Электронный архив – это система, позволяющая хранить, искать и управлять документами в цифровой форме. В России её деятельность регулируется рядом государственных стандартов (ГОСТ), которые определяют требования к структуре, безопасности, метаданным и процессу миграции данных.
Что такое ГОСТ на электронный архив?
ГОСТ‑ы, регулирующие электронный архив, формируют единую нормативную базу для всех организаций, независимо от отрасли. Основные цели стандарта:
- Обеспечение юридической силы электронных документов.
- Гарантия сохранности и достоверности информации в течение установленного срока.
- Упрощение доступа к документам для уполномоченных лиц.
- Снижение издержек на бумажный документооборот.
Ключевые нормативные документы
Ниже перечислены самые важные ГОСТ‑ы и нормативные акты, которые необходимо учитывать при внедрении электронного архива.
- ГОСТ Р 59999‑2025 «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели». Вступил в силу 1 декабря 2025 г.
- ГОСТ 2.308‑2022 «Единая система конструкторской документации. Указания по допускам формы и расположения поверхностей».
- ГОСТ 2.309‑2022 «Единая система конструкторской документации. Указания по оформлению чертежей».
- ГОСТ Р ИСО 30300‑2015 «Системы управления архивным делом. Требования к электронному архиву».
- ГОСТ Р 7.1.101‑2018 «Библиографическое описание электронных ресурсов».
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «Об архивном деле» (в редакции от 2024 г.)
- Приказ Минэкономразвития № 123‑н от 15 января 2024 «Об утверждении методических рекомендаций по внедрению СХЭД».
Основные требования ГОСТ Р 59999‑2025
Структурная модель
Эталонная модель делится на три уровня:
- Уровень 1 – Данные: оригинальные файлы, метаданные, контрольные суммы.
- Уровень 2 – Сервисный слой: механизмы индексации, поиск, контроль доступа.
- Уровень 3 – Управление: регламенты, процедуры миграции, аудит.
Безопасность и целостность
Для соответствия ГОСТ необходимо реализовать:
- Криптографическую подпись всех архивных записей.
- Контрольные суммы (SHA‑256) и их периодическую проверку.
- Многоуровневую систему доступа (роли, группы, атрибуты).
- Резервное копирование с хранением в разных географических зонах.
Метаданные
Обязательные поля метаданных (по ГОСТ Р ИСО 30300‑2015):
- Идентификатор документа (UUID).
- Автор/создатель.
- Классификационный код (по ОКУД).
- Срок хранения (с учётом нормативных требований).
Практика внедрения: шаг за шагом
| Этап | Действия | Ответственный |
|---|---|---|
| Анализ требований | Сбор нормативных требований, определение объёмов документов. | Отдел документооборота |
| Выбор решения | Сравнение поставщиков (ЭТЛАС, КОРУС, 1С:Документооборот). | ИТ‑департамент |
| Проектирование модели | Создание структуры уровней, настройка метаданных. | Архивариус + ИТ‑архитектор |
| Тестирование | Пилотный запуск, проверка целостности, нагрузочное тестирование. | Качество и безопасность |
| Внедрение | Миграция исторических данных, обучение персонала. | Проектный офис |
| Аудит и поддержка | Регулярный аудит, обновление ПО, резервное копирование. | Отдел контроля |
Как выбрать систему электронного архива?
При выборе решения ориентируйтесь на следующие критерии:
- Соответствие ГОСТ‑ам – наличие сертификатов и подтверждений.
- Масштабируемость – возможность увеличения объёма без потери производительности.
- Интеграция – поддержка API для 1С, SAP, Microsoft 365 и др.
- Уровень защиты – шифрование, двухфакторная аутентификация.
- Поддержка миграции – инструменты импорта данных из бумажных и старых электронных систем.
- Стоимость владения – лицензия, обслуживание, обучение персонала.
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://www.gostarchive.ru
Горячая линия
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отдела поддержки
- Техническая поддержка – +7 (495) -23‑45‑68 (09:00‑18:00, пн‑пт)
- Консультации по нормативам – +7 (495) -23‑45‑69 (10:00‑17:00, пн‑чт)
Электронный адрес
info@gostarchive.ru
Личный кабинет
Для доступа к личному кабинету зарегистрируйтесь на сайте portal.gostarchive.ru. В кабинете доступны:
- Загрузка и скачивание документов;
- Отслеживание статуса обработки;
- Просмотр истории изменений и аудита;
- Формирование отчетов по срокам хранения.
Личный прием (консультации в офисе)
Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д. 12, корпус 3, офис 405.
График приема
Пн‑Пт: 10:00‑16:00 (по предварительной записи).
Отделы
- Отдел нормативного обеспечения – +7 (495) -23‑45‑70
- Отдел внедрения СХЭД – +7 (495) -23‑45‑71
- Отдел аудита и контроля качества – +7 (495) -23‑45‑72
Руководство
Генеральный директор: Иванов Сергей Петрович
Заместитель директора по ИТ: Кузнецова Анна Владимировна
Главный архивариус: Петрова Елена Михайловна
Отзывы пользователей
Алексей Смирнов, финансовый директор ООО «ТехноПлюс»: «Внедрение электронного архива по ГОСТ Р 59999‑2025 позволило сократить расходы на бумагу на 40 % и ускорить поиск документов в 5‑раз».
Марина Киселева, руководитель отдела документооборота в ПАО «Газпром»: «Система ЭТЛАС версии 7.0 полностью соответствует требованиям ГОСТ, а поддержка от поставщика – на уровне 5‑звёзд».
Дмитрий Лебедев, ИТ‑менеджер в компании «РосСтрой»: «Главное преимущество – автоматическая проверка целостности файлов и удобный личный кабинет для всех сотрудников».
Соблюдение ГОСТ‑ов при построении электронного архива – это не просто формальность, а гарантия юридической силы, безопасности и эффективности управления документами. При правильном подходе система позволяет снизить издержки, ускорить бизнес‑процессы и обеспечить соответствие требованиям законодательства.
Если у вас возникли вопросы по внедрению или вы хотите получить консультацию специалиста, используйте контакты, указанные в разделе Контакты для обращений.