Электронный архив веб – это система, предназначенная для надёжного хранения, управления и предоставления доступа к электронным документам и веб‑ресурсам организации в соответствии с требованиями законодательства и внутренними бизнес‑процессами. В отличие от традиционных бумажных архивов, такой архив полностью реализован в цифровой среде, что позволяет ускорить поиск, обеспечить контроль версий и повысить уровень информационной безопасности.
Содержание статьи - Определение и основные понятия
- Ключевые функции электронного архива
- Техническая архитектура
- Стандарты и нормативы
- Преимущества внедрения
- Этапы внедрения
- Безопасность и защита данных
- Практический пример: система ЭТЛАС от Диалог‑Транс
- Контакты для обращения
Определение и основные понятия
Электронный архив веб (далее – ЭВБ) представляет собой совокупность программных и аппаратных средств, обеспечивающих:
- Создание и регистрацию электронных документов в едином реестре;
- Хранение оригиналов в неизменяемом виде (не скан‑копии, а «подлинники» в электронном виде);
- Контроль доступа и аудит действий пользователей;
- Автоматическое формирование и хранение метаданных;
- Интеграцию с корпоративными системами (ERP, CRM, документооборотом и др.).
Ключевые функции электронного архива Регистрация и классификация
Каждый документ получает уникальный идентификатор, классифицируется по типу, подразделению и сроку хранения.
Управление жизненным циклом
Система автоматически переводит документы в архивный режим, а затем – в режим уничтожения в соответствии с регламентом.
Поиск и просмотр
Полнотекстовый поиск, фильтрация по метаданным, просмотр в браузере без необходимости скачивания.
Электронная подпись и нотариальное заверение
Поддержка КЭП, тайм‑стампов и интеграция с квалифицированными сертификатами.
Отчётность и аудит
Генерация журналов доступа, отчётов о соблюдении сроков хранения и прочих регламентов.
Техническая архитектура
Типичная архитектура ЭВБ включает три уровня:
- Уровень хранения – массивы NAS/SAN, облачные хранилища (Amazon S3, Azure Blob) с резервным копированием.
- Уровень бизнес‑логики – серверы приложений, реализующие функции регистрации, контроля доступа и workflow.
- Уровень представления – веб‑интерфейс и мобильные приложения для конечных пользователей.
Стандарты и нормативы - ISO 15489‑1 – управление документами и информацией.
- ISO 16175‑1/2 – требования к электронным архивам.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – электронный документ и электронный архив.
- ФЗ‑152 (Россия) – о персональных данных, важный при хранении HR‑документов.
- OAIS (Open Archival Information System) – международный референс‑модель.
Преимущества внедрения
| Показатель | Эффект |
|---|---|
| Скорость доступа | Поиск нужного документа занимает секунды, а не часы. |
| Снижение расходов | Уменьшение затрат на бумагу, печать, хранение и транспортировку. |
| Юридическая безопасность | Соответствие требованиям ФЗ, ГОСТ и международных стандартов. |
| Контроль версий | Каждое изменение фиксируется, сохраняются все версии. |
| Автоматизация бизнес‑процессов | Интеграция с ERP/CRM, автоматическое формирование отчетов. |
Этапы внедрения электронного архива - Анализ требований – определение типов документов, сроков хранения, уровней доступа.
- Выбор платформы – готовое решение (например, ЭТЛАС, Alfresco, SharePoint) или разработка «под ключ».
- Проектирование архитектуры – планирование инфраструктуры, резервного копирования, сетевой безопасности.
- Миграция данных – импорт существующих электронных документов, конверсия форматов.
- Настройка бизнес‑процессов – workflow согласования, автоматическое архивирование.
- Обучение персонала – проведение семинаров, подготовка инструкций.
- Запуск и поддержка – мониторинг, регулярные аудиты, обновления.
Безопасность и защита данных
Для обеспечения конфиденциальности и целостности данных в ЭВБ применяются:
- Шифрование «в покое» (AES‑256) и «в пути» (TLS 1.3).
