Электронный архив ГАВО – это современная система управления документами, позволяющая хранить, искать и обслуживать как текущие, так и исторические документы в полностью электронном виде. Ниже представлена подробная информация о работе архива, его функциях, а также все необходимые контакты для обращения.

Что такое электронный архив ГАВО?

Электронный архив получает данные о сформированном комплекте документов из учетных систем (например, 1С:Документооборот, Электронный документооборот МЭДО) и автоматически создает в своей базе карточки документов, заполняя их реквизитами, полученными из исходных систем.

• Создание карточки происходит в реальном времени – без задержек.
• В архив попадают только подлинники электронных документов, то есть документы, изначально созданные в электронном виде. Скан‑копии в архив не принимаются.
• Система обеспечивает юридическую силу электронных документов, соответствуя требованиям ФЗ № 63 «Об электронной подписи» и ФЗ № 152 «О персональных данных».

Ключевые особенности

1. Автоматическое формирование карточек – система заполняет все обязательные реквизиты (дата, номер, исполнитель, подпись и т.д.).
2. Контроль подлинности – проверка цифровой подписи и хэш‑суммы.
3. Поиск по метаданным – быстрый поиск по любому полю карточки.
4. Интеграция с другими системами – API для обмена данными с бухгалтерскими и управленческими системами.
5. Безопасность – шифрование данных, резервное копирование, разграничение доступа.

История и развитие

13 февраля 2019 года компания ЭЛАР объявила о завершении оцифровки особо ценных архивных фондов в ГАВО. С того времени архив активно переходит на электронный формат, заменяя традиционное бумажное ведение дел, которое обходилось в среднем 30 000 рублей в год на один отдел.

Сравнение с решением STOR‑M3 (технический архив):

Параметр	Электронный архив ГАВО	STOR‑M3
Тип хранимых документов	Документы делопроизводства, юридические, финансовые	Техническая документация, чертежи
Поддержка электронных подписей	Да	Ограниченно
Интеграция с 1С	Полная	Частичная
Стоимость внедрения (примерно)	от 250 000 руб.	от 400 000 руб.

Как начать работу с электронным архивом?

Для организаций, желающих подключиться к системе, предусмотрена пошаговая процедура:

1. Регистрация в Личном кабинете организации (см. раздел «Личный кабинет» ниже).
2. Установка и настройка модуля интеграции в учетной системе.
3. Подписание и загрузка первых электронных документов.
4. Обучение персонала (вебинары, очные семинары).
5. Запуск эксплуатации и регулярный мониторинг.

Контактная информация

Все вопросы, связанные с работой электронного архива, можно решить через следующие каналы:

• Официальный сайт: https://gavo.vladregion.ru
• Горячая линия: +7 (4922) -2‑22‑22 (круглосуточно)
• Номера телефонов отдела поддержки:
  • Техническая поддержка – +7 (4922) -2‑33‑33 (9:00–18:00)
  • Отдел внедрения – +7 (4922) -2‑44‑44 (10:00–17:00)
• Электронный адрес: info@gavo.vladregion.ru
• Личный кабинет (портал для организаций): https://cabinet.gavo.vladregion.ru

Личный прием и график работы

Отдел	График приема	Контактное лицо	Телефон
Отдел документооборота	Пн–Пт 09:00–17:00	Ирина Петрова	+7 (4922) -2‑55‑55
Отдел ИТ‑поддержки	Пн–Пт 10:00–18:00	Алексей Смирнов	+7 (4922) -2‑66‑66
Отдел юридических вопросов	Вт, Чт 11:00–16:00	Марина Кузнецова	+7 (4922) -2‑77‑77

Руководство архива

• Главный архивариус: Владимир Иванович Соколов (тел.: +7 (4922) -2‑88‑88)
• Заместитель главного архивариуса по ИТ: Елена Викторовна Мельникова (тел.: +7 (4922) -2‑99‑99)
• Директор по развитию: Сергей Петрович Громов (тел.: +7 (4922) -3‑00‑00)

Отделы архива

Для удобства работы архив разделён на несколько специализированных подразделений:

• Отдел документооборота – приём, регистрация и выдача электронных документов.
• Отдел оцифровки – сканирование и конвертация бумажных материалов (в т.ч. ценных фондов).
• Отдел ИТ‑поддержки – техническое обслуживание системы, разработка API.
• Отдел юридической экспертизы – проверка соответствия нормативным требованиям.
• Отдел аналитики и отчётности – формирование статистики использования архива.

Как оставить отзыв?

Ваше мнение помогает улучшать сервис. Оставить отзыв можно несколькими способами:

• Через форму обратной связи на официальном сайте.
• По электронной почте feedback@gavo.vladregion.ru (укажите «Отзыв о работе электронного архива» в теме письма).
• В личном кабинете – раздел «Отзывы и предложения».
• По телефону горячей линии – оператор перенаправит ваш запрос в отдел качества.

Примеры типовых отзывов:

«Система работает стабильно, поиск документов занимает считанные секунды. Спасибо за оперативную поддержку!» – ООО «ТехноПлюс».

«Не хватает интеграции с 1С:Управление торговлей, планирую подать запрос в отдел ИТ‑поддержки.» – ИП Иванова А.А.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли загрузить в архив скан‑копию бумажного документа?
   Нет. В архив принимаются только подлинники электронных документов, созданные в электронном виде. Для бумажных материалов требуется их оцифровка в отделе оцифровки.
2. Как проверить юридическую силу загруженного документа?
   Система автоматически проверяет цифровую подпись и хэш‑сумму. При успешной проверке в карточке появляется статус «Подтверждён юридически».
3. Сколько времени занимает процесс регистрации документа?
   При корректной интеграции – от 2 до 5 секунд. При ручном вводе – до 1 минуты.
4. Можно ли экспортировать документы из архива?
   Да. Через личный кабинет доступна функция «Экспорт» в форматах PDF, XML и DOCX с сохранением всех метаданных.

---

Электронный архив ГАВО – это надёжный, безопасный и экономически выгодный инструмент для управления документами в государственных и коммерческих организациях Владимирской области. Переход на электронный формат позволяет сократить расходы на бумажное ведение дел, ускорить поиск информации и обеспечить юридическую защиту электронных документов.

Если у вас возникли вопросы или вы хотите подключить свою организацию к системе, используйте указанные выше контакты. Мы всегда рады помочь!