Электронный архив нормативных документов (ЭАНД) – это специализированная система
хранения, управления и обеспечения доступа к нормативно-правовым актам в электронном виде․
Он позволяет сохранять документы в неизменяемом формате, гарантировать их юридическую силу
и обеспечивать совместимость с другими системами электронного документооборота (СЭД) и
системами хранения электронных документов (СХЭД) государственных органов․
Основные понятия и задачи ЭАНД
- Обеспечение информационной и функциональной совместимости СЭД и СХЭД․
- Соблюдение нормативных требований: Правила делопроизводства, правила обмена документами в электронном виде,
правила хранения документов․ - Гарантировать долговременное хранение в форматах PDF/A, XML, TIFF и др․
- Поддержка регистрационно‑контрольных карточек (metadata) для быстрого поиска и аудита․
Классификация видов электронных архивов нормативных документов
2․1 По месту размещения серверов
- Локальные (on‑premise) архивы – серверы находятся в ИТ‑инфраструктуре организации․
Преимущества: полный контроль над данными, возможность интеграции с внутренними СЭД․ - Облачные архивы у провайдера – хранение в дата‑центрах сторонних операторов
(например, «ЭДО‑Провайдер», «КиберХранилище»)․ Преимущества: масштабируемость, высокая доступность,
снижение капитальных расходов․ - Гибридные решения – часть данных хранится локально (особенно конфиденциальные нормативные акты),
а остальная часть – в облаке․
2․2 По типу нормативных документов
- Архивы нормативной документации – законы, указы, постановления, методические указания․
- Архивы технической документации – стандарты, технические регламенты, ГОСТы․
- Архивы юридической документации – договоры, соглашения, решения судов․
- Архивы кадровой документации – приказы, положения о штатном расписании, инструкции․
- Архивы конструкторской документации – проектные и сметные материалы․
2․3 По уровню доступа и контроля
- Открытый доступ – публичные нормативные акты, доступные любому пользователю․
- Закрытый доступ – документы, требующие авторизации (например, внутренние методические указания)․
- Смешанный доступ – комбинированный режим с разными уровнями прав для разных групп пользователей․
Функциональные требования к системе ЭАНД
Согласно типовым требованиям Федерального архивного агентства, система должна обеспечивать:
- Поддержку неизменяемого формата (PDF/A‑2, XML‑Archive) и контроль целостности (хеш‑подписи)․
- Возможность автоматической передачи электронных документов из СЭД в архив․
- Полноту метаданных: номер документа, дата принятия, орган‑издатель, классификатор, срок хранения․
- Функцию поиска и фильтрации по метаданным и полному тексту․
- Управление сроками хранения и автоматическое перемещение в «архивный» статус после окончания
активного периода․ - Поддержку аудита и журналов действий (кто, когда, что делал)․
- Интеграцию с личными кабинетами пользователей и с системами электронного документооборота․
Пошаговая инструкция по внедрению ЭАНД в организации
- Анализ требований – собрать нормативные акты, определить сроки хранения, уровни доступа․
- Выбор типа архива (локальный, облачный, гибридный) в зависимости от бюджета и политики безопасности․
- Подготовка инфраструктуры – серверы, сетевые каналы, резервные копии․
- Настройка метаданных – разработать шаблоны карточек, согласовать классификаторы․
- Миграция документов – сканирование бумажных актов, конверсия в PDF/A, загрузка в систему․
- Тестирование и валидация – проверка целостности, прав доступа, совместимости с СЭД․
- Обучение персонала – проведение семинаров, создание инструкций․
- Эксплуатация и поддержка – мониторинг, обновления, аудит․
Отделы, отвечающие за работу ЭАНД
- Отдел информационных технологий (ИТ) – техническая поддержка, администрирование серверов․
- Отдел архивного дела – формирование и поддержание регистров нормативных актов․
- Юридический отдел – проверка соответствия законодательству, согласование прав доступа․
- Отдел документооборота – интеграция с СЭД, обучение пользователей․
Руководство проекта
Для успешного внедрения назначается руководитель проекта – старший специалист по
информационному управлению․ Его задачи:
- Координация работы всех отделов․
- Контроль сроков и бюджета․
- Взаимодействие с поставщиком программного обеспечения․
- Отчетность перед руководством организации․
Отзывы пользователей
«ЭАНД позволил нам сократить время поиска нормативных актов с 30 минут до 5 секунд․
Облачный вариант дал гибкость масштабирования без дополнительных капитальных вложений․»
«Система полностью соответствует требованиям ФАА, а автоматический аудит упрощает подготовку
к проверкам․ Единственный минус – необходимость обучения персонала, но это быстро окупается․»
Контакты для обращений
Официальный сайт: https://www․faa․gov․ru/ead
Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑11 (круглосуточно)
Телефоны отдела поддержки:
- Москва – +7 (495) -23‑45‑67
- Санкт‑Петербург – +7 (812) -65‑43‑21
- Региональный центр – +7 (846) -55‑66‑77
Электронный адрес: ead-support@faa․gov․ru
Личный кабинет пользователя: https://ead․faa․gov․ru/login
Личный прием (по записи): г․ Москва, ул․ Тверская, д․ 7, офис 312
График приёма: Пн‑Пт 09:00‑17:00 (перерыв 12:30‑13:30)․ Приём по предварительной записи․
Отделы:
- Отдел информационных технологий – тел․: +7 (495) -23‑45‑67
- Отдел архивного дела – тел․: +7 (495) -23‑45‑68
- Юридический отдел – тел․: +7 (495) -23‑45‑69
Руководитель проекта: Иван Сергеевич Кузнецов, заместитель директора по ИТ․
Тел․: +7 (495) -23‑45‑70, e‑mail: ivan․kuznetsov@faa․gov․ru
Электронный архив нормативных документов – ключевой элемент современной системы управления
информацией в государственных и коммерческих организациях․ Выбор правильного вида
архива (локальный, облачный или гибридный), соблюдение нормативных требований и
организация эффективного взаимодействия между отделами позволяют обеспечить
долговременное, безопасное и удобное хранение нормативных актов․
При правильном подходе ЭАНД повышает прозрачность работы органов власти,
сокращает издержки на бумажный документооборот и гарантирует юридическую силу
электронных нормативных документов․