Электронный архив – это современная система хранения, поиска и управления документами в цифровом виде. Она позволяет консолидировать огромные массивы бумажных и электронных файлов, обеспечить их долгосрочную сохранность и быстрый доступ для уполномоченных пользователей.

Почему электронный архив необходим бизнесу?

• Снижение расходов. Хранение бумажных документов требует аренды помещений, закупки оборудования и оплаты труда сотрудников, занимающихся их учётом.
• Уменьшение риска штрафов. Неправильное хранение и отсутствие доступа к документам могут привести к штрафам от контролирующих органов.
• Повышение эффективности. Поиск нужного файла занимает секунды, а не часы.
• Соответствие законодательству. Электронный архив обеспечивает соблюдение требований ФЗ «Об архивном деле» и отраслевых нормативов.
• Интеграция с другими системами. Пример – связь с 1С:ЗУП, SAP, CRM и другими корпоративными решениями.

Ключевые функции современной системы электронного архива

1. Централизованное хранение всех видов документов (трудовые, финансовые, юридические, проектные).
2. Метаданные и автоматическое индексирование для мгновенного поиска.
3. Контроль доступа на уровне ролей и пользователей.
4. Электронная подпись и подтверждение подлинности.
5. Резервное копирование и архивирование в «холодном» хранилище (оптика, магнитные ленты).
6. Отчётность и аудит действий пользователей.
7. Интеграция с 1С:ЗУП, 1С:Документооборот, SAP, Microsoft SharePoint и другими системами.

Примеры успешных внедрений

Госкорпорация «Росатом»

В декабре 2025 года Росатом ввёл в промышленную эксплуатацию единую отраслевую систему электронного архива, позволяющую хранить более 2 млн документов, интегрированных с корпоративной ERP‑системой. Это сократило время обработки запросов на 70 % и снизило расходы на бумажный документооборот на 45 %.

Холдинг «Алико»

В рамках проекта был создан централизованный архив кадровых документов, полностью интегрированный с 1С:ЗУП. Автоматизированы процессы ввода, согласования и архивирования, что позволило уменьшить количество ошибок в кадровой документации на 85 %.

Госархив России

Госархив выбрал оптику в качестве технологии для постоянного хранения электронных архивных документов. Новая система обеспечивает надёжность хранения до 100 лет и мгновенный доступ к любой записи.

Технические аспекты реализации

• Хранилище: гибридное решение – быстрый SSD‑кеш + HDD‑массива + оптические/магнитные «холодные» носители.
• Безопасность: шифрование данных в покое и в транзите, двухфакторная аутентификация, регулярные аудиты.
• Скалируемость: возможность добавлять новые узлы без простоя.
• Поддержка форматов: PDF/A, DOCX, XLSX, TIFF, JPEG, а также специализированные форматы (CAD, GIS).
• Сервисные уровни (SLA): 99,9 % доступности, время восстановления – не более 4 часов.

Как начать работу с электронным архивом?

Для начала сотрудничества необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Оставить заявку через личный кабинет или позвонить на горячую линию.
2. Получить предварительный аудит текущего документооборота.
3. Согласовать техническое задание и план внедрения.
4. Подписать договор и начать миграцию данных.
5. Обучить персонал и запустить систему в эксплуатацию.

Контакты для обращений

Отделы и их функции

• Отдел продаж – консультирование, подготовка коммерческих предложений.
• Техническая поддержка – решение вопросов эксплуатации, обновления и интеграции.
• Отдел внедрения – планирование и проведение миграции данных.
• Юридический отдел – подготовка договоров, соблюдение нормативных требований.
• Отдел аналитики – подготовка отчётов по использованию архива.

Руководство компании

Отзывы клиентов

ООО «СтройТех» – «После внедрения электронного архива мы сократили время поиска договоров с 3 дней до 5 минут. Сэкономили более 2 млн рублей в год на аренде офисных помещений».

Госкомпания «ЭнергоТех» – «Интеграция с 1С:ЗУП прошла без проблем, теперь кадровые документы автоматически попадают в архив, а сотрудники могут подписывать их онлайн».

Алико – «Поддержка работает быстро, любые вопросы решаются в течение часа. Система полностью соответствует требованиям ФЗ‑127».

Электронный архив на базе современных технологий – это инвестиция в безопасность, эффективность и конкурентоспособность любой организации. Он позволяет избавиться от хаотичного хранения, снизить издержки и обеспечить соответствие законодательству. Если вы хотите вывести документооборот на новый уровень, свяжитесь с нами по указанным контактам и получите бесплатный аудит вашего текущего процесса.

Дата публикации: