Электронный архив документов – это специализированная система хранения, управления и обеспечения
доступа к электронным копиям бумажных и цифровых документов. Современные решения позволяют превратить
мёртвый «груз» бумажных архивов в эффективный цифровой актив, полностью соответствующий требованиям
законодательства РФ о документообороте и архивном деле.

Зачем нужен электронный архив?

• Сокращение издержек. Уменьшается потребность в физическом пространстве и затраты на
  обслуживание бумажных архивов.
• Быстрый поиск. Мгновенный поиск по метаданным, содержимому и полному тексту
  сканированных документов.
• Безопасность и контроль доступа. Шифрование, журналирование действий, разграничение прав
  пользователей.
• Соответствие нормативам. Автоматическое формирование и хранение метаданных,
  необходимых для подтверждения подлинности и юридической силы документов.
• Управление жизненным циклом. Автоматическая загрузка, классификация, хранение,
  архивирование и уничтожение документов в соответствии с регламентом.

Виды электронных архивов

1. Электронный архив бумажных документов (скан‑архив). Создаётся на основе оцифровки
   существующего бумажного фонда.
2. Электронный архив электронных подлинников. Хранит оригиналы файлов, полученных в
   электронном виде (ЭДО, электронные подписи).
3. Гибридный архив. Объединяет скан‑копии и электронные подлинники, позволяя работать
   с любыми типами документов в единой системе.

Ключевые компоненты современной ЭАД

• Система электронного документооборота (СЭД). Интегрирует поступление документов в
  архив.
• Модуль интеллектуальной обработки. Распознавание текста (OCR), автоматическая
  классификация и заполнение метаданных.
• Хранилище данных. Надёжные серверы, облачные решения или гибридные варианты с
  резервным копированием.
• Интерфейс пользователя. Удобный веб‑клиент, мобильные приложения и API для
  интеграции с другими корпоративными системами.
• Модуль контроля доступа и аудита. Журналы действий, подписи, шифрование.

Пошаговое руководство по внедрению ЭАД в организации

Подготовительный этап

Определите цели проекта, составьте карту текущих процессов документооборота и сформируйте
команду проекта (руководитель, ИТ‑специалисты, архивисты).

Выбор решения

Сравните предложения рынка (Docsvision, EnDocs, E‑Arch, 1С‑Скан‑Архив и др.) по критериям:

• Соответствие требованиям ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «Об электронной подписи»;
• Возможности интеграции с уже используемыми СЭД и ERP‑системами;
• Уровень автоматизации (OCR, классификация, контроль жизненного цикла);
• Стоимость лицензий, внедрения и поддержки.

Планирование миграции

Разработайте план сканирования и загрузки документов, определите приоритетные категории
(договоры, бухгалтерия, кадровые документы);

Тестирование и настройка

Запустите пилотный проект на небольшом наборе документов, проверьте:

• Качество OCR и полноту метаданных;
• Работу прав доступа;
• Производительность поиска.

Обучение персонала

Проведите семинары и подготовьте методические материалы для пользователей и администраторов.

Полный запуск и поддержка

Переведите все документы в электронный архив, настройте автоматическое уничтожение
неактуальных файлов и организуйте службу поддержки.

Требования законодательства РФ

Электронный архив должен соответствовать следующим нормативным актам:

• ФЗ № 125 «Об архивном деле» (п. 4.2, 4.3 – требования к электронному хранению);
• ФЗ № 63 «Об электронной подписи» (подтверждение подлинности электронных документов);
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Электронный архив. Общие требования»;
• Приказ Минкультуры России № 15 «Об утверждении Положения о порядке
  создания, ведения и использования электронных архивов».

Отзывы пользователей

Контактная информация для обращения

Официальный сайт: https://www.ead-example.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов отдела продаж:

• +7 (495) -23‑45‑67 (Москва)
• +7 (812) -87‑65‑43 (Санкт‑Петербург)

Электронный адрес: support@ead-example.ru

Личный кабинет клиента: https://portal.ead-example.ru

Личный приём (консультации)

Для получения индивидуального расчёта и демонстрации системы запишитесь на личный приём.

График приёма:

• Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00
• Суббота: 10:00 – 15:00
• Воскресенье: выходной

Контактное лицо: Марина Иванова, старший менеджер по работе с клиентами

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 доб. 101

E‑mail: ivanova@ead-example.ru

Отделы компании

• Отдел продаж и маркетинга – работа с клиентами, подготовка предложений.
• Технический отдел – внедрение, настройка и интеграция систем.
• Отдел поддержки – 24/7 техподдержка, решение инцидентов.
• Отдел разработки – доработка функционала под запросы заказчика.
• Отдел юридической экспертизы – контроль соответствия нормативным требованиям.

Руководство компании

1. Генеральный директор – Алексей Михайлов
2. Директор по развитию – Светлана Крылова
3. Технический директор – Владимир Соколов
4. Директор по клиентскому обслуживанию – Марина Иванова

Электронный архив – это фундамент современной информационной инфраструктуры. Правильный выбор
решения, тщательное планирование миграции и постоянная поддержка позволяют организациям
сократить издержки, ускорить бизнес‑процессы и обеспечить полное соответствие законодательству.