Электронный архив (ЭА) – это система, предназначенная для долговременного и надёжного хранения электронных архивных документов (ЭАД) в соответствии с требованиями законодательства РФ. С 2020‑х годов в стране ускоряется переход к электронному документообороту (ЭДО), а к 2030 году планируется полное цифровое оформление всех государственных и коммерческих процессов.

Правовая база

• Федеральный закон №125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17) – устанавливает обязанность вести архив и обеспечивать сохранность архивных документов в течение предусмотренных сроков.
• Приказ Росархива №77 (вступил в силу 2025 г.) – вводит понятие «электронный архивный документ» (ЭАД) и определяет требования к его составу, метаданным и способу подписи.
• ГОСТ Р 54989‑2012 – регламентирует классификацию, структуру и метаданные электронных архивных документов.
• Приказы Минфина и ФНС о сроках хранения бухгалтерской и налоговой отчётности в электронном виде (обычно 5‑10 лет, в зависимости от категории).
• Распоряжение Правительства РФ от 2024 г. о масштабном переходе на электронный документооборот в госсекторе.

Какие документы могут храниться в электронном архиве

Согласно 125‑ФЗ и Приказу 77, в ЭА допускаются любые виды архивных документов, в т.ч.:

1. Документы по личному составу (трудовые книжки, кадровые карточки, аттестационные листы);
2. Бухгалтерская и налоговая отчётность;
3. Договоры с контрагентами, акты выполненных работ, счета‑фактуры;
4. Техническая, проектная и конструкторская документация;
5. Учетно‑техническая документация (БТИ, кадастр, градостроительные планы);
6. Научно‑технические отчёты, патенты, лицензии;
7. Корпоративные регламенты, политики информационной безопасности;
8. Электронные копии бумажных архивов (скан‑образы).

Ключевые требования к электронному архиву

3.1 Долговременное хранение

• Поддержка форматов, пригодных для мультидекада (PDF/A‑2, PDF/A‑3, TIFF, XML);
• Регулярная миграция данных на новые носители и форматы (не реже чем раз в 5 лет);
• Трёхкратное резервирование: три копии на разных серверах в разных регионах РФ (пример – Diadoc, СКАН‑Архив).

3.2 Юридическая сила

• Электронный документ должен иметь Электронную подпись (ЭП) квалифицированного уровня;
• Метаданные должны включать: уникальный идентификатор, дату создания, срок хранения, сведения о подписанте, хеш‑сумму.

3.3 Защита информации

• Шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS 1.3);
• Контроль доступа на основе ролей (RBAC) и журналирование всех операций;
• Соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» и законам о защите государственной тайны.

Архитектура типового электронного архива

Современные решения делятся на три уровня:

Как создать электронный архив в организации: пошаговый чек‑лист

1. Определить перечень документов – составить реестр согласно приказу Росархива и внутренним регламентам.
2. Выбрать программное обеспечение – сравнить функции, лицензирование и совместимость с уже используемыми системами (1С, SAP, Microsoft 365).
3. Разработать схему метаданных – использовать ГОСТ Р 54989‑2012 как основу.
4. Организовать инфраструктуру – обеспечить три уровня резервирования, разместить серверы в пределах РФ.
5. Оцифровать бумажные документы – сканировать в формате PDF/A‑2, добавить подписи и метаданные.
6. Подписать электронные документы – применить квалифицированную ЭП (КЭП) через УЦ РФ.
7. Настроить контроль доступа и журналирование – роли «Архивариус», «Контролёр», «Аудитор».
8. Провести тестирование и аудит – проверка соответствия требованиям Приказа 77 и ФЗ‑125.
9. Обучить персонал – провести семинары по работе с СХЭД и правилам обращения с архивными документами.
10. Ввести в эксплуатацию и вести мониторинг – регулярные проверки целостности (hash‑контроль) и плановые миграции.

Популярные решения 2025‑2026 годов

• Atlas‑soft – модульный продукт, поддерживает автоматическую классификацию AI и интеграцию с 1С.
• SL Soft – ориентирован на соответствие Приказу 77, имеет готовый набор шаблонов метаданных.
• ЭОС (Электронное Оперативное Система) – комплексная платформа для государственных учреждений.
• Diadoc – облачное хранилище с тройным резервированием и функцией «жизненного цикла» документов.
• Скан‑Архив – специализированный модуль для 1С, упрощает импорт сканов и формирует электронные подлинники.

Перспективы развития

К 2030 году планируется завершить переход всех государственных органов на полностью электронный документооборот. Ожидаются новые требования к цифровой подписи (внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности) и к долговременному хранению (обеспечение доступа к архивам более 100 лет).

Контакты для обращений

Отзывы пользователей

Создание и поддержка электронного архива – это инвестиция в юридическую безопасность, эффективность бизнес‑процессов и соответствие современным требованиям законодательства РФ. При правильном подходе архивные документы сохраняются в неизменном виде, доступны в любой момент и защищены от потери.