Электронный архив (ЭА) исполнительной технической документации – это специализированная система, предназначенная для
цифрового хранения, управления и обеспечения доступа к документам, подтверждающим факт выполнения
строительно‑монтажных, ремонтных и эксплуатационных работ. Такие архивы позволяют полностью заменить
бумажный документооборот, сократить издержки и минимизировать риски потери или кражи информации.

Нормативно‑методическая база

Ведение исполнительной технической документации в электронном виде регулируется рядом нормативных актов:

• ГОСТ Р 70108‑2022 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде» – основной документ,
  определяющий требования к структуре, подписи и хранению электронных файлов.
• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронном документообороте».
• Приказы Минстроя РФ, регламентирующие порядок сдачи и приёма объектов капитального строительства.

Все эти нормативные акты требуют обеспечения:

1. Подлинности и целостности электронных документов (квалифицированная электронная подпись).
2. Контроля доступа и аудита действий пользователей.
3. Сохранности данных в течение установленного срока (не менее 5 лет, а в некоторых случаях – 10 лет).

Ключевые преимущества электронного архива

На примере Объединённой металлургической компании внедрение ЭА на базе ЭЛАР Контекст позволило сократить время доступа к документам с 8 часов до 5 секунд и снизить риск кражи документов на 96 %.

Технологические решения

• ЭЛАР Контекст – система, ориентированная на крупные промышленные предприятия, поддерживает интеграцию с ERP и CAD.
• STOR‑M3 – решение, специально разработанное для строительных компаний, обеспечивает гибкую классификацию документов и автоматическое формирование отчетов.
• Логика бизнеса (ГК АйТи) – реализовала электронный архив для Ондской ГЭС, включающий модуль контроля качества и автоматический обмен данными с государственными реестрами.

Основные функции системы

1. Импорт и оцифровка бумажных документов (сканирование, OCR).
2. Электронная подпись (КЭП) и проверка её статуса.
3. Метаданные: тип документа, объект, дата, исполнитель, статус согласования.
4. Контроль версий и журнал изменений.
5. Ролевой доступ (администратор, контролер, пользователь).
6. Интеграция с системами BIM, ERP, GIS.
7. Автоматическое формирование отчетов и выгрузка в государственные реестры.

Этапы внедрения электронного архива

Подготовительный этап

• Анализ текущих процессов документооборота.
• Определение требований к системе (объём, типы документов, сроки хранения).
• Выбор программного продукта и поставщика.

Техническая реализация

• Развертывание серверной инфраструктуры (облачная или локальная).
• Настройка модулей доступа и ролей.
• Интеграция с существующими ИТ‑системами.
• Разработка шаблонов метаданных и бизнес‑правил.

Перенос и оцифровка

• Сканирование архивных бумажных документов.
• Применение OCR и привязка к метаданным.
• Подписание электронных копий квалифицированной подписью.

Обучение персонала и запуск

• Проведение семинаров и практических занятий (пример: семинары по нормативно‑методической базе ГОСТ Р 70108‑2022).
• Тестирование системы в пилотных проектах.
• Полноценный ввод в эксплуатацию и передача в эксплуатацию.

Практические кейсы

Объединённая металлургическая компания

В 2024 году компания внедрила ЭЛАР Контекст для хранения более 2 млн документов. Результаты:

• Сокращение времени поиска с 8 ч до 5 сек.
• Снижение расходов на хранение на 85 %.
• Уменьшение количества ошибок при передаче документов в контролирующие органы.

Ондская ГЭС

Система STOR‑M3, реализованная ГК АйТи, позволила автоматизировать приемку исполнительных документов по 12 объектам
строительства, обеспечив 100 % соответствие требованиям ГОСТ Р 70108‑2022.

Как получить услугу создания электронного архива?

Если ваша организация планирует перейти на электронный документооборот, вы можете обратиться к нам. Мы предлагаем:

• Консультацию по нормативной базе.
• Разработку индивидуального проекта.
• Внедрение и настройку выбранного решения.
• Обучение персонала и техническую поддержку.

Контактные данные

Отделы и их функции

• Отдел продаж – консультации, подготовка коммерческих предложений.
• Технический отдел – оценка ИТ‑инфраструктуры, подбор решения.
• Отдел внедрения – настройка, миграция данных, интеграция.
• Служба поддержки – 24/7 техподдержка, обслуживание системы.
• Отдел качества – контроль соответствия ГОСТ и внутренним регламентам.

Руководство компании

Отзывы клиентов

ООО «СтройТех» – «Благодаря внедрению электронного архива мы сократили время подготовки исполнительных документов
к сдаче в надзорные органы с 3 дней до 30 минут. Система проста в использовании, а поддержка – на высоте!»

ЗАО «ЭнергоСервис» – «Наша компания смогла полностью избавиться от бумажных архивов. Теперь все документы находятся в облаке,
доступны в любой точке страны, а риск потери сведений практически исчез».

Электронный архив исполнительной технической документации – это не просто технологический
инструмент, а стратегический ресурс, позволяющий компаниям повысить эффективность, снизить издержки
и соответствовать современным нормативным требованиям. При правильном выборе решения и профессиональном
внедрении вы получаете:

• Мгновенный доступ к любой документальной единице;
• Гарантированную сохранность и юридическую силу электронных документов;
• Сокращение расходов на хранение и обслуживание бумажных архивов;
• Улучшение контроля качества и прозрачности процессов строительства и эксплуатации.

Свяжитесь с нами уже сегодня, чтобы обсудить детали перехода на электронный архив и получить индивидуальное предложение.