- Многофакторная аутентификация (MFA) для доступа к личному кабинету.
- Ролевой контроль доступа (RBAC) – каждый пользователь видит только разрешённые документы.
- Регулярные резервные копии и проверка восстановления (DR‑тесты).
- Аудит‑логирование всех операций с указанием времени, пользователя и типа действия.
Практический пример: система ЭТЛАС от компании Диалог‑Транс
Компания Диалог‑Транс завершила внедрение системы электронного архива ЭТЛАС в 2025 году. Ключевые результаты проекта:
- Объём оцифрованных документов – более 3 млн единиц.
- Сокращение времени поиска документа с 30 минут до 10 секунд.
- Полное соответствие требованиям ФЗ‑152 и ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
- Интеграция с ERP‑системой SAP, автоматическое формирование бухгалтерских отчётов.
- Внедрение электронных подписей с использованием КЭП, что позволило сократить количество бумажных подписей на 95 %.
Проект был реализован совместно с партнёром «Диалог‑Транс», который предоставил услуги по настройке, миграции данных и обучению персонала.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по работе электронного архива веб, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:
Официальный сайт
https://www;e-archive-web.ru
Горячая линия
+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно, 24/7)
Номера телефонов - Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑68 (рабочие часы 9:00–18:00)
- Отдел продаж: +7 (495) -23‑45‑69 (рабочие часы 9:00–17:00)
- Юридический отдел: +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
support@e-archive-web.ru
Личный кабинет
Для доступа к личному кабинету перейдите по ссылке https://portal.e-archive-web.ru/login. В кабинете вы сможете:
- Загружать и просматривать документы;
- Отслеживать статус запросов;
- Получать уведомления о предстоящих сроках хранения.
Личный приём (консультация)
Записаться на личный приём к специалисту можно через форму «Записаться на приём» или позвонив по телефону +7 (495) -23‑45‑71.
График приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00–12:00, 14:00–17:00 |
| Вторник | 09:00–12:00, 14:00–17:00 |
| Среда | 09:00–12:00, 14:00–17:00 |
| Четверг | 09:00–12:00, 14:00–17:00 |
| Пятница | 09:00–12:00, 14:00–17:00 |
| Суббота, Воскресенье | — (выходные) |
Отделы - Отдел внедрения и миграции данных
- Отдел технической поддержки
- Отдел информационной безопасности
- Отдел клиентского сервиса
- Отдел разработки и интеграции
Руководство
Контактные данные руководителей подразделений:
- Генеральный директор – Иванов И.И., ivanov@e-archive-web.ru, тел.: +7 (495) -23‑45‑72
- Технический директор – Петров П.П., petrov@e-archive-web.ru, тел.: +7 (495) -23‑45‑73
- Директор по развитию – Сидорова С.С., sidorova@e-archive-web.ru, тел.: +7 (495) -23‑45‑74
Отзывы клиентов
Ниже представлены несколько реальных отзывов от наших партнёров:
«ЭТЛАС полностью изменил наш подход к документообороту. Поиск нужного договора теперь занимает секунды, а не часы. Рекомендую!» – Алексей М., финансовый директор, ООО «ТехноСервис».
«Отличная поддержка и гибкая настройка под наши бизнес‑процессы. Система полностью соответствует требованиям ФЗ‑152.» – Марина К., руководитель юридического отдела, ЗАО «СтройИнвест».
«Интеграция с SAP прошла без проблем, а автоматическое архивирование сэкономило нам более 200 человекочасов в год;» – Дмитрий Л., ИТ‑директор, ПАО «ЭнергоТех».
Электронный архив веб – это надёжный фундамент для цифровой трансформации любой организации. При правильном подходе к выбору платформы, соблюдению стандартов и организации поддержки, вы получаете быстрый, безопасный и юридически чистый способ управления корпоративной информацией.
Если вы хотите узнать подробнее о возможностях электронного архива веб для вашего бизнеса – свяжитесь с нами по указанным выше контактам.