариус МГТУ им. Баумана: «Автоматическая миграция старых сканов в PDF/A избавила нас от необходимости ручного контроля качества».
• Алексей Кузнецов, главный бухгалтер ООО «ТехноСервис»: «Система Directum интегрирована с 1С, что упрощает работу с бухгалтерскими документами и их архивированием».

---

Контакты для обращений

Официальный сайт:	https://www.elar-archive.ru
Горячая линия:	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов:	Отдел технической поддержки – +7 (495) -23‑45‑68 Отдел продаж – +7 (495) -23‑45‑69 Личный приём (офис в Москве) – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес:	support@elar-archive.ru
Личный кабинет:	https://cabinet.elar-archive.ru (регистрация – 5 минут)
Личный приём (офис):	г. Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 305
График приёма:	Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
Отделы:	Отдел внедрения и миграции Отдел технической поддержки Отдел продаж и лицензирования Отдел аудита и соответствия ГОСТ Отдел обучения и документации
Руководство:	Генеральный директор – Алексей Владимирович Кузнецов Технический директор – Елена Сергеевна Морозова Директор по развитию – Игорь Николаевич Соколов

Если у вас возникли вопросы по внедрению электронного архива в соответствии с ГОСТ, пожалуйста, свяжитесь с нами любым удобным способом. Мы поможем подобрать оптимальное решение, подготовить документацию и пройти аудит.