Электронный архив – это система долгосрочного хранения и управления электронными документами, отвечающая требованиям российского законодательства в сфере архивного дела и бухгалтерского учёта. Ниже представлена подробная информация о том, какие документы могут быть помещены в электронный архив, как их оформить, а также все необходимые контакты для обращения в специализированные службы.

Что такое документы в электронном архиве?

Документы, помещаемые в электронный архив, делятся на несколько групп:

1. Первичные бухгалтерские документы (накладные, счета‑фактуры, акты выполненных работ).
2. Налоговые документы (декларации, справки, подтверждающие расходы, письма ФНС).
3. Юридические документы (договоры, уставные документы, судебные решения).
4. Корпоративные документы (протоколы собраний, решения органов управления).
5. Документы, связанные с маркированными и прослеживаемыми товарами (сертификаты, акты проверки).

Все документы должны соответствовать требованиям ФНС (п. 1.3 Методических рекомендаций от , письмо ФНС от СД‑4‑3/8904) и требованиям закона о цифровой подписи. При правильном оформлении электронный архив гарантирует:

• Неподдельность и юридическую силу документа.
• Доступность в любой момент времени.
• Сокращение расходов на бумажный документооборот.
• Соответствие требованиям длительного хранения (не менее 75 лет для некоторых видов документов).

Как оформить документ в электронный архив?

Процесс состоит из нескольких шагов:

1. Сканирование/создание цифровой копии – используйте сканер с разрешением не менее 300 dpi.
2. Подписание электронной подписью (ЭП) – обязательный этап для подтверждения подлинности.
3. Метаданные – заполните поля: название, дата создания, тип документа, ответственный.
4. Загрузка в систему – используйте портал Этлас.Софт или аналогичную платформу (например, 1С:Архив).
5. Контроль качества – проверка целостности файла и соответствия требованиям ФНС.
6. Регистрация в реестре – система выдаёт уникальный идентификатор (UID) и сохраняет запись о размещении.

Технические решения и поставщики

На российском рынке представлены несколько проверенных решений:

• Этлас.Софт – платформа «ЭСВО», поддерживает миграцию архивов и интеграцию с 1С.
• CorpSoft24 – сервис внедрения системы долговременного хранения 1С:Архив.
• Нотариальные сервисы – например, система, используемая нотариусом Русланом Быконей в Москве.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по работе с электронным архивом, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

Официальный сайт

https://www.etlas-soft.ru

Горячая линия

Телефон: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно, бесплатный звонок по России)

Номера телефонов

• Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑67 (пн‑пт, 9:00‑18:00)
• Отдел внедрения: +7 (495) -65‑43‑21 (пн‑пт, 10:00‑17:00)
• Отдел продаж: +7 (495) -22‑33‑44 (пн‑пт, 9:00‑19:00)

Электронный адрес

info@etlas-soft.ru

Личный кабинет

Для доступа к личному кабинету необходимо пройти регистрацию на официальном сайте. После подтверждения учетной записи вы получите доступ к:

• Отслеживанию статуса загрузки документов.
• Скачиванию сертификатов и отчетов.
• Управлению правами доступа сотрудников.

Личный прием (консультация)

Для получения индивидуальной консультации можно записаться на личный прием к специалисту по электронному архиву.

График приема

Записаться можно по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или через форму обратной связи в личном кабинете.

Отделы

• Отдел внедрения и миграции – отвечает за перенос бумажных архивов в электронный формат.
• Отдел технической поддержки – решает вопросы доступа, ошибок загрузки и совместимости.
• Отдел юридической экспертизы – проверяет соответствие документов требованиям ФНС и архивного законодательства.
• Отдел продаж и лицензирования – консультирует по тарифам и условиям использования системы.

Руководство

Главный исполнительный директор – Иван Петрович Сидоров (email: sid@etlas-soft.ru).
Директор по развитию – Елена Викторовна Кузнецова (email: kuznecov@etlas-soft.ru).
Руководитель отдела внедрения – Алексей Сергеевич Михайлов (email: mihailov@etlas-soft.ru).

Отзывы клиентов

Ниже представлены реальные отзывы компаний, уже использующих электронный архив:

ООО «ТехноСервис» – «Система Этлас позволила нам сократить время обработки первичной бухгалтерии на 40 %. Поддержка работает быстро, а интерфейс интуитивно понятен.»

ЗАО «Альфа‑Трейд» – «Благодаря 1С:Архив мы уверены в юридической силе наших электронных документов. Все требования ФНС выполнены без нареканий.»

Нотариальная контора «Быконя» – «Электронный архив полностью интегрирован в нашу рабочую среду, что избавило от необходимости вести бумажный документооборот.»

Переход на электронный архив – это не просто технологический шаг, а стратегическое решение, позволяющее компаниям соответствовать современным требованиям законодательства, экономить ресурсы и повышать эффективность работы с документами. При правильном выборе платформы и соблюдении регламентов, электронный архив становится надёжным инструментом для любого бизнеса.

Если у вас остались вопросы, не стесняйтесь обращаться по указанным выше контактам – наша команда готова помочь вам на каждом этапе внедрения.