Электронный архив (ЭА) конструкторской документации – это специализированная информационная система, предназначенная для
приёма, обработки, хранения, поиска и выдачи технической документации в электронном виде․
Она должна отвечать как нормативным требованиям, так и практическим нуждам организации‑заказчика․

Нормативно‑правовая база

Создание и эксплуатация ЭА регулируются рядом федеральных законов и подзаконных актов:

• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (требования к хранению электронных документов);
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 «Электронные документы․ Общие требования»;
• ГОСТ Р 52744‑2007 «Системы электронного документооборота․ Требования к безопасности»;
• Приказы Минпромторга РФ и Минтехсвязи, регламентирующие хранение конструкторской документации в электронном виде․

Все требования вступают в силу в установленный срок (обычно 1 марта или 1 сентября года публикации) и направлены на защиту жизни, здоровья людей, а также охрану интеллектуальной собственности․

Общие принципы построения ЭА

1. Надёжность и долговечность хранения – гарантировать сохранность данных минимум 10 лет;
2. Контроль доступа – разграничение прав пользователей по ролям (администратор, архивист, конструктор, заказчик);
3. Полнота и неизменность – обеспечение неизменности оригинальных файлов и их версии;
4. Доступность и поиск – быстрый поиск по метаданным, номеру проекта, типу документа и т․д․;
5. Соответствие требованиям к электронным подписям – подпись должна соответствовать ГОСТ Р 34․10‑2012;
6. Резервное копирование и восстановление – ежедневные резервные копии, проверка восстановления минимум раз в квартал․

Технические требования

Форматы и структура файлов

• Поддержка основных форматов: DWG, DXF, STEP, IGES, PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG;
• Хранение оригиналов и их «чистых» копий (без скрытых слоёв, макросов);
• Структурирование по проектам, версиям и стадиям разработки (Эскиз, Предпроект, Рабочий комплект)․

Метаданные

Каждый документ обязан иметь обязательный набор метаданных:

Безопасность

• Шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS 1․3);
• Аудит действий – журнал всех операций (просмотр, изменение, удаление) с указанием пользователя и времени;
• Многофакторная аутентификация (пароль + OTP/смарт‑карта);
• Регулярные проверки уязвимостей и пентесты․

Доступность и масштабируемость

• Поддержка горизонтального масштабирования (кластеризация серверов);
• Гарантированный SLA ≥ 99,9 % времени работы;
• Возможность интеграции с САПР‑системами (SolidWorks, CATIA, AutoCAD) через API․

Резервное копирование и восстановление

Резервные копии хранятся в двух независимых географических зонах․ План восстановления (DRP) включает:

1. Ежедневный инкрементный бэкап;
2. Еженедельный полный бэкап;
3. Тестовое восстановление не реже одного раза в 90 дней․

Организационные требования

Управление процессами

• Назначение Ответственного за архив (архивист) – контроль соблюдения политики;
• Разработка Положения о работе с электронным архивом (регламент ввода, согласования, вывода документов);
• Проведение ежегодных аудитов соответствия требованиям ГОСТ и ФЗ․

Обучение персонала

Все пользователи обязаны пройти вводный курс (2 ч) и периодический (каждые 12 мес․) курс повышения квалификации по работе с ЭА․

Контроль доступа

Роли и права определяются матрицей доступа:

Требования к интеграции

• API RESTful для обмена данными с ERP‑системами (1С, SAP) и системами управления проектами (Jira, Redmine);
• Поддержка протоколов WebDAV и SMB для прямого доступа из рабочих станций;
• Возможность автоматической загрузки чертежей из CAD‑пакетов через plug‑in‑модули․

Требования к персоналу

Для эффективного функционирования ЭА необходимы следующие специалисты:

1. Системный администратор – настройка серверов, резервное копирование;
2. Специалист по информационной безопасности – контроль доступа, аудит;
3. Архивист – классификация и метаданные;
4. Технический писатель – разработка инструкций и регламентов;
5. Поддержка пользователей – служба Help‑Desk․

Примеры реализации

Одним из успешных кейсов является Объединённая металлургическая компания, которая внедрила ЭА на базе платформы ЭЛАР․ Результаты:

• Сокращение времени доступа к документам с 8 ч до 5 мин;
• Снижение риска хищения и утраты оригиналов на 97 %;
• Увеличение уровня соответствия требованиям ФЗ‑63‑ФЗ до 100 %․

Требования к электронному архиву конструкторской документации охватывают как нормативно‑правовую основу, так и технические, организационные и кадровые аспекты․
Только комплексный подход, включающий надёжную инфраструктуру, чёткую политику доступа и постоянный контроль, позволяет обеспечить долгосрочное хранение, быстрый доступ и полное соответствие законодательству․

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по внедрению или эксплуатации электронного архива, вы можете связаться с нами любым удобным способом․

• Официальный сайт: https://www․e-archive-rus․ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Номера телефонов отдела продаж:
  • Москва – +7 (495) -23‑45‑68
  • Санкт‑Петербург – +7 (812) -23‑45‑67
• Электронный адрес: info@e-archive-rus․ru
• Личный кабинет пользователя: https://portal․e-archive-rus․ru
• Личный приём (консультация специалиста): запись через форму записаться онлайн
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (по московскому времени)
• Отделы:
  • Техническая поддержка
  • Разработка и интеграция
  • Безопасность информации
  • Продажи и маркетинг
• Руководство:
  • Генеральный директор – Иванов И․И․
  • Технический директор – Петров П․П․
  • Директор по развитию – Сидорова С․С․
• Отзывы клиентов:
  • «Система полностью отвечает требованиям ГОСТ и ФЗ, ускорила работу отдела проектирования в 5 раз» – ООО «МеталлТех»
  • «Надёжный архив, удобный поиск, поддержка 24/7» – АО «Энергострой»
  • «Отличный сервис, быстрый отклик службы поддержки» – ЗАО «Конструктор‑Плюс»

Мы готовы помочь вам построить надёжный и безопасный электронный архив конструкторской документации!