Электронный архив документов (ЭАД) – это специализированная система, обеспечивающая долговременное хранение, учет и быстрый доступ к электронным документам, имеющим юридическую силу. Современные ЭАД позволяют автоматизировать процесс архивации, сократить затраты на бумажный документооборот и подготовиться к налоговым и аудиторским проверкам.
Содержание статьи
- Что такое электронный архив документов?
- Нормативные сроки хранения
- Виды электронных архивов
- Преимущества внедрения ЭАД
- Как организовать электронный архив в организации?
- Время работы службы поддержки и приёма
- Контактные данные
- Руководство и отделы
- Отзывы пользователей
Что такое электронный архив документов?
Электронный архив – это информационная система, в которой хранятся электронные версии документов в соответствии с требованиями законодательства (приказ Росархива, ФЗ‑63, ФЗ‑152). Система обеспечивает:
- Надёжную сохранность данных на протяжении всего срока хранения;
- Контроль доступа и разграничение прав пользователей;
- Подтверждение подлинности (электронная подпись, метка времени CAdES‑A, MDV);
- Автоматическое формирование архивных штампов и проверку целостности.
Ключевые функции
- Автоматическое разделение пакетов документов и определение их видов;
- Проверка комплектности и соответствия нормативным требованиям;
- Улучшение качества скан‑копий и их конвертация в форматы PDF/A, DOCX, XLSX и др.;
- Интеграция с системами ЭДО (1С, SAP, Microsoft SharePoint, EnDocs, RKIT и др.).
Нормативные сроки хранения
Сроки хранения электронных документов не зависят от их формы и соответствуют срокам для бумажных аналогов. Основные сроки (по состоянию на 2026 год):
| Тип документа | Срок хранения |
|---|---|
| Бухгалтерская и налоговая отчётность | 5 лет |
| Документы по трудовым отношениям | 5 лет (по окончании трудового договора) + 3 года после увольнения |
| Документы, связанные с охраной труда | 5 лет |
| Документы, относящиеся к недвижимости | 10 лет |
| Документы, подлежащие обязательному архивному хранению (по приказу Росархива) | до 50 лет |
Счётчик срока начинается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства документа.
Виды электронных архивов
- Кадровый архив – хранение трудовых книжек, договоров, аттестаций.
- Финансовый архив – бухгалтерские отчёты, налоговые декларации.
- Проектно‑сметный архив (ПСД) – чертежи, сметные расчёты, акты экспертизы.
- Архив юридически значимых документов – договоры, решения судов, лицензии.
- Общий корпоративный архив – все остальные документы, не попадающие в специальные категории.
Преимущества внедрения электронного архива
- Сокращение времени на поиск – поиск по метаданным,‑поиск, фильтры.
- Снижение расходов – отсутствие расходов на бумагу, печать, хранение в физических помещениях.
- Подготовка к проверкам – мгновенный доступ к документам в любой момент.
- Юридическая безопасность – подписи CAdES‑A, метки времени, неизменяемость.
- Автоматизация бизнес‑процессов – интеграция с ERP, CRM, системами контроля доступа.
Как организовать электронный архив в организации?
Для успешного внедрения ЭАД необходимо выполнить несколько шагов:
- Анализ потребностей – определить типы документов, сроки хранения и объём данных.
- Выбор платформы – сравнить решения EnDocs, RKIT, SL Soft, 1С Скан‑Архив и др.
- Разработка регламентов – описать процесс загрузки, классификации, доступа, уничтожения.
- Назначение ответственных – назначить архивного администратора и ответственных за каждое подразделение.
- Миграция данных – сканирование бумажных документов, импорт электронных файлов, проверка целостности.
- Тестирование и обучение персонала – провести пилотный запуск, обучить пользователей работе с системой.
- Эксплуатация и контроль – регулярные проверки целостности, обновление сертификатов подписи, аудит доступа.
Время работы службы поддержки и приёма
Для обеспечения бесперебойного доступа к архиву и решения возникающих вопросов предусмотрена круглосуточная техническая поддержка, а также приёмные часы для личных обращений.
| Служба | Время работы (МСК) |
|---|---|
| Техническая поддержка (телефон, чат, e‑mail) | Пн‑Пт 08:00‑20:00, Сб 09:00‑17:00 |
| Горячая линия (критические инциденты) | Круглосуточно 24/7 |
| Личный приём (офис) | Пн‑Пт 09:00‑18:00 (по предварительной записи) |
Все обращения фиксируются в системе тикетов, а клиент получает номер заявки и ожидаемое время решения.
Контактные данные
| Контакт | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.ead-service.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефон отдела поддержки | +7 (495) -23‑45‑68 |
| Электронный адрес | support@ead-service.ru |
| Личный кабинет | https://portal.ead-service.ru/login |
| Личный приём (офис) | г. Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 305 |
| График приёма | Пн‑Пт 09:00‑18:00 (по записи) |
Отделы
- Отдел внедрения и миграции данных
- Отдел технической поддержки
- Отдел юридической экспертизы и соответствия нормативам
- Отдел разработки и интеграции (API, EDI)
- Отдел обучения и документации
Руководство и ответственные лица
| Должность | ФИО | Контакт |
|---|---|---|
| Генеральный директор | Иванов Сергей Петрович | +7 (495) -23‑45‑01 |
| Директор по развитию | Кузнецова Анна Владимировна | +7 (495) -23‑45‑02 |
| Главный архитектор системы | Михайлов Дмитрий Сергеевич | +7 (495) -23‑45‑03 |
| Руководитель службы поддержки | Смирнова Ольга Николаевна | +7 (495) -23‑45‑04 |
Отзывы пользователей
«После внедрения электронного архива EnDocs время подготовки к налоговой проверке сократилось с нескольких дней до нескольких часов. Всё хранится в едином месте, а доступ к документам – мгновенный.» – Алексей Петров, финансовый директор ООО «ТехноСервис»
«Система Скан‑Архив позволила нам избавиться от 10 м² бумажных шкафов. Автоматическое присвоение меток времени и подпись CAdES‑A гарантируют юридическую силу наших документов.» – Марина Сидорова, руководитель отдела кадров АО «СтройИнвест»
«Техподдержка работает быстро и профессионально: в течение 30 минут решилась проблема с импортом старых PDF‑файлов. Рекомендую всем, кто планирует цифровизацию.» – Владимир Кузнецов, ИТ‑менеджер ПАО «Газпром»
Электронный архив документов – это не просто хранилище, а стратегический ресурс, который повышает эффективность бизнеса, снижает риски потери информации и обеспечивает соответствие законодательным требованиям. Правильно организованный архив, поддерживаемый квалифицированной службой поддержки, работает в удобные часы, а при необходимости доступен круглосуточно через горячую линию.
Если ваша организация готова к переходу на цифровой документооборот, свяжитесь с нами по указанным выше контактам – мы поможем подобрать оптимальное решение, настроить систему и обучить персонал.